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商務(wù)活動中工作餐的注意要點

時間:2024-02-29 15:39:39 好文 我要投稿

商務(wù)活動中工作餐的注意要點

  在日常生活里,人們經(jīng)常上會碰到這樣的情景:幾位衣著考究的商界人士,正坐在一某一家餐館里進行會晤。他們面前的餐桌之上,菜肴與酒水往往并不一定非常豐盛,然而他們的神態(tài)卻極其嚴肅而認真,并且津津有味地邊吃邊談。稍加注意一些的話,就會發(fā)現(xiàn),此時此刻他們的的確確是“醉翁之意不在酒”,因為他們對于交談的興致似乎是比對于進餐的興致要遠遠高出許多。

商務(wù)活動中工作餐的注意要點

  有人或許會產(chǎn)生疑問:他們又不是沒有自己的辦公室,干什么不老老實實地先吃好飯,然后再去辦公室里談?wù)?jīng)事呢?何必要多此一舉,一心二用呢?提出這類疑問的人恐怕不太了解,如上所述的那種商界人士的聚餐,其實并非為求裹腹而已,而是巧借用餐的形式所進行的一種經(jīng)常性的商務(wù)活動。它的正式名稱,應(yīng)當(dāng)叫作工作餐。

  工作餐,在商界有時亦稱商務(wù)聚餐,或者餐會。它所指的是,在商務(wù)交往中具有業(yè)務(wù)關(guān)系的合作伙伴,為進行接觸、保持聯(lián)系、交換信息或洽談生意,而假借用餐的形式所進行的一種商務(wù)聚會。站在商務(wù)禮儀的角度來看,正規(guī)的工作餐既不同于正式的宴會,也不同于親友們的會餐。在一般情況下,工作餐通常具有下述六個方面的顯著特點。

  其一,它重在創(chuàng)造一種氛圍。同正式的宴會相比,工作餐所強調(diào)的不是形式與檔次,而有意在以餐會友,重在創(chuàng)造出一種有利于商務(wù)人員進一步進行接觸的輕松、愉快、和睦、融洽、友好的氛圍。

  其二,它具有某種實際目的。商務(wù)人員講究的是務(wù)實,工作餐自然也如此。同親友之間的會餐相比,工作餐并非無所事事,單純只是為了讓大家碰碰頭、談?wù)勑摹⒙?lián)絡(luò)聯(lián)絡(luò)感情而已。其實,它是以另外一種形式所繼續(xù)進行的商務(wù)活動,換言之,它只不過是一種權(quán)且以餐桌充當(dāng)會議桌或談判桌,改頭換面所進行的非正式的商務(wù)會談而已。

  其三,它大都要求較小規(guī)模。就參加者的人數(shù)而言,工作餐通常與聲勢浩大的宴會或會餐難以比拭。因其重在處理實際問題,為了防止眾口難調(diào),或是難以確保人人暢抒心曲,故此工作餐的實際參加人數(shù)往往較少。一般來說,工作餐大都不是多邊性聚會,而是以雙邊性聚會為主。它既要吧是兩個人之間的單獨約會,也可以是有關(guān)雙方各派幾名代表參加。但是,參加工作餐的總?cè)藬?shù),以不超過十人為好。與事無關(guān)者、配偶、子女等等,均不宜到場。

  其四,它通常是在午間舉行。宴會與會餐,大都選定在晚上舉行,并且往往喜歡舉行于節(jié)假日或是周末。這是為了使參加者在時間上感到方便,同時也是一種社交慣例。如是,工作餐的時間選擇便與此不同。為了合理地利用時間,不影響參加者的工作,工作餐通常都被安排在工作日的午間,利用工作之間的間歇舉行。是故,它在歐美往往被叫作工作午餐,或是午餐會。應(yīng)當(dāng)說,將工作餐見縫插針地安排在工作日的午間舉行,這件事情本身就體現(xiàn)著商務(wù)人員講求辦事效率的務(wù)實精神。

  其五,它可以隨時隨地舉行。在舉行工作餐之前,主人不必向客人發(fā)出正式的請柬,客人也不必為此而提前向主人正式進行答復(fù)。一般而言,只有賓主雙方感到有必要坐在一起交換一下彼此之間的看法,或是就某些問題進行磋商,大家都可以隨時隨地舉行一次工作餐。時間不必早早商定,地點也可以臨時選擇。它可以由一方提議,也可以由雙方共同堅定;可以提前若干天約好,也可以當(dāng)天臨時決定。總之,只有有關(guān)各方同意參加,工作餐即可舉行。

  其六,它由提議者出面作東。工作餐多在外面的營業(yè)性餐館里舉行,所以其作東者自有特殊之處。根據(jù)慣例,無論工作餐舉行于何處,哪一方首先提議舉行工作餐,即應(yīng)由哪一方出面作東。而東道主一方出席工作餐時的行政職務(wù)最高者,便是理所染色在的主人。以名義上的主人位高、事繁,無暇他顧,著手張羅工作餐的,多是其秘書或公關(guān)人員。

  要成功地籌辦一次工作餐,僅僅從理論上了解其上述主要特點,還是遠遠不夠的。除此之外,還須系統(tǒng)地掌握基本的工作餐禮儀。它所指的,主要是有關(guān)工作鈹?shù)亩Y儀規(guī)范。其主要之點包括工作鈹?shù)陌才拧⒐ぷ鞑偷淖鳀|、工作餐的進行,等等。下面,分別對其各作介紹。

  首先,是工作餐的安排。安排工作餐,此處主要是在工作餐進行之前的有關(guān)準(zhǔn)備事項。這件事情,主要應(yīng)由東道主一方所負責(zé)。它主要分為目的、時間、地點三個具體問題。

  一目的。主動提議與他人一道共進一次工作餐,提議者大都胸中有數(shù),意欲借此機會來實現(xiàn)自己的某種目的。假如毫無任何目的性可言,那么工作餐便不成其為工作餐了。

  一般來說,利用工作餐這一極其靈活的商務(wù)活動的具體形式,商務(wù)人員可以會晤客戶,接觸同行,互通信息,共同協(xié)商,洽談生意。此外,也可以以之接待新朋友和面試應(yīng)聘者。然而有一點必須明確,那就是舉行一次工作餐,首先應(yīng)當(dāng)有要事要辦,要能夠解決實際問題,絕對不允許無的放矢,將其等同于吹牛、聊天、發(fā)牢騷的無所事事的“神仙會”,浪費有關(guān)各方無比寶貴的時間。

  已經(jīng)明言,與有關(guān)人士一道共進工作餐,其實只不過是暫時轉(zhuǎn)移一下工作的陣地罷了。舉行工作餐,主要是為了與有關(guān)人士就某些雙方共同感興趣的問題進行一種非正式的會談。所以,在此之前,必須確定自己的目的,以便為其定下基調(diào)。此后所作的與一切,均應(yīng)與自己的目的密切相關(guān)。

  二是時間。舉行工作餐的具體時間,原則上應(yīng)當(dāng)由工作餐的參與者共同協(xié)商決定。有時,亦可由作東者首先提議,并且經(jīng)過參與者的同意。不管怎么說,它都應(yīng)當(dāng)既方便于眾人,又不至于耽誤正經(jīng)事。

  按照慣例,工作餐不應(yīng)當(dāng)被安排在節(jié)假日,而應(yīng)當(dāng)是在工作日舉行。舉行工作餐的最佳時間,通常被認為是中午的十二點鐘或一點鐘左右。若無特殊情況,每次工作餐的進行時間以一個小時左右為宜,至多也不應(yīng)當(dāng)超過兩個小時。當(dāng)然,若是屆時要事尚未談完,而大家一致同意,適當(dāng)?shù)匮娱L一些時間也未必不可。

  有些關(guān)系密切的商務(wù)伙伴,往往會以工作餐為形式進行定期的接觸。也就是說,有關(guān)各方事先商定,每隔一定時間,如每周、每月、每季,在某一既定的時間舉行工作鈹,以便保持經(jīng)常性的接觸。

  三是地點。根據(jù)慣例,舉行工作餐的地點應(yīng)由主人選定,客人們則應(yīng)當(dāng)客隨主便。具體而言,舉行工作餐的地點可有多種多樣的選擇。飯莊、酒樓的雅座,賓館、俱樂部、康樂中心附設(shè)的餐廳,高檔的咖啡廳、快餐店,等等,都可予以考慮。不過從總體上講,先定工作餐的具體地點時,應(yīng)當(dāng)主要兼顧主人的主要目的與客人的實際情況。

  舉例來說,如果主人打算在共進工作餐之際與客人初步敲定某一筆生意,那么最好將用鈹?shù)攸c選擇在寧靜、優(yōu)雅之處,使雙方免受外界干擾,專心致志地達成協(xié)議。若是一位男主人初次與一位僅有一面之交的女客戶共進工作餐,前者所提議的用餐地點要是過于幽靜了,則未免會使雙方有所不便,甚至?xí)䦟?dǎo)致后者的誤解。

  如果主人準(zhǔn)備借共進工作餐之機同自己的老客戶互通一下情報,或者相互交流一下意見,那么將其安排在俱樂部、康樂中心所附設(shè)的餐廳里進行,在大家好好玩過一番之后,再邊吃邊談,效果可能會更好一些。因為大家是老朋友了,不必時時刻刻正襟危坐。再說,那里輕松而隨意的氣氛,也容易讓人松弛下來。可是,若是在此處利用共進工作餐的機會面試一位應(yīng)聘者,則顯得有些不夠嚴肅了。

  總之,工作餐的用餐地點盡管應(yīng)由主人選定,但主人在作出具體的選擇時,還是有必要考慮一下客人的習(xí)慣與偏好,并給予適當(dāng)?shù)恼疹櫋H绻斜匾魅瞬环镣瑫r向客人推薦幾種自己鐘意的地點,而請客人從中挑選。或是索性讓客人自己提出幾個地點,然后再由賓主雙方共同商定。

  一般來說,主人與某一方面的客人多次進行工作餐時,尤可不必固定在某一地點。不過,若是舉行定期的工作餐的話,這么作則是允許的。

  其次,是工作餐的作東。作為主人,工作鈹?shù)淖鳀|者在舉行工作餐的時候,大致必須負責(zé)如下幾件事情,對此不聞不問,就是一種失職。

  第一,要負責(zé)通知客人。正式?jīng)Q定進行工作餐之后,依照常規(guī)應(yīng)由主人負責(zé)將相關(guān)的時間、地點、人員、議題等等,通報給其他人員。對于重要的人士,尤須由主人親自相告。

  如果賓主雙方事先講好了要在某處共進一次工作餐,那么主人在將一切具體事宜操辦完畢之后,仍須再一次地詳告于客人。僅僅告知對方具體的時間、地點,有時還遠遠不夠,作為主人,做東者還必須善解人意地同時將工作餐將在哪一個餐廳進行、那一個餐廳的具體方位與主要特征、交通的大致路線、賓主雙方在何處會面等等,一并告之于對方。

  假定主人所邀請出席工作餐的人員之中,有個別人彼此之間尚未相識,那么在對對方進行邀請或通知時,最好先打一個招呼,若無特殊原因,出席工作鈹?shù)娜藛T一經(jīng)確定,并正式進行通知之后,不宜臨時再對其增加。萬一有必要增加,也要首先征得客人的同意。

  第二,要負責(zé)餐廳訂座。前往一些著名的餐館舉行工作餐,通常需要提前預(yù)訂座位。此事依例應(yīng)由主人負責(zé)。如果對此無知,而臨時貿(mào)然前往,不但有可能會排長隊,浪費時間,而且還有可能根本沒有指望找到座位。

  前往餐館訂座,目前主要有下列五種方法。其一,是派遣專人前去訂座。其二,是撥打指定的電話號碼進行訂座。其三,是利用傳真進行訂座。其四,是利用電子計算機網(wǎng)絡(luò)進行訂座。其五,是使用餐館所發(fā)放的特惠卡或vip卡進行訂座。

  至于在上述五種方法之中具體采用哪一種為好,關(guān)鍵是要看何者有效。哪一種方法能夠確保自己預(yù)訂到理想的座位,就應(yīng)當(dāng)優(yōu)先對其加以采用。

  在訂座時,必須將自己的有關(guān)要求,例如:理想的位置、用餐的時間、大致的時間、到場的人數(shù)、特殊的要求、付費的方式等等,同時告訴餐館的工作人員。有必要的話,還應(yīng)依照對方的要求,預(yù)付一定數(shù)額的押金。

  即使座位已經(jīng)先期訂妥,東道主一方亦須派人提前一些時間到達現(xiàn)場,以便落實一下預(yù)定的座位有無變故,免得屆時出現(xiàn)“座位危機”。

  第三,要負責(zé)迎候客人。商務(wù)禮儀規(guī)定,舉行工作餐時,作東者必須先于客人抵達用鈹?shù)攸c,以迎候客人們的到來。這是一種慣例,也是一種禮貌。

  在正常情況之下,作東者應(yīng)當(dāng)至少提前十分鐘抵達用餐地點。稍事休整之后,即應(yīng)在適當(dāng)之處恭迎客人們的到來。一般認為,餐館的正門之外、預(yù)訂好的餐桌旁、餐館里的休息室,以及賓主雙方提前約好的會面地點,都是作東者迎賓的適當(dāng)之處。

  倘若賓主在此之前尚未謀面,則主人還可親自驅(qū)車前往迎接客人。另外,也可以在通知對方之時,與對方互相通報一下賓主雙方各自的基本特征,例如性別、年齡、高矮、胖瘦、著裝等等,以便于雙方屆時相互進行辨認。

  在迎候地點,賓主雙方見面之后,應(yīng)一一進行握手,并且互致問候。如果雙方的人員不盡熟悉的話,雙方的負責(zé)人還須各自對自己的隨員一一進行介紹。

  假定作東者因故不能提前抵達用餐地點迎候客人,最好是委托專人代表自己前往。必要時,作東者還須說明原因,并為此向客人致歉。不管怎么說,客人準(zhǔn)時抵達后而無人迎候,都算是主人的失禮。

  第四,要負責(zé)餐費結(jié)算。根據(jù)常規(guī),工作餐的結(jié)算,應(yīng)當(dāng)由作東者負責(zé)。具體來講,工作餐的付費方式通常又分為“主人付費”與“各付其費”等兩種。

  所謂“主人付費”,指的是在就餐結(jié)束后,由作東者自掏腰包,負責(zé)買單付賬。要是賓主十分熟悉,則作東者在餐桌上當(dāng)著客人們的面算賬掏錢即可。要是賓主雙方初次相識,或者交往甚淺,則作東者一般不宜當(dāng)著客人的面,在餐桌上查看賬單和算賬掏錢。得體的做法是,作東者應(yīng)當(dāng)先與侍者通通氣,獨自前往收款臺結(jié)賬。或是在自己送別客人之后,再回頭來結(jié)賬。盡量不要讓侍者當(dāng)著客人們的面口頭報賬。更不能讓侍者將賬單不明主次地遞到了客人的手里。

  所謂“各付其費”,又稱“aa制”。它是就餐結(jié)束后,由全體用餐者平均分攤賬單,各自支付各自所應(yīng)支付的費用。在國外,商界人士在共進工作餐時,更多的是以此種方式付費。采用此種付費方式,需要有言在先。在算賬時,作東者所要做的,主要是動手算賬,伸手收錢,跑腿交費而已。

  在結(jié)賬時,不管是“主人付費”還是“各付其費”,都要符合本地的習(xí)慣。因考慮不周而惹人非議,則明顯算是作東者的失策。

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