接電話(huà)的基本禮儀
一、電話(huà)禮儀的含義
電話(huà)被現(xiàn)代人公認(rèn)為便利的通訊工具，在日常工作中，使用電話(huà)的語(yǔ)言很關(guān)鍵，它直接影響著一個(gè)公司的聲譽(yù)；在日常生活中，人們通過(guò)電話(huà)也能粗略判斷對(duì)方的人品、性格。因而，掌握正確的、禮貌待人的打電話(huà)方法是非常必要的。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展和人們生活水平的提高，電話(huà)的普及率越來(lái)越高，人離不開(kāi)電話(huà)，每天要接、打大量的電話(huà)。看起來(lái)打電話(huà)很容易，對(duì)著話(huà)筒同對(duì)方交談，覺(jué)得和當(dāng)面交談一樣簡(jiǎn)單，其實(shí)不然，打電話(huà)大有講究。電話(huà)禮儀也被稱(chēng)之為現(xiàn)代禮儀的基礎(chǔ)示范，很值得學(xué)習(xí)。
二、接電話(huà)的基本禮儀（精選15篇）
電話(huà)被現(xiàn)代人公認(rèn)為便利的通訊工具，在日常工作中，使用電話(huà)的語(yǔ)言很關(guān)鍵，它直接影響著一個(gè)公司的聲譽(yù)。電話(huà)禮儀也被稱(chēng)之為現(xiàn)代禮儀的基礎(chǔ)示范，很值得學(xué)習(xí)。下面是小編為大家整理的接電話(huà)的基本禮儀（精選15篇），歡迎大家借鑒與參考，希望對(duì)大家有所幫助。
接電話(huà)的基本禮儀1
接聽(tīng)電話(huà)的人雖然處于被動(dòng)的位置，可是，也不能在禮儀規(guī)范上有所松懈。撥打電話(huà)過(guò)來(lái)的人可能是你的上級(jí)，可能是合作方，也可能是對(duì)你很有幫忙的友人，所以，受話(huà)人在接聽(tīng)電話(huà)時(shí)，要注意有禮和得體，不能隨隨便便。
當(dāng)本人接聽(tīng)打給自我的電話(huà)時(shí)，應(yīng)注意及時(shí)接聽(tīng)并謙和應(yīng)對(duì)，無(wú)論對(duì)方地位尊卑，都要待人以禮。
1、及時(shí)接聽(tīng)
電話(huà)鈴聲響起，要立即停下自我手頭的事，盡快接聽(tīng)。不要等鈴聲響過(guò)很久之后，才姍姍來(lái)遲或者讓小孩子代接電話(huà)。一個(gè)人是否能及時(shí)接聽(tīng)電話(huà)，也可從一個(gè)側(cè)面反映出他的待人接物的誠(chéng)懇程度。
一般來(lái)說(shuō)，在電話(huà)鈴聲響過(guò)三遍左右，拿起話(huà)筒比較適宜�！扳徛暱墒侨暋笔且粋�(gè)原則，也是一種體諒撥打電話(huà)的人的態(tài)度，并且鈴聲響起很久不接電話(huà)，撥打電話(huà)的人也許會(huì)以為沒(méi)有人接而掛斷電話(huà)。如果接電話(huà)不及時(shí)，要道歉，向?qū)Ψ秸f(shuō)“抱歉，讓您久等了”。
2、謙和應(yīng)對(duì)
在接電話(huà)時(shí)，首先要問(wèn)候，然后自報(bào)家門(mén)，向?qū)Ψ秸f(shuō)明自我是誰(shuí)。向發(fā)話(huà)人問(wèn)好，也有向發(fā)話(huà)人表示打來(lái)的電話(huà)有人接聽(tīng)的意思。自報(bào)家門(mén)是為了確認(rèn)自我是否是發(fā)話(huà)人真正要通話(huà)的對(duì)象。
在私人住所接聽(tīng)電話(huà)時(shí)，為了安全起見(jiàn)，能夠不必自報(bào)家門(mén)，或者只向?qū)Ψ酱_認(rèn)一下電話(huà)號(hào)碼來(lái)確定是否對(duì)方找對(duì)了人。即使對(duì)方錯(cuò)撥了電話(huà)，也不要勃然大怒，口出穢語(yǔ)，而要耐心解釋。
在接聽(tīng)電話(huà)時(shí)，要聚精會(huì)神，認(rèn)真領(lǐng)會(huì)對(duì)方的話(huà)，而不要心不在焉，甚至把話(huà)筒擱在一旁，任憑通話(huà)人“自言自語(yǔ)”而不顧。
3、分清主次
其一，電話(huà)鈴聲一旦響起，接電話(huà)就成為最緊急的事情，其他事情都能夠先放一邊。接聽(tīng)電話(huà)時(shí)，不要再與旁人交談或者看文件、吃東西、看電視、聽(tīng)廣播等。即使是電話(huà)鈴聲響起的時(shí)候你忙著別的事，在接聽(tīng)電話(huà)時(shí)也不要向打電話(huà)來(lái)的人說(shuō)電話(huà)來(lái)得不是時(shí)候。
其二，有時(shí)候確實(shí)有無(wú)法分身的情景，比如自我正在會(huì)晤重要的客人或者在會(huì)議中間，不宜與來(lái)電話(huà)的人深談，此時(shí)能夠向來(lái)電話(huà)的人簡(jiǎn)單說(shuō)明原因，表示歉意，并主動(dòng)約一個(gè)具體的雙方都方便的時(shí)間，由自我主動(dòng)打電話(huà)過(guò)去。一般來(lái)說(shuō)，在這種情景下，不應(yīng)讓對(duì)方再打過(guò)來(lái)一次，而應(yīng)由自我主動(dòng)打過(guò)去，尤其是在對(duì)方打長(zhǎng)途電話(huà)的情形中。約好了下次通話(huà)的時(shí)間，就要遵守約定，按時(shí)打過(guò)去，并向?qū)Ψ皆俅伪硎厩敢狻?/p>
其三，如果在接聽(tīng)電話(huà)的時(shí)候，適逢另一個(gè)電話(huà)打了進(jìn)來(lái)，切忌不要中斷通話(huà)，而要向來(lái)電話(huà)的人說(shuō)明原因，要他不要掛斷電話(huà)，稍等片刻。去接另一個(gè)電話(huà)的時(shí)候，接通之后也要請(qǐng)對(duì)方稍候片刻或者請(qǐng)他過(guò)一會(huì)兒再打進(jìn)來(lái)，或者自我過(guò)一會(huì)兒再打過(guò)去。等對(duì)方理解之后，再繼續(xù)方才正接聽(tīng)的電話(huà)。
接電話(huà)的基本禮儀2
1、鈴響可是3聲
打電話(huà)要注意“通話(huà)3分鐘”原則，而接聽(tīng)電話(huà)則要遵循“鈴響可是3聲”原則。迅速及時(shí)接聽(tīng)電話(huà)，尤其是有約在先的電話(huà)。約好通話(huà)而不接是嚴(yán)重的失禮行為。若長(zhǎng)時(shí)間無(wú)人接電話(huà)，或讓對(duì)方久等是很不禮貌的倘若電話(huà)鈴聲響到五六聲以上才接，接電話(huà)的人應(yīng)當(dāng)首先向?qū)Ψ街虑福骸氨福∽屇玫攘�！�?/p>
2、了解來(lái)電話(huà)的目的
公司的每個(gè)電話(huà)都十分重要，不可敷衍，即使對(duì)方要找的人不在，切忌只說(shuō)“不在”就把電話(huà)掛了。如果受話(huà)人確實(shí)很忙，又想與之接洽，能夠請(qǐng)對(duì)方過(guò)些時(shí)候再打，或者等受話(huà)人打去電話(huà)。
接電話(huà)時(shí)也要盡可能問(wèn)清事由，避免誤事。我們首先應(yīng)了解對(duì)方來(lái)電的目的，如自我無(wú)法處理，也應(yīng)認(rèn)真記錄下來(lái)。電話(huà)記錄既要簡(jiǎn)潔又要完備，可牢記5WIH技巧，即When何時(shí)、Who何人、Where何地、What何事、Why為什么、How如何進(jìn)行，以此保留重要的通話(huà)資料。這樣不僅僅不會(huì)誤事并且會(huì)贏得對(duì)方的好感。
電話(huà)不僅僅是傳遞信息的溝通工具，還會(huì)體現(xiàn)通話(huà)者個(gè)人的修養(yǎng)和素質(zhì)，無(wú)論是打電話(huà)還是接電話(huà)，我們都應(yīng)做到語(yǔ)調(diào)熱情、大方自然、聲量適中、表達(dá)清楚、簡(jiǎn)明扼要、禮貌禮貌。
接電話(huà)的基本禮儀3
電話(huà)的禮貌用語(yǔ)：
1、我是XX公司XX部（室）XX，請(qǐng)問(wèn)怎樣稱(chēng)呼您？
2、請(qǐng)幫我找XXX。
3、您打錯(cuò)號(hào)碼了，我是XX公司XX部（室）。
4、我就是，請(qǐng)問(wèn)您是哪一位……請(qǐng)講。
5、對(duì)不起，我打錯(cuò)電話(huà)了。
6、您好！請(qǐng)問(wèn)是XXX單位嗎？
7、XXX不在，我能夠替您轉(zhuǎn)告嗎（請(qǐng)您稍后再來(lái)電話(huà)好嗎）。
8、您好！那里是XXX公司XX部（室），請(qǐng)問(wèn)您找誰(shuí)？
9、請(qǐng)問(wèn)您有什么事（有什么能幫您）？
10、再見(jiàn)�。ㄅc以下各項(xiàng)通用）
11、不用謝，這是我們應(yīng)當(dāng)做的。
12、對(duì)不起，這個(gè)問(wèn)題……請(qǐng)留下您的聯(lián)系電話(huà)，我們會(huì)盡快給您答復(fù)好嗎？
13、對(duì)不起，這類(lèi)業(yè)務(wù)請(qǐng)您向XXX部（室）咨詢(xún)，他們的號(hào)碼是……
14、您放心，我會(huì)盡力辦好這件事。
接電話(huà)的基本禮儀4
1、時(shí)間的選擇
通常應(yīng)根據(jù)受話(huà)人的工作時(shí)間、生活習(xí)慣選擇撥打電話(huà)的時(shí)間，緊急事情除外。
�。�1）撥打電話(huà)般白天宜在早8點(diǎn)以后（節(jié)假日應(yīng)在9點(diǎn)以后），晚間在22點(diǎn)以前，以免影響他人休息。
（2）不宜在中午休息或日三餐的常規(guī)時(shí)間打電話(huà)，以免影響別人休息或用餐。
（3）給單位撥打電話(huà)時(shí)應(yīng)避開(kāi)剛上班或快下班的時(shí)間。
（4）打公務(wù)電話(huà)，不要占用他人的私人時(shí)間，尤其是節(jié)假日時(shí)間。
（5）打電話(huà)前要搞清地區(qū)時(shí)差、各國(guó)工作時(shí)間和生活習(xí)慣差異。不要在休息日打電話(huà)談生意，以免影響他人休息。即使客戶(hù)已將家中的電話(huà)號(hào)碼告訴你，也盡量不要在休息往家中打電話(huà)。
（6）非公務(wù)電話(huà)應(yīng)避免在對(duì)方的通話(huà)高峰和業(yè)務(wù)繁忙的時(shí)間段內(nèi)撥打。
2、擬好要點(diǎn)，再打電話(huà)
在撥打電話(huà)前要事先想好，撥打電話(huà)的目的是什么通話(huà)時(shí)怎樣開(kāi)頭通話(huà)中要怎樣說(shuō)遭到拒絕怎樣辦對(duì)方不在怎樣辦一次電話(huà)該打多久。在打電話(huà)之前應(yīng)先列提織綱，如怕遺漏，可擬出通話(huà)要點(diǎn)，理順說(shuō)話(huà)的順序，備齊與通話(huà)資料有關(guān)的文件和資料。忌結(jié)結(jié)巴巴，這樣既有損個(gè)人形象，也不禮貌。
打電話(huà)之前，還要核對(duì)所打的電話(huà)號(hào)碼，以免打錯(cuò)，同時(shí)要調(diào)整好自我的情緒。
3、語(yǔ)言要禮貌、規(guī)范
電話(huà)接通以后，應(yīng)先說(shuō)“您好”，再詢(xún)問(wèn)對(duì)方單位或部門(mén)或個(gè)人，得到答復(fù)后再進(jìn)行更進(jìn)一步的交流。
4、研究對(duì)方處境
如電話(huà)交談的資料較多，應(yīng)詢(xún)問(wèn)對(duì)方是否方便。若對(duì)方時(shí)間不便，則應(yīng)以商量的`口吻和對(duì)方另約時(shí)間。
5、姿態(tài)端正，注意舉止、表情
撥打電話(huà)時(shí)應(yīng)注意姿態(tài)端正，面帶微笑，嘴和話(huà)筒堅(jiān)持4厘米左右的距離。不能把話(huà)筒夾在脖下或趴在桌子上，也不要趴著、仰著、坐在桌角上，更不要把雙腿高架在桌子上。不要以筆代手去撥號(hào)。
6、掌握通話(huà)時(shí)間
打電話(huà)前擬好要點(diǎn)，再撥打電話(huà)，既能夠使自我表達(dá)流暢、應(yīng)對(duì)自如，也能夠節(jié)儉通話(huà)時(shí)間，不要“煲電話(huà)粥”，通常次通話(huà)不應(yīng)長(zhǎng)于3分鐘，即所謂的“3分鐘原則”
7、撥錯(cuò)電話(huà)應(yīng)致歉
撥錯(cuò)電話(huà)時(shí)應(yīng)向?qū)Ψ街虑福鹬苯訏鞌嚯娫?huà)，沒(méi)有任何解釋。
8、請(qǐng)人轉(zhuǎn)告時(shí)注意禮貌
受話(huà)人不在，請(qǐng)人轉(zhuǎn)告時(shí)留言要簡(jiǎn)明，講清楚自我的姓名、聯(lián)系電話(huà)或再次聯(lián)
9、禮貌掛斷電話(huà)
通常打電話(huà)的一方應(yīng)先結(jié)束話(huà)題。結(jié)束時(shí)要說(shuō)些“打擾您了”“拜托您了”“多謝”“再見(jiàn)”等禮貌用語(yǔ)終止通話(huà)，輕放好話(huà)筒。不要用力一摔，這樣會(huì)引起對(duì)方的不快，同時(shí)也是失禮的表現(xiàn)。
接電話(huà)的基本禮儀5
接電話(huà)禁忌用語(yǔ)：
在接電話(huà)時(shí)切忌使用“說(shuō)！”“講！”
說(shuō)講是一種命令式的方式，即難讓人理解，又不禮貌。有的人在接聽(tīng)電話(huà)時(shí)，一接起電話(huà)立刻說(shuō)：“說(shuō)”或“講”，或者多加一兩個(gè)字“聽(tīng)到，說(shuō)！”
這種行為在公司、企業(yè)內(nèi)部也許還能夠理解，由于某種原因工作繁忙，時(shí)間緊張，沒(méi)有太多的時(shí)間應(yīng)對(duì)電話(huà)，期望對(duì)方直截了當(dāng)，別浪費(fèi)時(shí)間。但這種硬邦邦的電話(huà)接聽(tīng)方式顯得過(guò)于粗魯無(wú)禮，有一種盛氣凌人的氣勢(shì)，好像是擺架子。給人的感覺(jué)是“有什么話(huà)快說(shuō)，老子沒(méi)空和你在電話(huà)里啰嗦！
有的人對(duì)這樣的電話(huà)應(yīng)答方式也懶得再“說(shuō)”，干脆一聲不吭將電話(huà)掛了。本來(lái)還想聯(lián)系一些業(yè)務(wù)或者供給一些信息，一聽(tīng)他這口氣就不舒服，說(shuō)了等于白說(shuō)，這種人懶得理他。
大家每個(gè)人都期望別人以禮相待，有誰(shuí)愿意同不懂得禮貌的人打交道呢所以，在接聽(tīng)電話(huà)時(shí)，必須要注意應(yīng)有的禮貌。
接電話(huà)的基本禮儀6
接聽(tīng)電話(huà)禮儀要求：
1、調(diào)整心態(tài)，及時(shí)接聽(tīng)
電話(huà)鈴響應(yīng)及時(shí)接，辦公室電話(huà)通常不超過(guò)三聲。超過(guò)三聲后，就應(yīng)道歉：“對(duì)不起，讓您久等了。”如果受話(huà)人不能及時(shí)接聽(tīng)，代接的人應(yīng)代為解釋。
當(dāng)你拿起電話(huà)聽(tīng)筒的時(shí)候，必須要面帶笑容。不要以為笑容只能表此刻臉上，他也會(huì)藏在聲音里。
2、自報(bào)家門(mén)
拿起聽(tīng)筒后應(yīng)先說(shuō)“您好！”，在報(bào)出單位名稱(chēng)和部門(mén)或個(gè)人，一是對(duì)方清楚是否打?qū)α穗娫?huà)。
3、確認(rèn)對(duì)方
對(duì)方打來(lái)電話(huà)，一般會(huì)自我主動(dòng)介紹或說(shuō)明事由。如果對(duì)方?jīng)]有介紹，或者你沒(méi)有聽(tīng)清楚，就應(yīng)當(dāng)主動(dòng)問(wèn)：“請(qǐng)問(wèn)您是哪位我能為您做什么”避免拿起電話(huà)聽(tīng)筒直接盤(pán)問(wèn)：“喂！哪位？”這在對(duì)方聽(tīng)來(lái)，既陌生、疏遠(yuǎn)，又缺少人情味。
4、仔細(xì)傾聽(tīng)
�。�1）接聽(tīng)電話(huà)時(shí)，應(yīng)注意使嘴和話(huà)筒堅(jiān)持4厘米左右的距離；要把耳朵貼近話(huà)筒，仔細(xì)傾聽(tīng)對(duì)方的講話(huà)。
�。�2）接聽(tīng)電話(huà)時(shí)，應(yīng)中斷其他交談和事宜，切忌邊說(shuō)邊笑、叼著香煙、嚼著東西接聽(tīng)。
�。�3）交談過(guò)程中聲音不宜過(guò)大或過(guò)小，要吐字清晰。
�。�4）在接聽(tīng)中應(yīng)經(jīng)常說(shuō)一些“是”“好的”之類(lèi)的話(huà)語(yǔ)，以使對(duì)方感到你在認(rèn)真地傾聽(tīng)，不要輕易打斷對(duì)方的話(huà)題。
5、做好記錄
接聽(tīng)公務(wù)電話(huà)時(shí)，應(yīng)當(dāng)手持電話(huà)聽(tīng)筒，手持筆記錄。般情景下你要記清楚：who（誰(shuí)來(lái)的電話(huà)）、whom（打電話(huà)找誰(shuí)）、whal（來(lái)電的資料）、why（來(lái)電的原因）、whe（來(lái)電提到的地點(diǎn)）when（來(lái)電中提到的時(shí)間）、how（如何處理）。
對(duì)于旅客的預(yù)訂信息，記錄完畢后，要求復(fù)述核對(duì)，并且不要忘記落實(shí)。
6、轉(zhuǎn)接電話(huà)
如果電話(huà)是找其他人的，若對(duì)方我的人在旁邊。你應(yīng)說(shuō)“請(qǐng)稍等。然后用手掩住話(huà)筒，輕聲招呼受話(huà)人接電話(huà)。如果對(duì)方找的人不在，你應(yīng)當(dāng)告訴對(duì)方，并且詢(xún)問(wèn)是否需要留言，記下對(duì)方的姓名、電話(huà)或需要轉(zhuǎn)達(dá)的事宜。
7、禮貌掛斷電話(huà)
通話(huà)結(jié)束，應(yīng)等對(duì)方放下電話(huà)后，用輕輕把話(huà)筒的放好不可“啪”的一下扔回原處，這極不禮貌。
接電話(huà)的基本禮儀7
拿起電話(huà)之前：
1、當(dāng)接到電話(huà)時(shí)，回答要禮貌得體，即使對(duì)方看不到你表情，也要保持微笑；
2、盡量在電話(huà)鈴響三聲之內(nèi)接聽(tīng)；
3、確保你的嘴里沒(méi)有任何東西，可以清晰的交談；
4、筆記本和筆要放在方便拿取的位置，以便記錄一些信息。
拿起電話(huà)之后：
1、在接到電話(huà)時(shí)首先要問(wèn)候，如果接聽(tīng)電話(huà)晚了應(yīng)該向客人道歉，問(wèn)候時(shí)聲音要有精神。然后自報(bào)家門(mén)，外線(xiàn)報(bào)哪個(gè)公司，內(nèi)線(xiàn)報(bào)哪個(gè)部門(mén)；
2、注意傾聽(tīng)，并時(shí)不時(shí)的說(shuō)些——嗯、是、對(duì)、好之類(lèi)的短語(yǔ)；并要注意說(shuō)話(huà)聲音不能過(guò)大也不能過(guò)小，吐字清晰，簡(jiǎn)明扼要；
3、如果是需要轉(zhuǎn)接電話(huà)，應(yīng)該請(qǐng)客人等待并且盡快轉(zhuǎn)接，如果是代聽(tīng)電話(huà)應(yīng)主動(dòng)詢(xún)問(wèn)客人是否需要留言或轉(zhuǎn)告。留言要準(zhǔn)確記錄，并重復(fù)確認(rèn)留言；
4、如果對(duì)方說(shuō)了一些問(wèn)題或事情應(yīng)該及時(shí)記下來(lái)；
5、如果對(duì)方迫切想得到回復(fù)，盡量掌握主動(dòng)權(quán)，不要讓客人等幾十分鐘后打來(lái)，要內(nèi)部詢(xún)問(wèn)清楚后，再主動(dòng)打給對(duì)方；
6、對(duì)于一些推銷(xiāo)電話(huà)，態(tài)度也不要過(guò)于不好，只要有禮貌的拒絕就好，因?yàn)槟愕恼Z(yǔ)氣也會(huì)影響到對(duì)方的心情。
通話(huà)結(jié)束后：
1、在沒(méi)聽(tīng)清對(duì)方的問(wèn)題或需求時(shí)不要匆匆結(jié)束通話(huà)；
2、掛電話(huà)時(shí)要詢(xún)問(wèn)客人還有什么吩咐嗎，表示對(duì)客人的尊重，沒(méi)有事情就與客人道謝，結(jié)束通話(huà)前要記得說(shuō)，“謝謝您的來(lái)電”、“再見(jiàn)”、“我會(huì)盡快與您聯(lián)系”等；
3、等客人或領(lǐng)導(dǎo)掛電話(huà)后，再放下電話(huà)。
接電話(huà)的基本禮儀8
接聽(tīng)電話(huà)不可太隨便，得講究必要的禮儀和一定的技巧，以免橫生誤會(huì)。無(wú)論是打電話(huà)還是接電話(huà)，我們都應(yīng)做到語(yǔ)調(diào)熱情、大方自然、聲量適中、表達(dá)清楚、簡(jiǎn)明扼要、文明禮貌。
1、及時(shí)接電話(huà)
一般來(lái)說(shuō)，在辦公室里，電話(huà)鈴響3遍之前就應(yīng)接聽(tīng)，6遍后就應(yīng)道歉：“對(duì)不起，讓你久等了�！比绻茉�(huà)人正在做一件要緊的事情不能及時(shí)接聽(tīng)，代接的人應(yīng)妥為解釋。如果既不及時(shí)接電話(huà)，又不道歉，甚至極不耐煩，就是極不禮貌的行為。盡快接聽(tīng)電話(huà)會(huì)給對(duì)方留下好印象，讓對(duì)方覺(jué)得自己被看重。
2、確認(rèn)對(duì)方
對(duì)方打來(lái)電話(huà)，一般會(huì)自己主動(dòng)介紹。如果沒(méi)有介紹或者你沒(méi)有聽(tīng)清楚，就應(yīng)該主動(dòng)問(wèn)：“請(qǐng)問(wèn)你是哪位？我能為您做什么？您找哪位？”但是，人們習(xí)慣的做法是，拿起電話(huà)聽(tīng)筒盤(pán)問(wèn)一句：“喂！哪位？”這在對(duì)方聽(tīng)來(lái)，陌生而疏遠(yuǎn)，缺少人情味。接到對(duì)方打來(lái)的電話(huà)，您拿起聽(tīng)筒應(yīng)首先自我介紹：“你好！我是某某某�！比绻麑�(duì)方找的人在旁邊，您應(yīng)說(shuō)：“請(qǐng)稍等。”然后用手掩住話(huà)筒，輕聲招呼你的同事接電話(huà)。如果對(duì)方找的人不在，您應(yīng)該告訴對(duì)方，并且問(wèn)：“需要留言嗎？我一定轉(zhuǎn)告！”
3、講究藝術(shù)
接聽(tīng)電話(huà)時(shí)，應(yīng)注意使嘴和話(huà)筒保持4厘米左右的距離；要把耳朵貼近話(huà)筒，仔細(xì)傾聽(tīng)對(duì)方的講話(huà)。
最后，應(yīng)讓對(duì)方自己結(jié)束電話(huà)，然后輕輕把話(huà)筒放好。不可“啪——”的一下扔回原處，這極不禮貌。最好是在對(duì)方之后掛電話(huà)。
4、調(diào)整心態(tài)
當(dāng)您拿起電話(huà)聽(tīng)筒的時(shí)候，一定要面帶笑容。不要以為笑容只能表現(xiàn)在臉上，它也會(huì)藏在聲音里。親切、溫情的聲音會(huì)使對(duì)方馬上對(duì)我們產(chǎn)生良好的印象。如果繃著臉，聲音會(huì)變得冷冰冰。
打、接電話(huà)的時(shí)候不能叼著香煙、嚼著口香糖；說(shuō)話(huà)時(shí)，聲音不宜過(guò)大或過(guò)小，吐詞清晰，保證對(duì)方能聽(tīng)明白。
5、用左手接聽(tīng)電話(huà)
右手邊準(zhǔn)備紙筆便于隨時(shí)記錄有用信息。
接電話(huà)的基本禮儀9
1、迅速準(zhǔn)確的接聽(tīng)
現(xiàn)代工作人員業(yè)務(wù)繁忙，桌上往往會(huì)有兩三部電話(huà)，聽(tīng)到電話(huà)鈴聲，應(yīng)準(zhǔn)確迅速地拿起聽(tīng)筒，最好在三聲之內(nèi)接聽(tīng)。電話(huà)鈴聲響一聲大約3秒種，若長(zhǎng)時(shí)間無(wú)人接電話(huà)，或讓對(duì)方久等是很不禮貌的，對(duì)方在等待時(shí)心里會(huì)十分急躁，你的單位會(huì)給他留下不好的印象。即便電話(huà)離自己很遠(yuǎn)，聽(tīng)到電話(huà)鈴聲后，附近沒(méi)有其他人，應(yīng)該用最快的速度拿起聽(tīng)筒，這樣的態(tài)度是每個(gè)人都應(yīng)該擁有的，這樣的習(xí)慣是每個(gè)辦公室工作人員都應(yīng)該養(yǎng)成的。如果電話(huà)鈴響了五聲才拿起話(huà)筒，應(yīng)該先向?qū)Ψ降狼福綦娫?huà)響了許久，接起電話(huà)只是“喂”了一聲，對(duì)方會(huì)十分不滿(mǎn)，會(huì)給對(duì)方留下惡劣的印象。
2、重要的第一聲
當(dāng)打電話(huà)給某單位，若一接通，就能聽(tīng)到對(duì)方親切、優(yōu)美的招呼聲，心里一定會(huì)很愉快，使雙方對(duì)話(huà)能順利展開(kāi)，對(duì)該單位有了較好的印象。在電話(huà)中只要稍微注意一下自己的行為就會(huì)給對(duì)方留下完全不同的印象。同樣說(shuō)：“你好，這里是XX公司”。但聲音清晰、悅耳、吐字清脆，給對(duì)方留下好的印象，對(duì)方對(duì)其所在單位也會(huì)有好印象。因此要記住，接電話(huà)時(shí)，應(yīng)有“代表單位形象”的意識(shí)。
3、要有喜悅的心情
打電話(huà)時(shí)要保持良好的心情，這樣即使對(duì)方看不見(jiàn)你，但是從歡快的語(yǔ)調(diào)中也會(huì)被你感染，給對(duì)方留下極佳的印象，由于面部表情會(huì)影響聲音的變化，所以即使在電話(huà)中，也要抱著“對(duì)方看著”的心態(tài)去應(yīng)對(duì)。
4、清晰明朗的聲音
打電話(huà)過(guò)程中絕對(duì)不能吸煙、喝茶、吃零食，即使是懶散的姿勢(shì)對(duì)方也能夠“聽(tīng)”得出來(lái)。如果你打電話(huà)的時(shí)候，彎著腰躺在椅子上，對(duì)方聽(tīng)你的聲音就是懶散的，無(wú)精打采的，若坐姿端正，所發(fā)出的聲音也會(huì)親切悅耳，充滿(mǎn)活力。因此打電話(huà)時(shí)，即使看不見(jiàn)對(duì)方，也要當(dāng)作對(duì)方就在眼前，盡可能注意自己的姿勢(shì)。
5、認(rèn)真清楚的記錄
隨時(shí)牢記5WIH技巧，所謂5W1H是指①When何時(shí)；②Who何人；③Where何地；④What何事；⑤Why為什么；⑥HOW如何進(jìn)行。在工作中這些資料都是十分重要的。對(duì)打電話(huà)，接電話(huà)具有相同的重要性。電話(huà)記錄既要簡(jiǎn)潔又要完備，有賴(lài)于5WIH技巧。
6、了解來(lái)電話(huà)的目的
上班時(shí)間打來(lái)的電話(huà)幾乎都與工作有關(guān)，公司的每個(gè)電話(huà)都十分重要，不可敷衍，即使對(duì)方要找的人不在，切忌只說(shuō)“不在”就把電話(huà)掛了。接電話(huà)時(shí)也要盡可能問(wèn)清事由，避免誤事。首先應(yīng)了解對(duì)方來(lái)電的目的，如自己無(wú)法處理，也應(yīng)認(rèn)真記錄下來(lái)，委婉地探求對(duì)方來(lái)電目的，就可不誤事而且贏得對(duì)方的好感。
7、掛電話(huà)前的禮貌
要結(jié)束電話(huà)交談時(shí)，一般應(yīng)當(dāng)由打電話(huà)的一方提出，然后彼此客氣地道別，說(shuō)一聲“再見(jiàn)”，再掛電話(huà)，不可只管自己講完就掛斷電話(huà)。
接電話(huà)的基本禮儀10
在接電話(huà)時(shí)，最后要注意代接電話(huà)時(shí)的態(tài)度。
有可能親自接的電話(huà)，就不要麻煩別人。尤其是不要讓自己的孩子奶里奶氣地代替自己接電話(huà)。雖然他們對(duì)這種實(shí)踐非常熱衷，也不提倡在這方面培養(yǎng)他們。
商務(wù)往來(lái)比較多的人，可請(qǐng)秘書(shū)代為處理電話(huà)，也可以本人不在時(shí)使用錄音電話(huà)。不過(guò)本人在場(chǎng)時(shí)，一般是不合適使用錄音電話(huà)哄人的。
萬(wàn)一需要用錄音裝置時(shí)，則必須使自己預(yù)留的錄音友好，謙恭。通常，預(yù)留的錄音應(yīng)為：“你好！這里是某某公司某某部。本部門(mén)工作人員現(xiàn)在因公外出，請(qǐng)您在信號(hào)聲音響過(guò)之后留言，或者留下您的姓名與電話(huà)號(hào)碼，我們將盡快與您聯(lián)絡(luò)。謝謝，再見(jiàn)�！�
代接電話(huà)時(shí)，講話(huà)要有板有眼。被找的人如果就在身旁，應(yīng)告訴打電話(huà)者：“請(qǐng)稍候”，然后立即轉(zhuǎn)交電話(huà)，不要抱著惡作劇或不信任的態(tài)度，先對(duì)對(duì)方“調(diào)查一番”，尤其是不允許將這類(lèi)通話(huà)擴(kuò)音出來(lái)。
被打的人如果尚在別處，應(yīng)迅速過(guò)去尋找。不要懶于行動(dòng)，連這點(diǎn)“舉手之勞”都不愿意做，蒙騙對(duì)方說(shuō)“人不在”，或是大喊大叫“某人找某某人”，鬧得“世人皆知”，讓他人的隱私“公開(kāi)化”。
倘若被找的人不在，應(yīng)在接電話(huà)之初立即相告，并可以適當(dāng)?shù)乇硎咀约嚎梢浴按鸀檗D(zhuǎn)告”的意思。不過(guò)應(yīng)當(dāng)先講“某人不在”，然后再問(wèn)“您是誰(shuí)”或“您有什么事情”，切勿“本末倒置”過(guò)來(lái)。省得讓打電話(huà)者疑心：他要找的人正在旁邊，可就是不想搭理他。
表示自己可以“代為轉(zhuǎn)告”的意思時(shí)，應(yīng)當(dāng)含蓄一些。例如：“需要我為您效勞的話(huà)，請(qǐng)吩咐”，聽(tīng)上去就“可進(jìn)可退”。不要一開(kāi)口就“不由分說(shuō)”，說(shuō)什么“你有什么事情，都盡管可以告訴我，我一定不會(huì)貪”云云。只有在比較熟的人之間，才可以直接詢(xún)問(wèn)：“您有留言嗎？”“要不要我告訴某某人，一回來(lái)就打電話(huà)給您”。
代接電話(huà)時(shí)，對(duì)方如有留言，應(yīng)當(dāng)當(dāng)場(chǎng)筆錄下來(lái)。之后，還應(yīng)再次復(fù)述一次，以免有誤。
接電話(huà)的基本禮儀11
接聽(tīng)電話(huà)禮儀
電話(huà)鈴響應(yīng)立即去接，一般電話(huà)鈴響不超過(guò)三次。
首先致以簡(jiǎn)單問(wèn)候。如“早上好”或“您好”，語(yǔ)氣柔和親切。外線(xiàn)電話(huà)報(bào)單位名稱(chēng)，內(nèi)線(xiàn)電話(huà)報(bào)部門(mén)或崗位名稱(chēng)。然后認(rèn)真傾聽(tīng)對(duì)方的電話(huà)事由，如需傳呼他人。應(yīng)請(qǐng)對(duì)方稍候；如是對(duì)方通知或詢(xún)問(wèn)某事，應(yīng)按對(duì)方要求逐條記下，并復(fù)述或回答對(duì)方，記下時(shí)間、地點(diǎn)和姓名。最后對(duì)對(duì)方打來(lái)電話(huà)表示感謝，等對(duì)方放下電話(huà)后，自己再輕輕放下。
撥打電話(huà)禮儀
首先將電話(huà)內(nèi)容
通話(huà)時(shí)的聲音禮儀
首先，咬字要準(zhǔn)確。通話(huà)時(shí)如果咬字不準(zhǔn)，含含糊糊，就難讓人聽(tīng)清聽(tīng)懂。
其次，音量調(diào)控。音量過(guò)高會(huì)令人耳鼓欲裂；音量過(guò)低，聽(tīng)起來(lái)含糊不清。
第三，速度適中。通話(huà)時(shí)
在電話(huà)接聽(tīng)過(guò)程中要特別注意避免以下不禮貌現(xiàn)象出現(xiàn)：
無(wú)禮：接待人員接聽(tīng)電話(huà)時(shí)不以禮相待，或電話(huà)鈴響遲遲不接，或者對(duì)客人的來(lái)電內(nèi)容追根問(wèn)底，或表示出不耐煩的情緒等等。
傲慢：接電話(huà)時(shí)盛氣凌人，語(yǔ)氣不好。
有氣無(wú)力、不負(fù)責(zé)任：在接待中無(wú)精打采，有氣無(wú)力，對(duì)客人的電話(huà)不負(fù)責(zé)任，承諾不兌現(xiàn)。
急躁：接聽(tīng)電話(huà)時(shí)不等對(duì)方說(shuō)完自己搶話(huà)說(shuō)，或一口氣說(shuō)得太多太快，或未等對(duì)方把話(huà)講完就掛機(jī)。
優(yōu)柔寡斷、拖泥帶水：回答對(duì)方的問(wèn)題似是而非，猶猶豫豫，毫無(wú)把握。
態(tài)度粗魯、語(yǔ)言生硬：如連續(xù)聽(tīng)到幾個(gè)打錯(cuò)的電話(huà)便出口傷人。
接電話(huà)的基本禮儀12
辦公室接電話(huà)技巧：
及時(shí)接聽(tīng)
接電話(huà)時(shí)，電話(huà)鈴一響，無(wú)其他特別要緊的事情，都應(yīng)主動(dòng)接電話(huà)。一般電話(huà)鈴響3下，必須接電話(huà)。拿起話(huà)筒后，應(yīng)立即說(shuō)“您好！”然后通報(bào)自己的單位名稱(chēng)，根據(jù)情況還可報(bào)上姓名，如“這里是×××組織部辦公室，我是小馮”。電話(huà)鈴響了較長(zhǎng)時(shí)間后才接電話(huà)，應(yīng)首先向?qū)Ψ街虑福骸澳茫瑢?duì)不起，讓您久等了�！比绻拥綋苠e(cuò)的電話(huà)，應(yīng)當(dāng)客氣地告訴對(duì)方打錯(cuò)了，不要使對(duì)方尷尬。
文明應(yīng)答
對(duì)方打來(lái)電話(huà)，一般會(huì)自己主動(dòng)介紹。如果沒(méi)有介紹或者你沒(méi)有聽(tīng)清楚，就應(yīng)該主動(dòng)問(wèn)：“請(qǐng)問(wèn)您是哪位？我能為您做什么？您找哪位？”當(dāng)對(duì)方說(shuō)明要找的人后，應(yīng)說(shuō)“請(qǐng)稍等”，然后找受話(huà)人。如果受話(huà)人雖在，但有事無(wú)法分身，可禮貌地向?qū)Ψ浇忉尣⑻岢鼋ㄗh，以免浪費(fèi)對(duì)方時(shí)間，如“王先生現(xiàn)在正忙，您過(guò)5分鐘再來(lái)電話(huà)吧？”如果對(duì)方要找的人不在，可以禮貌地解釋并提出建議，如“王先生不在（不在的原因），我能幫您什么忙嗎？”
認(rèn)真傾聽(tīng)
在接電話(huà)的過(guò)程中，應(yīng)避免打斷對(duì)方的
接聽(tīng)細(xì)節(jié)
從拿起聽(tīng)筒到放聽(tīng)筒，整個(gè)過(guò)程都有禮儀規(guī)范，不可疏漏任何一個(gè)環(huán)節(jié)。接聽(tīng)電話(huà)時(shí)，應(yīng)注意嘴和話(huà)筒保持4厘米左右的距離；要把耳朵貼近話(huà)筒，仔細(xì)傾聽(tīng)對(duì)方的
聲音親切
拿起電話(huà)聽(tīng)筒的時(shí)候，一定要面帶笑容。不要以為笑容只能表現(xiàn)在臉上，它也會(huì)藏在聲音里。你在微笑，電話(huà)就會(huì)傳遞你的微笑；你是快樂(lè)的，電話(huà)也會(huì)傳遞你的快樂(lè)。親切、溫情的聲音，會(huì)讓對(duì)方對(duì)你產(chǎn)生良好的印象。如果繃著臉，聲音會(huì)變得冷冰冰。即使你看不到和你通話(huà)的人，你也要像他們就在你的面前一樣對(duì)待他們。他們一直在注意著你的聲音，包括語(yǔ)調(diào)和心情，你需要把你全部的注意力投入到電話(huà)中。
做好記錄
電話(huà)接聽(tīng)記錄是辦公室工作的重要文檔資料，是
接電話(huà)的基本禮儀13
1、來(lái)電鈴聲不可超過(guò)三次才接
有時(shí)候電話(huà)響一次就接了，會(huì)給人以一種很唐突的感覺(jué)，會(huì)讓對(duì)方感覺(jué)認(rèn)為你壓根沒(méi)心聽(tīng)他講話(huà)，但是當(dāng)來(lái)電響了三次以后再接，會(huì)讓對(duì)方等的不耐煩、產(chǎn)生焦急情緒。如果是客戶(hù)的話(huà)，可能會(huì)影響雙方的合作。
所以，在電話(huà)鈴聲響了兩次后接是最佳的狀態(tài)，但是如果確實(shí)分不開(kāi)身接電話(huà)的時(shí)候，電話(huà)響了超過(guò)了三次你在接起的時(shí)候，你應(yīng)該要向?qū)Ψ奖硎厩敢猓赫f(shuō)一句讓您久等了。
一般的規(guī)范電話(huà)用語(yǔ)：首先應(yīng)自我介紹，把自己的情況介紹一下，讓對(duì)方確定所打的電話(huà)是無(wú)誤的，避免了一些因?yàn)榇蝈e(cuò)電話(huà)浪費(fèi)的時(shí)間。
2、要注意通話(huà)時(shí)語(yǔ)氣的用法
電話(huà)是非常直觀(guān)的一種溝通方式，也是一種非常便捷的溝通方式，所以語(yǔ)氣是一定要注意的，因?yàn)閷?duì)方不僅會(huì)注意你的內(nèi)容，同時(shí)也非常注意你的語(yǔ)氣，在工作電話(huà)中盡量要采用禮貌用語(yǔ)，要有積極主動(dòng)的語(yǔ)氣，讓對(duì)方產(chǎn)生想與你溝通的心情，這樣機(jī)會(huì)就會(huì)大很多了。
3、與客戶(hù)通電話(huà)要堅(jiān)持后掛電話(huà)的原則
當(dāng)對(duì)方在與你說(shuō)再見(jiàn)的時(shí)候，同時(shí)你也要禮貌的回復(fù)對(duì)方一下，表示尊重對(duì)方，等對(duì)方先把電話(huà)掛掉，確認(rèn)通話(huà)結(jié)束后你再把電話(huà)掛掉。切忌掛電話(huà)時(shí)要小心不要發(fā)出過(guò)大的聲音。
4、隨時(shí)記錄
在手邊放有紙和鉛筆，隨時(shí)記下你所聽(tīng)到的信息。如果你沒(méi)做好準(zhǔn)備，而不得不請(qǐng)求對(duì)方重復(fù)，這樣會(huì)使對(duì)方感到你心不在焉、沒(méi)有認(rèn)真聽(tīng)他說(shuō)話(huà)。
5、自報(bào)家門(mén)
一拿起電話(huà)就應(yīng)清晰說(shuō)出自己的全名，有時(shí)也有必要說(shuō)出自己所在單位的名稱(chēng)。同樣，一旦對(duì)方說(shuō)出其姓名，你可以在談話(huà)中不時(shí)地稱(chēng)呼對(duì)方的姓名。
6、轉(zhuǎn)入正題
當(dāng)你接聽(tīng)電話(huà)時(shí)，不要“哼哼哈哈”地拖延時(shí)間，而應(yīng)立即做出反應(yīng)。一個(gè)好的開(kāi)場(chǎng)白可能是：“您需要我做什么？”當(dāng)你覺(jué)出對(duì)方有意拖延時(shí)間，你應(yīng)立即說(shuō)：“真不巧！我正要參加一個(gè)會(huì)議，不得不在5分鐘后趕到會(huì)場(chǎng)�！边@樣說(shuō)會(huì)防止你們談?wù)摬槐匾默嵤拢铀偕虅?wù)談話(huà)的進(jìn)展。
7、避免將電話(huà)轉(zhuǎn)給他人
自己接的電話(huà)盡量自己處理，只有在萬(wàn)不得已的情況下才能轉(zhuǎn)給他人。這時(shí)，你應(yīng)該向?qū)Ψ浇忉屢幌略�，并�?qǐng)求對(duì)方原諒。例如，你可以說(shuō)：“布朗先生會(huì)處理好這件事的，請(qǐng)他和您通話(huà)好嗎？”在你作出這種決定之前，應(yīng)當(dāng)確定對(duì)方愿意你將電話(huà)轉(zhuǎn)給他人。例如，你可以說(shuō)：“對(duì)于這件事，我們很快會(huì)派人跟您聯(lián)系的�！�
8、避免電話(huà)中止時(shí)間過(guò)長(zhǎng)
如果你在接電話(huà)時(shí)不得不中止電話(huà)而查閱一些資料，應(yīng)當(dāng)動(dòng)作迅速。你還可以有禮貌地向?qū)Ψ秸f(shuō)：“您是稍候片刻，還是過(guò)一會(huì)兒我再給您打過(guò)去？”
讓對(duì)方等候時(shí)，你可以按下等候鍵。如果你的電話(huà)沒(méi)有等候鍵，就把話(huà)筒輕輕地放在桌子上。如果查閱資料的時(shí)間超過(guò)你所預(yù)料的時(shí)間，你可以每隔一會(huì)兒拿起電話(huà)向?qū)Ψ秸f(shuō)明你的進(jìn)展。如：你可以說(shuō)：“約翰先生，我已經(jīng)快替您找完了，請(qǐng)您再稍候片刻�！碑�(dāng)你查找完畢，重新拿起電話(huà)時(shí)，可以說(shuō)：“對(duì)不起，讓您久等了”，以引起對(duì)方的注意。
對(duì)于接電話(huà)的人來(lái)講，當(dāng)需要查閱資料而有禮貌地請(qǐng)對(duì)方稍等片刻，這是可以令對(duì)方接受的。如果有人在你正在通話(huà)時(shí)打進(jìn)電話(huà)，你可以選擇合適的詞語(yǔ)讓你通話(huà)的人稍候。然后拿起另一部電話(huà)說(shuō)：“你能否稍等？我正在接聽(tīng)一個(gè)電話(huà)�！比绻騺�(lái)電話(huà)的人只是有一些小事，便可以當(dāng)即回絕，然后迅即轉(zhuǎn)向第一個(gè)電話(huà)，而這個(gè)人也會(huì)意識(shí)到你很忙而加速你們的討論。
接電話(huà)的基本禮儀14
一、接聽(tīng)電話(huà)要求
1、所有來(lái)電，務(wù)必在三響之內(nèi)接答。
2、通話(huà)時(shí)，聽(tīng)筒一頭應(yīng)放在耳朵上，話(huà)筒一頭置于唇下約五公分處，中途若需與他人交談，就用另一手捂住話(huà)筒。
3、必要時(shí)做好記錄，通話(huà)要點(diǎn)要問(wèn)清，然后向?qū)Ψ綇?fù)述一遍。
4、對(duì)方掛斷之后，方為通話(huà)完畢。任何時(shí)候不得用力擲聽(tīng)筒。
5、在酒店內(nèi)不得打私人電話(huà)，傳私人電話(huà)，家有急事來(lái)電，應(yīng)轉(zhuǎn)到部門(mén)辦公室，并從速結(jié)束通話(huà)。他人接聽(tīng)，只代為記錄。
二、接聽(tīng)電話(huà)時(shí)的言談規(guī)定
1、聲調(diào)要自然、清晰、柔和、親切，不要裝腔作勢(shì)，聲量不要過(guò)高，亦不要過(guò)低，以免對(duì)方聽(tīng)不清楚。
2、不準(zhǔn)講粗言，使用蔑視和侮辱性、網(wǎng)絡(luò)詞語(yǔ)的語(yǔ)言。
3、不開(kāi)玩笑。
4、多用敬語(yǔ)，注意“請(qǐng)”、“謝謝”字不離口。
5、任何時(shí)候不準(zhǔn)講“喂”。
三、特殊情況的處理
1、當(dāng)你正在接聽(tīng)電話(huà)，有客人前來(lái)要求服務(wù)時(shí)：
�。�1）應(yīng)面帶微笑，點(diǎn)頭示意，暗示客人你將盡快為其服務(wù)。
�。�2）迅速結(jié)束電話(huà)交談，中文講：“對(duì)不起，讓您久等了！”對(duì)外賓服務(wù)時(shí)講：“Thank you for your waiting�！�
2、當(dāng)你正在為客人服務(wù)，有電話(huà)打進(jìn)來(lái)時(shí)：
�。�1）應(yīng)面帶微笑，向暫時(shí)被中斷服務(wù)的客人講：“對(duì)不起，請(qǐng)您稍候。”
�。�2）按照接聽(tīng)電話(huà)要求及程序接聽(tīng)電話(huà)，并盡快結(jié)束接聽(tīng)電話(huà)。
�。�3）放下電話(huà)后，應(yīng)立即向被中斷服務(wù)的客人致歉，講：“對(duì)不起，讓您久等了！”對(duì)外賓服務(wù)時(shí)講：“Thank you for your waiting�！�
3、當(dāng)來(lái)電要找的人不在時(shí)，我們應(yīng)詢(xún)問(wèn)對(duì)方是否需要留言或回電話(huà)。
�。�1）對(duì)不起，先生（女士），某某現(xiàn)在不在這里，您是否需要留言服務(wù)。
�。�2）請(qǐng)問(wèn)您的電話(huà)號(hào)碼、尊稱(chēng)。
�。�3）做好留言記錄，并邊記錄邊重復(fù)客人留言，最后復(fù)述一遍。
接電話(huà)的基本禮儀15
【轉(zhuǎn)接電話(huà)】
如果對(duì)方要求轉(zhuǎn)接電話(huà)，要重復(fù)一遍以確認(rèn)要轉(zhuǎn)接給公司里的哪一位：“xxx對(duì)嗎？這就為您轉(zhuǎn)接，請(qǐng)稍等�！比绻卸嗝諉T工，一定要用全名來(lái)確認(rèn)。電話(huà)暫時(shí)一放，在告訴負(fù)責(zé)人是誰(shuí)來(lái)的電話(huà)后再轉(zhuǎn)接。即使負(fù)責(zé)人這時(shí)就在眼前，也不要用手捂著話(huà)筒直接遞過(guò)去。
【保留時(shí)間】
回答電話(huà)里提的問(wèn)題等時(shí)候，要讓對(duì)方等一會(huì)兒，這個(gè)時(shí)候不需要掛電話(huà)，但最多可以讓對(duì)方等一分鐘左右。因?yàn)榧词棺约焊杏X(jué)才一分鐘，等著的一方卻會(huì)感到很漫長(zhǎng)。如果估計(jì)要等的時(shí)間較長(zhǎng)，就要說(shuō)“對(duì)不起，可能還需要一些時(shí)間，我待會(huì)兒再打給您�！�，然后確認(rèn)對(duì)方的電話(huà)號(hào)碼和姓名后暫時(shí)掛斷電話(huà)。
【負(fù)責(zé)人不在時(shí)】
負(fù)責(zé)人不在的時(shí)候，要說(shuō)“對(duì)不起，xxx不在（出去了）”，并告知大概多久會(huì)回來(lái)。然后再問(wèn)“您著急嗎？”“讓他再給您打過(guò)去嗎？”“方便的話(huà)，可以告訴我您有什么事嗎？”另外，出差途中的話(huà)要告知“出差到x日（星期x）”，休息的話(huà)則要告知“今天休息，x日來(lái)上班”。任何情況都只需要告知什么時(shí)候回來(lái)，而不需要說(shuō)明為什么不在，去了哪里，等等。
【負(fù)責(zé)人在打電話(huà)時(shí)】
如果要轉(zhuǎn)接的對(duì)象正在打電話(huà)，不要讓對(duì)方一直等，而要詢(xún)問(wèn)：“真不巧，他正在接別的電話(huà)，我能為您做些什么呢？”
對(duì)方說(shuō)要等的話(huà)，就說(shuō)“那請(qǐng)您稍等�！睂�(duì)方說(shuō)要再打過(guò)來(lái)的話(huà)，就說(shuō)“好的，那我轉(zhuǎn)告他您打過(guò)電話(huà)了�！比绻麑�(duì)方希望打過(guò)去，就回答“好的，那請(qǐng)告訴我您的聯(lián)系方式吧�！�
如果需要轉(zhuǎn)達(dá)，要準(zhǔn)備好便條，聽(tīng)寫(xiě)事由，聽(tīng)完要重復(fù)一遍確認(rèn)。對(duì)方要求打回去或者轉(zhuǎn)告時(shí)，要認(rèn)真確認(rèn)對(duì)方的公司名、部門(mén)以及姓名。另外，在掛電話(huà)之前要報(bào)上自己的名字，并說(shuō)“一定會(huì)轉(zhuǎn)告他”。
如果對(duì)方說(shuō)要等，也不要讓對(duì)方干等著，用簡(jiǎn)單的便條等告知負(fù)責(zé)人有電話(huà)進(jìn)來(lái)了。
【負(fù)責(zé)人在開(kāi)會(huì)、接待客人時(shí)】
如果負(fù)責(zé)人正在接待客人或者開(kāi)會(huì)，基本上不用轉(zhuǎn)接。
告訴對(duì)方：“真不巧他正在開(kāi)會(huì)（會(huì)客），我能為您做些什么呢？”不過(guò)，如果事出緊急，或者負(fù)責(zé)人有過(guò)指示說(shuō)有電話(huà)就告訴他的話(huà)，在便條上寫(xiě)“xx公司xx來(lái)電話(huà)有急事找您”，遞過(guò)去并接受指示。這樣的時(shí)候不要忘記要說(shuō)：“對(duì)不起打擾您談話(huà)（開(kāi)會(huì)）了�！�
【留言條】
留言便條上要正確書(shū)寫(xiě)接電話(huà)的日期、時(shí)間、對(duì)方的公司名、部門(mén)、姓名、留言，最后接電話(huà)的人的名字也一定要寫(xiě)上。然后放到負(fù)責(zé)人辦公桌上顯眼的位置，等本人回來(lái)以后，再口頭告知有電話(huà)的事。
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