2015企業(yè)公文寫作基礎知識

　　企業(yè)公文是在生產(chǎn)經(jīng)營和行政管理等過程中形成的具有強制執(zhí)行效力和規(guī)范體式的公務文書，是傳達貫徹黨和國家的方針、政策，貫徹落實企業(yè)戰(zhàn)略部署、經(jīng)營方針，發(fā)布規(guī)章制度，施行行政措施，請示和答復問題，指導、布置和商洽工作，報告情況和進行經(jīng)營活動等的重要工具和歷史資料。

　　一、 公文種類

　　公文種類主要分為：決定、通知、通報、通告、報告、指示、請示、批復、意見、公函、會議紀要等種類。

　　(一)決定 適用于對重要事項或重大行動做出安排，獎懲有關單位及人員。

　　(二)通知 適用于批轉所屬部門/公司的公文，轉發(fā)上級主管部門和不相隸屬單位公文;發(fā)布規(guī)章制度;要求所屬部門/公司辦理和需要周知或共同執(zhí)行的事項;任免干部等。

　　(三)通報 適用于表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或情況。

　　(四)通告 適用兩個方面：一是公布應當遵守的事項，其內容帶有明顯的法制性、規(guī)定性，有關單位和個人都必須嚴格執(zhí)行;二是公布應知的事項，其內容只有告知性。

　　(五)報告 適用于向上級主管部門匯報工作、反映情況、提出意見或建議，答復上級機關的詢問。

　　(六)指示 適用于對下級布置重要工作，同時要闡明工作活動的原則時。

　　(七)請示 適用于向上級主管部門請求指示、批準。

　　(八)批復 適用于答復所屬部門/公司、群眾組織請示事項。

　　(九)意見 適用于對重要問題提出意見和處理辦法。

　　(十)公函 適用于不相隸屬單位之間相互商洽工作、詢問和答復某一事項或某些業(yè)務性、臨時性的問題等。

　　(十一)會議紀要 適用于記載、傳達會議情況和議定事項。

　　二、公文格式

　　公文一般由秘密等級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機關標識、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標題、主送機關、正文、附件說明、成文日期、印章、附注、附件、主題詞、抄送機關、印發(fā)機關和印發(fā)日期等部分組成。

　　(一)涉秘公文應當標明密級和保密期限，其中，“絕密”、“機密” 級公文還應當標明份數(shù)序號。

　　(二)緊急公文應當根據(jù)緊急程序分別標明“特急”、“急件”。

　　(三)發(fā)文機關標識應當使用發(fā)文機關全稱或者規(guī)范化簡稱;聯(lián)合行文，主辦機關排列在前。

　　(四)發(fā)文字號應當包括機關代字、年份、序號。聯(lián)合行文，只標明主辦機關發(fā)文字號。

　　(五)上行文應當注明簽發(fā)人、會簽人姓名。其中，“請示”應當在附注處注明聯(lián)系人的姓名和電話。

　　(六)公文標題應當準確簡要地概括公文的主要內容并標明公文種類，一般應當標明發(fā)文機關。公文標題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外，一般不用標點符號。

　　(七)主送機關指公文的主要受理機關，應當使用全稱或者規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。

　　(八)公文如有附件，應當注明附件順序和名稱。

　　(九)公文除“會議紀要”和以電報形式發(fā)出的以外，應當加蓋印章。聯(lián)合上報的公文，由主辦機關加蓋印章;聯(lián)合下發(fā)的公文，發(fā)文機關都應當加蓋印章。

　　(十)成文日期要用漢字將年、月、日標全，“零”寫為“O”。成文時間以領導人簽發(fā)的時期為準;聯(lián)合行文，以最后簽發(fā)單位領導人的簽發(fā)時期為準;干部任免以會議通過日期為準。

　　(十一)公文如有附注(需要說明的其他事項)，應當加括號標注。

　　(十二)公文應當根據(jù)內容標注主題詞，主題詞應控制在5個詞組之內。

　　(十三)抄送機關指除主送機關外需要執(zhí)行或知曉公文的其他機關，應當使用全稱或者規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。

　　(十四)文字從左至右橫寫、橫排。公文用紙一般采用國際標準A4型 (210mm×297mm)，左側裝訂。張貼的公文用紙大小，根據(jù)實際需要確定。

　　三、行文要求

　　(一)行文應當注重必要性和實效性，堅持少而精的原則。

　　(二)行文關系根據(jù)職權范圍、隸屬關系確定，一般不得越級請示或報告。

　　(三)“請示”應當一文一事，只寫一個主送單位。如需要同時送其他單位，應用抄送形式，原則上不得同時抄送下屬單位。

　　(四)報告不得夾帶請示事項。

　　(五)主送上級主管單位的公文，用“請示”或“報告”;向無隸屬關系的有關部門洽談工作、詢問和答復問題、請求批準等，行文用“函”，只主送一個單位，其他有關單位抄送。

　　四、草擬公文應注意以下事項

　　(一)內容要符合國家的法律、法規(guī)，符合黨的方針、政策，符合上級主管部門和本企業(yè)的有關規(guī)定和實際。

　　(二)情況確實、觀點明確、條理清楚，層次分明，文字精煉，用詞恰當，標點準確，篇幅力求簡短。行文關系恰當，公文格式得當，使用規(guī)范化簡稱。

　　(三)涉及國家秘密和企業(yè)秘密事項的公文要依據(jù)《中華人民共和國保守國家秘密法》規(guī)定，準確劃定密級，按要求明確標明密級及保密期限。

　　(四)人名、地名、數(shù)字、行文要準確。時間應寫具體的年月日。引用公文先引標題，后引發(fā)文字號。

　　(五)行文要使用國家法定計量單位。數(shù)字，除成文時間、部分結構層次、序數(shù)和詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為語素的數(shù)字必須使用漢字外，應當使用阿拉伯數(shù)碼。

　　(六)公文中章節(jié)序數(shù)的寫法一般按下列順序排列：第一層為“一”，第二層為“(一)”，第三層為“1”，第四層為“(1)”。

　　(七)文稿一律用鋼筆、簽字筆書寫或計算機打印稿，原稿一并附后。

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