接打電話的文明禮儀

         接打電話的文明禮儀

　　接打電話要“禮貌”、“簡沽”和“明了”。在辦公室打點好，不可過久占線。

　　1.打電話

　　在打電話之前，請做一下準(zhǔn)備，將所要說的問題和順序整理-下，這樣打起電話來就不會羅嗦或遺漏。

　　撥通電話后，應(yīng)當(dāng)先自報家門和證實一下對方的身份。如果你找的人不在，可以請接電話的轉(zhuǎn)告。這時可以先說一句：“對不起，能不能麻煩你轉(zhuǎn)告XXX”然后將你所要轉(zhuǎn)告的話告訴對方，最后向?qū)Ψ街轮x，并且問清對方的姓名。切不要“咔嚓”一聲就把電話給掛了。即使你不要求對方轉(zhuǎn)告，你也應(yīng)說一聲：“謝謝，打擾你了。”

　　如果你打的'電話是要通過總機(jī)轉(zhuǎn)接的，應(yīng)對總機(jī)值機(jī)員說一個“請”字，“請轉(zhuǎn)XXX分機(jī)”。

　　打電話的時間，要考慮到對方是否方便。最好在早上八時后及晚上十點前，午間最好也不要打電話。

　　打電話時，要適當(dāng)控制聲音和語氣，不可大聲嚷嚷，高聲笑談，也不能一驚一詫，也不能鬼鬼祟祟，無端吸引他人注意，影響他人工作。話筒要輕拿輕放，不宜用力摔掛。

　　2.接電話

　　當(dāng)聽到電話聲響起時，應(yīng)迅速起身去接，拿起昕筒，可先自報一下家門：“您好!這兒是XXX部門，請講。”作為接話人，通話過程中要仔細(xì)聆聽對方的講話，并及時作答，給對方積極的反饋。通話結(jié)束時，接話人應(yīng)等對方掛上電話后再放下話筒。

　　如果電話找其他人，應(yīng)弄清對方是誰，找誰，以便與其聯(lián)系，并告知對方“稍等片刻”，并迅速找接話人。如果呼喊距離較遠(yuǎn)的人，可用手輕捂話筒，然后再呼喊接話人。如果接話人不在，打電話的人要求你轉(zhuǎn)告的話，你應(yīng)做好電話記錄，記清：1.打電話者的姓名、單位; 2.轉(zhuǎn)告的具體內(nèi)容; 3.是否需要回電，以及回電號碼、時間; 4.對方打電話時的日期、時間。記錄完畢后，最好向?qū)Ψ綇?fù)述一遍，以免遺漏或記錯。

　　同時有兩個電話接待，而辦公室內(nèi)只有一人時，-般可先接聽首先打進(jìn)來的電話，向其解釋并征得同意后，再接昕另一個電話，并讓第二個電話留下電話號碼，告之稍后主動與其聯(lián)系。然后再迅速接昕第一個電話。如果兩個電話中有一個較另一個更為主要，則應(yīng)先昕重要的一個，一般先聽長途再昕市內(nèi)的、先昕緊急的再昕一般的。切不可同時昕兩個，與一個交談，而讓另一個在線上空等。

　　當(dāng)接到拔錯的電話時，應(yīng)禮貌地告訴對方“您打錯了”，對方若說“對不起”，你可以回答“沒關(guān)系，再見!”

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