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淺論商務(wù)談判的準(zhǔn)備
商務(wù)談判的準(zhǔn)備：談判前的準(zhǔn)備。
收集信息、提供資料、參與擬訂談判計(jì)劃和設(shè)計(jì)談判方案。在談判前盡可能充分了解己方尤其是對方的實(shí)力，目標(biāo)意圖和雙方退讓的幅度，是必不可少的準(zhǔn)備工作。古語云：“知己知彼，百戰(zhàn)不殆”。只有做好充分準(zhǔn)備，我們才能胸有成竹地獨(dú)自或陪同上司坐在談判桌前，與對方就共同感興趣的事情討價(jià)還價(jià)。
因此，收集談判雙方的信息資料，整理后提供給上司是秘書的主要工作，尤其是對方的真實(shí)情況，譬如，對方的法人資格、資信狀況、法定地址、本人身份和經(jīng)營范圍以及企業(yè)現(xiàn)狀，對這些基本情況事先應(yīng)予審核或取得旁證。如果對方是外商，這時(shí)信息資料最好由我國駐外商業(yè)機(jī)構(gòu)和可靠的外國商社或外國朋友提供，也可由外商提供，不過要判斷其是否可靠。
還有談判對方負(fù)責(zé)人的個(gè)人情況，如年齡、學(xué)歷、資歷、個(gè)性、愛好、風(fēng)俗習(xí)慣、價(jià)值觀念等。
商務(wù)談判的成敗，談判者地位的強(qiáng)弱，往往取決于其中一方對信息資料的掌握程度。掌握信息資料越多，在談判中越容易駕馭談判的進(jìn)程。通過這些了解和分析，對雙方在談判中所處的地位，各自最大的需求和讓步的范圍、幅度、談判的時(shí)限等等有一個(gè)清醒的認(rèn)識。這樣，在談判中就能做到審時(shí)度勢、進(jìn)退自如。
商務(wù)談判的準(zhǔn)備：擬定談判方案。
企業(yè)秘書要協(xié)助上司擬定談判方案，并做預(yù)演，以保證談判有條不紊地進(jìn)行。
一是確定談判班子。
選擇適當(dāng)?shù)某蓡T組成談判班子，是談判能否成功的關(guān)鍵。談判班子一般以三四人為宜，上司領(lǐng)軍，他既是導(dǎo)演又是主演。其他助手包括秘書則是配角，以各自的專業(yè)經(jīng)驗(yàn)協(xié)助上司談判。
二是確定談判時(shí)間。
談判于何時(shí)舉行、何時(shí)結(jié)束，很有講究，有時(shí)候甚至?xí)绊懻勁械倪^程和結(jié)果。談判必須等候合適時(shí)機(jī)，否則難以達(dá)到預(yù)期目標(biāo)。除此之外，要避免在上司或其他重要談判成員身體不適、過度疲勞、精神心情不佳時(shí)安排談判。
另外還要尊重對方，在征求對方意見的基礎(chǔ)上，選擇雙方都認(rèn)可的時(shí)間舉行談判。
三是確定談判地點(diǎn)。
一般來說，選擇談判地點(diǎn)，以自己越熟悉的環(huán)境越好，因?yàn)槊總�(gè)人都天生具有領(lǐng)域感，在自己所熟悉的環(huán)境里，能得心應(yīng)手地發(fā)揮自己的睿智與口才，而且容易說服對方。
談判環(huán)境不僅是指談判的地點(diǎn)，而且還包括談判時(shí)的氣氛和情緒。談判環(huán)境的優(yōu)劣會對談判產(chǎn)生嚴(yán)重影響。在舒適明亮、色彩悅目的房間里，人們?nèi)菀仔钠綒夂汀⑺季S清晰，便于傾聽和理解對方的意愿和要求，作出恰當(dāng)?shù)姆磻?yīng)。反之，人就會煩躁不安，思維呆滯，情緒惡劣。
四是確定談判主題。
五是確定談判事項(xiàng)日程表。
設(shè)計(jì)方案時(shí)，要對對方可能提出的方案作預(yù)測，并提出自己應(yīng)對的方案。只有這樣，對手提出方案時(shí)，才能應(yīng)付自如。談判方案應(yīng)盡量切實(shí)可行，并且留有現(xiàn)場發(fā)揮和見機(jī)行事或者必要調(diào)整的空間。
所有成員都應(yīng)諳熟談判方案，爭取達(dá)到最理想的效果。還要絕對保守談判方案的秘密，否則將會造成談判的失敗。
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