企業檔案的管理制度范本（通用30篇）

　　在日常生活和工作中，制度對人們來說越來越重要，制度就是在人類社會當中人們行為的準則。制度到底怎么擬定才合適呢？以下是小編精心整理的企業檔案的管理制度范本，歡迎閱讀與收藏。

　　企業檔案的管理制度 1

　　一、本辦檔案材料（包括音像檔案資料，下同）由綜合科和有關業務科集中統一管理，任何個人不得私自存放。

　　二、檔案的收集、整理、移出、銷毀必須按《檔案法》和上級檔案管理部門有關規定辦理，嚴禁擅自銷毀或出售檔案。

　　三、凡是調閱檔案，一律憑單位介紹信，經檔案管理人員審核后，方可提供查閱。

　　四、檔案必須在檔案所在科室內查閱，不得出借，如有特殊情況需出借、復印、抄錄等，須經分管副主任同意后方可進行。

　　五、嚴禁檔案使用者私自抄錄、復印、涂改、拆開、撕毀檔案。檔案管理人員應當在調閱者歸還檔案時進行必要的.檢查，確保檔案完好無損。

　　六、本局全體工作人員必須嚴格執行黨和國家的保密、保衛制度，杜絕檔案中機密文件和材料遺失、泄密事故的發生，確保檔案安全。

　　七、檔案存放處要保持清潔衛生，存放檔案要井然有序，排列有系統化，以便調閱。

　　八、檔案管理人員因工作調動，須按規定辦理交接手續。

　　企業檔案的管理制度 2

　　為加強公司檔案業務管理，進一步提高檔案管理水平，保證檔案的系統性與完整性，完善檔案借閱手續，使公司檔案管理達到規范化、合理化、標準化，更好地為公司各項工作服務，結合實際情況，特制定本制度，具體內容如下：

　　一、檔案管理的范圍

　　本公司所有需要歸檔的文件資料，包括：對公司在經營活動中形成的包括行政事務、企業管理、勞動人事、培訓教育、安全管理、后勤服務、外事工作等有保存價值的原始材料，在生產經營管理上形成的經營決策、計劃工作、統計工作、物資管理、產品銷售、財務管理、生產調度、設備工裝（模具）管理、能源管理等方面有保存價值的原始材料。

　　二、檔案的管理部門

　　公司綜合事務部為檔案管理的職能部門，負責公司各類檔案的管理工作。對公司各類檔案進行收集、整理和歸檔。各部門根據工作需要配備專（兼）職檔案管理人員，負責檔案進室前的收集、整理和保管工作。各部門的檔案管理人員應按照明確的歸檔時間和歸檔范圍，定期向檔案管理部門移交檔案，確因工作需要繼續使用的文件資料，原件移交檔案室，使用部門留存復印件。接收檔案必須認真驗收，并辦理交接手續，維護檔案的完整與安全，使檔案更好地為公司各項工作服務。

　　三、檔案的分類

　　在切實遵循《中國檔案分類法》前提下，根據公司實際情況，將所涉及的檔案劃分為十大類：

　　1、行政管理。

　　2、人事管理。

　　3、財會檔案。

　　4、生產經營管理。

　　5、技術質量安全管理。

　　6、基建檔案。

　　7、外來文件。

　　8、聲像檔案。

　　9、實物檔案。

　　10、其他檔案。

　　財會檔案是公司財務工作過程中形成的憑證、賬簿、報表等相關資料的收集、整理、歸檔。

　　實物檔案是公司各類活動中形成的如模型、樣品、贈品、證書、獎杯獎旗等實物。以上十類檔案中，每一大類檔案內容又要根據需要及實際情況分成若干小類進行管理。

　　四、歸檔要求

　　1、歸檔的文件材料要完整、系統、準確。

　　2、歸檔的文件材料必須是原件。如是傳真件等不易保存的文件材料，應留復印件，并將復印件與原件一起存檔，并加以說明。

　　3、存檔的文件、材料應按照自然形成、保持歷史聯系的原則，并按立卷要求特征及文件內容進行科學分類、立卷和編目編號。

　　4、檔案名稱的填寫要注意內容準確，文字簡練通順，結構完整，必須揭示卷內文件的內容和成份，并區分保管期限。卷內文件應按問題或文件形成的時間系統地排列，按順序編號，填寫“卷內目錄”。目錄各項必須填寫清楚（一律使用黑色中性筆填寫），字跡工整、清晰，裝訂整齊。

　　5、檔案盒（袋）內文件的排列：檔案袋內文件應區分不同情況進行排列，密不可分的文件依序排列在一起，即章程、批文在前，計劃、總結在后；正本在前，附件在后；印件在前，定稿在后；案件材料中結論性材料在前，依據性材料在后。其它文件按文件的'重要程度或形成時間先后排列。

　　6、文件歸檔份數：一般歸檔1份，重要的和經常使用的文件歸檔2份或3份。對無保存價值和重復文件，需要辦理銷毀手續。

　　7、歸檔時間：部門或責任人應于相關工作結束后立即（最遲一周內）將應立卷歸檔的文件整理立卷，向公司檔案管理部門移交歸檔。

　　五、檔案的查閱和借閱

　　1、查閱檔案應填寫檔案查閱登記表，寫明查閱時間、查閱內容、查閱目的等。有關人員應在檔案室內查閱檔案資料，閱后及時歸還。

　　2、查閱檔案資料時一般不得對其進行復制。確有特殊情況必須復制的，應填寫檔案資料復制申請單，經所在部門經理簽署意見后方可復制。

　　3、原則上本公司內部工作人員因工作需要都可以借閱，但必須由所在部門出具借閱申請并由部門經理簽名認可。借出檔案時應注意檔案的密級要求以及借閱人的相關權限。借閱檔案時應做到以下幾點：

　　（1）借閱者不得自拿、自取、自放檔案，嚴禁擅自打開檔案柜翻閱查找。

　　（2）按規定辦理登記手續，定期歸還，確因工作需要不能按時返還的，需辦理續借手續，否則按管理規定停止借閱。

　　（3）要愛護檔案，不得丟失，并注意保密，不得擅自轉借他人。

　　（4）所借檔案不得隨意折疊和拆散，嚴禁對檔案隨意更改、涂寫。

　　（5）借出和歸還檔案時，應辦理清點手續，由檔案管理員和借閱者當面核對清楚。

　　（6）檔案如有丟失、損壞或泄密，要立即追究當事人責任。

　　（7）調離本單位的工作人員，必須清理移交檔案文件后方可辦理調離手續。

　　六、檔案的移交

　　檔案移交必須辦理移交手續，填寫移交清單，經移交人簽字，接收方核對簽收。

　　七、檔案的保管

　　1、要做好檔案的防火、防蟲、防盜、防塵、防陽光直射“五防”工作。

　　2、檔案柜所在辦公室嚴禁吸煙。

　　3、檔案管理人員要定期對檔案進行安全檢查，發現問題要及時向領導報告，并采取補救措施。

　　4、對于不易繼續保存的檔案資料，應及時予以復制；對于已破損的檔案資料應及時予以修復。為做好檔案的提供和利用工作，所有文件資料均應按照其分類組卷，并按照其性質分為短期、長期、永久三類分別保管。

　　5、檔案管理人員要做好檔案資料的保密工作，檔案管理部門除外，其他各部門人員不得查閱與自己工作內容無關的檔案資料。

　　八、檔案的銷毀

　　公司對各類檔案每二年進行一次鑒定。對超過保管期并經鑒定無保留價值的檔案做出銷毀處理意見，報總經理批準后予以銷毀。

　　企業檔案的管理制度 3

　　為了加強和規范會計檔案管理，建立健全會計檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等管理制度，保證會計檔案妥善保管、有序存放、方便查閱，嚴防毀損、散失和泄密，根據《會計法》和《會計檔案管理辦法》的規定，結合本單位工作實際情況，特制定本制度。

　　第一條會計檔案的歸檔范圍。

　　會計檔案是指會計憑證、會計賬簿、財務報告、會計年度數據備份盤、會計核算系統軟件、操作人的密碼等會計核算專業資料，是記錄和反映單位經濟業務的重要史料和證據。具體包括：

　　（一）會計憑證類。包括原始憑證、記賬憑證、匯總憑證、其他會計憑證。

　　（二）會計賬簿類。包括總賬、明細賬、日記賬、固定資產明細賬、輔助賬簿、其他會計賬簿。

　　（三）財務報告類。包括月度、年度財務報告、其他財務報告，報告中要有會計報表、附表、附注及必要的文說明。

　　（四）其他類。包括銀行存款余額調節表、銀行對賬單、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊及其他在會計核算工作中直接形成的對國家和社會及各核算單位具有保存價值的會計核算資料。

　　第二條會計檔案的整理。

　　會計年度終了后，應將裝訂成冊的會計檔案進行整理立卷。各種會計檔案應按會計檔案材料的關聯性，分門別類地組成幾個類型的案卷，將各卷按順序編號。

　　（一）會計憑證

　　（1）按月立卷：每月末將裝訂成冊的憑證，統一登記案卷目錄，每月立卷一份。

　　（2）分散裝訂：根據憑證的多少，分散裝訂，做到整齊、牢固、美觀。

　　（3）裝訂封面的所有內容要填寫齊全，包括：單位名稱、年度、月份、起止日期、號碼、裝訂人簽章等。

　　（二）會計賬簿：各種會計賬簿辦理完年度結賬后，除跨年使用的賬簿外，其它均需整理妥善保管。

　　（1）會計賬簿在辦理完年度結賬后，只在下一行的.摘要欄填寫“結轉下年”樣，不填其它內容。

　　（2）會計賬簿在裝訂前，應按賬簿啟用表的使用頁數，核對各個賬戶賬面是否齊全，是否按順序排列。

　　（3）活頁賬簿去空白頁后，將本賬面數項填寫齊全，撤去賬殼，用堅固耐磨的紙張做封面、封底，裝訂成冊。不同規格的活頁賬不得裝訂在一起。

　　（4）會計賬簿的裝訂順序：

　　a、會計賬簿裝訂封面；

　　b、賬簿啟用表；

　　c、賬戶目錄；

　　d、按本賬簿頁數，順序裝訂項頁；

　　e、會計賬簿裝訂封底。

　　（5）裝訂后的會計賬簿應牢固、平整、不得有折角，掉頁現象。

　　（6）賬簿裝訂的封口處，應加蓋裝訂人印章。

　　（7）裝訂后，會計賬簿的脊背應平整，并注明所屬年度及賬簿名稱和編號。

　　（8）會計賬簿的編號為一年一編，編號順序為總賬、現金日記賬、銀行存款日記賬、分戶明細賬、輔助賬。

　　（三）會計報表

　　會計報表編制完成并按時報送后，留存報表均應按月裝訂成冊，年度終了統一歸檔保管。

　　第三條會計檔案的歸檔保管。

　　（一）當年的會計檔案在會計年度終了后，可暫由業務人員保管一年，期滿后轉入檔案室并由專人保管。

　　（二）會計檔案管理人員負責全部會計檔案的整理、立卷、保管、調閱、銷毀等一系列工作。

　　（三）機構變動或檔案管理人員調動時，應辦理交接手續，由原管理人員編制會計檔案移交清冊，將全部案卷逐一點交，接管人員逐一接收。

　　（四）磁性介質會計資料的歸檔。年度終了，系統管理員將當年賬簿、報表等會計電算化資料備份并詳細標注，裝盒交檔案室歸檔。包括：會計年度數據備份盤；同期的操作系統、相關應用程序軟件及會計核算系統軟件；操作人的密碼、操作日志等其他會計資料。會計檔案磁性資料保管期限與書面資料一致。會計軟件保管期截止該軟件停止使用或有重大更改后五年。以磁性介質保存的會計資料，根據保管期限，由系統管理員定期復制，且應標識清楚，雙份歸檔，異地存放。

　　第四條會計檔案的保管期限。

　　會計檔案的保管期限分為永久保存和定期保存兩類。定期保存的會計檔案其保存期限從會計年度終了后的第一天算起，分為3年、5年、10年、15年、25年5類。詳見附表一。

　　第五條會計檔案的借閱。

　　（一）建立會計檔案清冊和借閱登記清冊。

　　（二）凡需借會計檔案的人員，須經領導批準后，方可辦理調閱手續。

　　（三）借閱會計檔案人員，不得在案卷中標畫，不得拆散原卷冊，更不得抽換。

　　（四）借閱會計檔案人員，不得將會計檔案攜帶出外，特殊情況，須經局領導批準，需要復制會計檔案的，須經局領導批準后方可復制。

　　第六條會計檔案的銷毀。

　　保管期滿的會計檔案，除本辦法第七條規定的情形外，按照以下程序銷毀：

　　（一）會計檔案保管期滿，由檔案管理人員會同財務人員提出銷毀意見，編制會計檔案銷毀清冊，列明銷毀會計檔案的名稱、卷號、冊數，起止年度和檔案編號、應保管期限、已保管期限、銷毀時間等內容。

　　（二）局分管領導要在會計檔案銷毀清冊上簽署意見、

　　（三）銷毀會計檔案時，應由同級檔案機構、財政部門和審計部門派人員監銷。

　　（四）監銷人在銷毀會計檔案前，應當按照會計檔案銷毀清冊所列內容清點核對所要銷毀的會計檔案。銷毀后，應當在會計檔案銷毀清冊上簽名蓋章，并將監銷情況報告本單位負責人。

　　第七條保管期滿但未結清的債權債務。

　　原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證，不得銷毀，應當單獨抽出立卷，保管到未了事項完結時為止。單獨抽出立卷的會計檔案，應當在會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。

　　在建項目尚未完成的會計檔案，保管期限已滿也不得銷毀。

　　第八條會計檔案的移交。移交會計檔案，雙方應當辦理會計檔案交接手續。

　　移交會計檔案時，應當編制會計檔案移交清冊，列明應當移交的會計檔案名稱，卷號、冊數，起止年度和檔案編號，應保管期限，已保管期限等內容。

　　交接會計檔案時，交接雙方應當按照會計檔案移交清冊所列內容逐項交接，并由交接雙方的單位負責人監交。交接完畢后，交接雙方經辦人和監交人應當在會計檔案移交清冊上簽名或蓋章。

　　第九條會計檔案的保管要采取嚴格的安全措施。

　　檔案室要做到防火、防盜、防水、防光、防高溫、防塵、防蟲、防鼠，磁性介質資料要做到防磁、防雷。重要資料實行雙備份，一份存檔案室，另一份異地存放。磁性介質資料應定期復制。經過系統整理以后的檔案要入庫上架，排架管理，按全宗號順序依次排列，自左向右，自上而下地進行排列，環境保持通風透光。

　　第十條檔案管理人員做好會計檔案的保密工作，遵守保密制度。

　　企業檔案的管理制度 4

　　第一章基本原則

　　第一條為了提高檔案管理水平，有效地保護和利用檔案，更好地為我公司各項工作服務，根據中共中央組織部、國家檔案局發布的《干部檔案工作條例》特制定本制度。

　　第二條人事檔案工作是企業組織人事工作的重要組成部分，也是企業檔案工作的重要組成部分。它是為貫徹執行黨的干部路線、方針、政策是為先賢舉能，知人善任，歷史地全面地考察了解和正確選拔使用干部服務的。

　　第三條人事檔案是企業人事管理等有關部門按照黨的政策，在工作中形成的記載個人經歷、政治思想、品德作風、業務能力、工作表現、工作實績、工資待遇等內容的文件材料，是人力資源管理與開發的重要依據，是反映個人成長歷史的憑證和依據，應由公司人力資源處人事檔案室集中統一管理。

　　第四條在人事檔案管理工作中，必須嚴格貫徹執行黨和國家的有關檔案保密的法規和制度，嚴密保管，確保檔案的完整與安全。

　　第二章體制、任務和人事檔案干部

　　第五條人事檔案是企業檔案的一個組成部分，集中納入人力資源處統一管理，業務工作接受公司黨委領導和上級有關業務部門的檢查指導。

　　第六條人事檔案室的任務是貫徹落實黨和國家關于人事檔案工作的方針政策、制定企業人事檔案工作規章制度，負責接收、鑒別、整理、保管、轉遞、提供利用公司各級員工的人事檔案。

　　第七條人事檔案工作人員要認真學習馬列主義、毛澤東思想，堅持四項基本原則，作風正派，責任心強，刻苦鉆研業務，不斷提高政治、業務素質，努力做好本職工作。

　　第三章人事檔案材料的收集范圍與歸檔要求

　　第八條為了使人事檔案能夠真實地全面地反映個人全貌，人事檔案室要經常通過有關部門收集全公司員工的工作調配、干部任免、職稱職務評聘、考察、考核、培訓、獎懲、工資待遇等工作中形成的反映個人德、能、勤、績的文件材料，充實檔案內容。

　　第九條公司各級黨委（總支）、各廠、各處室（科室）要建立主動送交人事檔案材料的工作制度，并由各單位黨委（總支）的人事干事、組織干事負責收集各單位的歸檔材料，屬于歸檔范圍的人事檔案材料，在材料形成后，經有關部門審查簽章后送交人事檔案室歸檔，員工在公司工作期間形成的各類材料必須在離公司前全部移交檔案館。

　　第十條收集的`人事檔案材料，必須經過認真的鑒別，屬于歸檔的材料應真實準確，完整齊全，文清楚，對象明確，手續完備、具有保存價值。需經組織審查蓋章或本人簽的，應在蓋章簽后方能歸入人事檔案。

　　第十一條不屬于檔案范圍的材料，不得擅自歸檔，經過鑒別，可分別情況予以處理。凡銷毀材料必須詳細登記，并報請人力資源處負責人審查批準，由專人負責監銷。

　　第十二條人事檔案材料，須統一使用十六開規格的辦公用紙，不得使用圓珠筆、鉛筆、或紅色及純藍色墨水和復寫紙書寫。

　　第四章人事檔案的管理和利用

　　第十三條人事檔案室對收集的人事檔案材料按規定進行整理，并按在職人員檔案、離退休人員檔案、死亡檔案進行分類、編號、排架。人事檔案室對不屬于上述范圍人員的人事檔案應進行代管，并按有關部門的規定收取管理費。

　　第十四條對人事檔案應建立登記和統計制度，建立各類檔案名冊。每半年檢查核對一次檔案，做到檔號與檔案名冊編號一致，發現問題及時解決。嚴格執行保密制度，確保檔案的絕對安全和準確無誤。

　　第十五條根據安全保密，便于查找的原則，人事檔案應嚴密科學地保管。檔案庫房應是堅固的，具有八防等安全設施和措施的專用檔案庫房，配置鐵質檔案柜。庫房內應保持清潔，整齊和適宜的溫濕度。

　　第十六條檔案卷皮，目錄和檔案袋的樣式、規格按標準制作，干部檔案的整理嚴格按照中央組織部下發的《干部檔案整理工作細則》和有關規定執行。

　　第十七條嚴禁任何人私自保管他人檔案，人事檔案干部不得保管本人和親屬的檔案。不得在電話里泄露檔案內容。

　　第十八條做好檔案管理的各項基礎工作，編制檢索工具，逐步實現人事檔案的現代化管理，便于提供利用。

　　第十九條凡需從人事檔案中取證或辦理公證，必須由人事檔案室辦理。有關材料應認真核實簽署意見并加蓋“濟南啤酒集團總公司人力資源處”公章，方能有效。

　　第二十條對人事檔案的接收、傳遞必須嚴格手續，有案可查。查借閱人事檔案應嚴格按檔案室制定的《人事檔案查（借）閱制度》辦理。

　　第五章檔案的轉遞

　　第二十一條人事檔案應通過機要交通渠道轉遞或派專人傳送，不準郵寄或交本人自帶。如外單位派專人來提取，必須持人事或組織部門出具的介紹信，一般介紹不予辦理。

　　第二十二條如《調檔通知》調出人員要求轉遞檔案，必須經人力資源處負責人同意簽署意見方可轉出。有關部門同時把本人的現實表現、體檢表或技術檔案轉入人事檔案室，由人事檔案室統一轉遞。檔案轉出后，逾期一個月未見對方退回回執應寫信催回，以防丟失。

　　第二十三條為使人事檔案能夠隨著公司的人事變動，干部職務變動而及時調整，公司人力資源處應將人事變動情況、干部調動單位和任免通知及時通知人事檔案室。因商調而轉出檔案后，人力資源處應及時通知人事檔案室此人是否商調成功，如未商調成功有關部門應在一個月以內追回檔案，最多不超過三個月。

　　第二十四條公司員工因辭職、退職、自動離職或被學校解除合同、終止合同、除名、開除等，在沒收到人力資源處轉來的轉遞檔案通知單前，其檔案仍由人事檔案室保管；但要從處理決定下達之日算起，按有關部門的收費規定收取檔案保管費。

　　第二十五條公司各單位、部門應積極配合檔案室做好員工檔案的轉遞工作，學生分配單位有變化時應及時通知檔案室，以使檔案能正確投遞。

　　企業檔案的管理制度 5

　　一、牢固樹立保密觀念，嚴格遵守黨和國家的'保密制度，嚴防失密、泄密事故發生。

　　二、不得向與工作無關人員談論檔案內容，不準用電話、傳真提供密秘級以上檔案。

　　三、凡借閱秘密級以上檔案，須經主管領導及檔案館長批準，未經批準不得借出、復制或摘抄。

　　四、檔案人員不得隨意丟放、擅自提供、抄錄、公布、損毀、丟失、涂改、偽造或銷毀檔案、絕密檔案要單獨保管。

　　五、密級檔案要經常查對，失泄密時要及時上報局主管領導，并對責任者進行追究處量。

　　六、非檔案工作人員不得進入檔案庫房。

　　七、任何人不準私自保存檔案或攜檔案進入公共場所。

　　八、檔案管理人員應熟知本局各類檔案的密級劃分，調密級檔案時，不少于兩名工作人員。

　　九、檔案在傳遞時應以機密件通過機要通信轉出，或由檔案人員二人以上專呈遞送。

　　企業檔案的管理制度 6

　　1.目的作用

　　公司的文秘檔案資料是公司行政辦公和經營活動中不可缺少的要素。為了加強對文秘檔案的管理，理順工作程序，明確工作職責，杜絕資料流失，特制定本制度。

　　2.管理職責

　　2.1行政管理部是公司文秘檔案的歸口管理部門，負責文秘檔案管理制度的貫徹及在各部門的執行檢查，加強對文秘檔案室的業務領導和工作實務指導。

　　2.2各部門所負責的部門內部檔案資料，應有專人兼管。同樣也應執行本制度所規定的各項條款要求。

　　2.3文秘檔案室是公司對文秘檔案的專管機構，在行政管理部的領導下，其管理的主要職責為：

　　2.3.1制定或參與制定關于文秘檔案管理方面的規章制度。

　　2.3.2協助行政管理部長對各職能部門文件資料歸檔管理的指導監督。

　　2.3.3負責對永久行文秘檔案向有關檔案機構的移交工作。

　　2.3.4總結經驗，改善工作方法，提高管理技能和工作效率，使公司文秘檔案資料能夠充分得到利用，為經營服務產生收益。

　　3.歸檔資料的'范圍、內容

　　3.1計劃性文件資料

　　包括公司戰略規劃、經營計劃、各職能部門的工作規劃、計劃。

　　3.2批示性文件材料

　　包括公司各類標準、指標，如計劃指標、考核標準、技術標準等；公司管理層在生產經營中的各類命令、工作指示、調度記錄等。

　　3.3法規性文件

　　包括政府、行業、上級制定和頒發的各種需公司貫徹和執行的規定、要求、標準等文件；公司內部制定的各類規章制度。

　　3.4公司的重大決議

　　包括由公司股東大會、董事會、監事會、總經理辦公會議及其他重要的行政辦公會議所形成的文件和會議材料、會議記錄等。

　　3.5總結性文件

　　包括公司經營活動中年度、季度、月度的工作總結；下屬單位的工作總結及單項性的各種總結報告。

　　3.6憑證性材料

　　包括公司各職能部門在經營活動中形成的各類原始記錄、憑證、臺帳等。如產量記錄、質量記錄、設備保養維護記錄，以及材料能源消耗等、產品銷售、合同書、協議書等原始記錄和文本。

　　3.7匯報性材料

　　包括公司向各上級主管單位的匯報材料、統計報表、財務報表等；公司領導在外部公共場所發言或發布的各類文書資料等.

　　3.8勞資人事資料

　　包括公司的人事任命、人事調整、認識考勤、人才引進和培訓考核、工資核定記錄等相關資料。

　　3.9調研性資料

　　包括市場調研、開發調研、行業及競爭對手資料、供應商經銷商資料、公司內部各策劃方案的技術經濟論證材料等。

　　3.10聲像制品資料

　　包括經營活動中、文化活動中、以及員工在外學習、考察時或外單位提供的以聲像形式記錄下來的對公司經營活動產生作用的各種資料。

　　3.11證件性文書資料

　　包括法人營業執照、土地使用許可證、產品檢疫證、衛生許可證、出口許可證、產品質量認證、各類榮譽牌匾和證書、資產資料如汽車使用和房屋建筑等批文證照。

　　3.12饋贈行資料

　　包括上級領導、名人、友人、協作單位提供和贈送的題詞、書畫、文獻資料、有紀念意義的各種工藝制品等。

　　4.文件資料的立卷歸檔

　　4.1檔案的收集

　　4.1.1凡屬本制度第三條所涵蓋的文件資料，均應歸檔統一管理，各部門應做好資料的分類立卷，至次年元月底整理歸檔；會計歸檔類在年度終結后，由財務部門編造清冊，每兩年歸檔一次。

　　4.1.2銀行票據由財務部立卷留存；各類報表(應收帳報表、銷售報表等)報相關領導閱后由專人回收并即刻銷毀，只財務部立卷留存。

　　4.1.3業務要貨計劃、往來函等業務傳真、資料由業務部立卷留存。

　　4.1.4各類外來文件、資料由總經理辦公室負責立卷留存；內部文件原則上各部門傳閱后，即由總經理辦公室回收立卷留存。

　　4.1.5公司員工應注意隨時收集各種信息資料，并及時匯總到各部門檔案管理員，員工因公外出參觀學習考察和參加個各種會議回到公司后，應將相關資料全部移交檔案管理員。

　　4.2立卷歸檔的時間

　　4.2.1凡已辦理完畢的具有保存價值的各種文件資料，均應在三日內遞交辦公室立卷歸檔。

　　4.2.2對于某些專門文件，或駐地分散在外的個別業務單位的文件，為方便日常工作，立卷歸檔時間可根據實際情況適當延長。

　　4.3立卷歸檔的要求

　　4.3.1各部門兼職檔案員在規定的歸檔時間內，把整理審定完畢的文秘檔案資料，遞交文秘檔案室立卷歸檔。

　　4.3.2移交檔案要填寫移交清單，移交清單一式兩份，雙方簽字后各執一份。

　　4.3.3歸檔的文件資料必須完整、真實、準確，請示和批復、印本和底稿、正文和附件必須歸在一起。

　　4.3.4立卷時應編制好案卷目錄，把文件的作者、標題、日期等項目填寫清楚，概括而簡潔地擬寫好案卷標題，把案卷內容表達出來，裝訂整齊、牢固，然后還要填寫備考表，注明保管期限。

　　4.3.5填寫案卷一律用炭素黑水鋼筆或毛筆,禁止用圓珠筆或鉛筆,字跡應清楚、準確。

　　4.3.6立卷應以本單位形成的文件為主，根據文件形成的特點，保持文件間的歷史聯系，適當照顧文件的保存價值，使案卷能正確反映企業生產活動狀況和面貌。

　　4.3.7立卷應以同類問題為主，結合其他特征的方法組卷，把有密切聯系的文件組合在一起。

　　4.3.8立卷應把上級文件于本公司文件(除請示、批復外)按保管期限和文件年限分開立卷。

　　4.3.9立卷歸檔后，發現還有需立卷的文件資料，可按立卷原則進行插卷。

　　4.3.10文件組成案卷后，卷內文件應按照一定規律進行排列，系統地反映問題，做到查找方便。

　　4.3.11各種實物檔案(獎品、獎杯、錦旗、獎章、證書、牌匾、饋贈品等)歸檔必須有條件，并保持其完好無損。

　　4.3.12聲像檔案攝錄必須詳細記錄事由、時間、地點、主要人物、背景、攝錄者，歸檔聲像資料必須是原版、原件、清晰、完整。

　　5.文秘檔案的借閱

　　5.1文秘檔案主要供本企業利用，一般不外借。如情況特殊，外單位人需須持介紹信，并經公司領導批準，可查閱無密級檔案。

　　5.2各部門工作人員可直接查閱屬于本部門業務工作范圍得文秘檔案資料。如需查閱非本部門得重要文件和有密級檔案，須經公司領導或原形成檔案得部門領導批準，方可借閱。

　　5.3文秘檔案得借閱者應負責檔案得完整和完好，不得私自影印、復印、翻印，不得擅自拆散、調換、抽取、污損、加注標語，不得轉借，如有違紀，酌情處罰。

　　5.4對珍貴或易損的檔案，應制成復制品提供使用。復制可采取復印、照片、重印副本、摘錄等方式。復制文件應仔細校對，與原稿無誤后，注明檔案編號，然后提供使用。如有必要，給復制件加蓋公章，以示復制件不會有誤。

　　5.5必要時，檔案室應對所提供檔案出具證明，證明材料寫好后應仔細校對和審查，加蓋檔案室印章后才有效。檔案室證明材料只能證明某事在檔案上有無記載，而不能對某事下結論。檔案管理員不可擅自對檔案資料作解釋或下結論。

　　5.6文秘檔案一般不得借出檔案室。如有特殊情況，可以作短期外借，最多為十天，但必須經有關領導批準并辦理借閱手續。如延期借閱時間，須辦理續借手續。逾期不還者，檔案管理員要及時催還。

　　5.7借閱文秘檔案須妥善保管，若有遺失，將根據檔案的價值和數量報公司領導批準后，責令其賠償一切損失。

　　6.文秘檔案保密要求

　　6.1檔案管理員和借閱利用檔案的人員要樹立高度責任心，加強保密意識，雙方共同做好保密工作。

　　6.2檔案分一般檔案和有密級檔案兩類。檔案密級分為絕密、機密、秘密三級。

　　6.3有密級檔案只許在檔案室翻閱，不許帶離本室。有密級檔案復制時，需經公司辦公室主任或副總以上領導批準。

　　6.4有密級檔案只限歸檔人使用，其他人員利用需經辦公室主任或副總以上級領導批準。

　　6.5對已到保密期限的檔案要請相關部門領導和辦公室主任鑒定解密，對解密檔案作一般檔案管理，及時提供利用。

　　6.6外來參觀人員，統一由負責接待人答復問題和辦理所需材料。

　　6.7檔案管理員丟失或擅自提供泄漏檔案機密，應根據情節輕重，給予紀律處分，直到依法追究刑事責任。

　　6.8企業在職工工作人員調離本企業時，需按檔案室要求整理已形成的文件材料，并退還所借檔案，檔案室審查無誤簽字后，才能調離。檔案管理員調離，應由辦公室主任監督辦理，檔案交接之后，方能調離。

　　7.超期檔案的銷毀

　　7.1對超過保存期限的檔案，由檔案管理員登記造冊，經辦公室主任和檔案形成部門領導共同鑒定，報分管副總批準后，按規定銷毀。

　　7.2經批準銷毀的檔案，可單獨存放半年，經驗證確無保留價值時，再行銷毀，以免誤毀。

　　7.3銷毀文件必須在指定地點進行，并指派專人監銷，嚴禁將銷毀的文件作為它用，或作廢紙出售。文件銷毀后，監銷人應在銷毀注冊上簽字。

　　企業檔案的管理制度 7

　　教師業務檔案是教師教學工作基本情況的重要歷史記錄，其主要內容有：教師登記表；統計考核鑒定（包括：考核鑒定表；教學檢查聽課評議情況等）；學術水平包括：論文；教材編寫；科研成果等；專業技術職務動態及獎懲情況等，是教學管理工作中的重要檔案之一。

　　1、教師業務檔案由教務處統一管理，每到學期、學年末，根據責任制考核情況，結合教師的工作實際進行全面考核，分別由教務處長、教學部填寫相應部分。填寫力求實事求是，公正確切。

　　2、查閱和摘抄教師業務檔案需經領導批準，管理員不得泄露檔案中的有關內容。

　　3、核簽的教師業務檔案所載內容，任何人不得隨意涂改和更換。

　　4、教師調離學校時其業務檔案并入本人人事檔案隨調，學校教務處可保留其業務檔案的復印件作為教學資料妥善保存。若有單位外調情況時，憑介紹信允許抄錄。

　　5、教師業務檔案屬永久性保存，必須妥善保管，防止蛀爛，填寫時一律用鋼筆或毛筆，字跡清楚工整。

　　6、教師業務檔案是記載衡量教師教學工作實績和水平的'原始資料，也是教師晉級、提干、職稱評定的重要依據，應嚴格手續，認真對待，不得弄虛作假、含糊敷衍或丟失。

　　企業檔案的管理制度 8

　　一、司法所檔案管理工作由指定人員負責，包括接收、收集、整理、保管。

　　二、各類檔案的組卷要準確。卷內目錄、案卷封面填寫完整準確、字跡清晰美觀，裝訂案卷規范、統一、牢固。

　　三、檔案整理。按規定制定統一的檔案分類編號方案。案卷的排列、編號符合規定要求。

　　四、文件的整理。鑒別沒有存檔利用價值的公文，可報主管領導批準，可定期清退和銷毀。對縣（區、市）司法局的`文件、簡報等資料，要做好歸檔工作，無須存檔要統一銷毀。

　　五、檔案箱、資料柜和檔案資料放置的設備要整齊，做到不同規格分類排列。

　　六、庫房管理。庫房保持清潔衛生，落實防盜、防火、防光、防高溫、防潮、防塵、防鼠等安全措施。

　　七、檔案管理人員要有良好的司法檔案人員職業道德規范、嚴格遵守崗位紀律，嚴格執行檔案保密制度，嚴守國家機密

　　企業檔案的管理制度 9

　　為加強機關檔案的科學管理，保證檔案的完整、準確、系統、安全，提高機關檔案工作效率和工作質量，特制訂以下管理制度。

　　(一)檔案安全保密制度

　　1、檔案管理人員必須遵守保密守則，要嚴守秘密，嚴防泄密、失密。

　　2、檔案管理人員要嚴格執行檔案的查借閱手續，借出的檔案要及時歸檔、核實。

　　3、檔案管理人員要增強保密觀念，經常檢查設施安全保密情況；離開檔案室時，必須鎖好文件資料柜，關好門窗。

　　4、銷毀檔案要登記造冊，經分管副局長簽字批準后方能進行，銷毀時要有監銷人，并履行簽字手續。

　　5、檔案室內嚴禁吸煙，以防火災。

　　(二)檔案保管制度

　　1、檔案室屬機要重地，外人不得隨便進入。

　　2、保持室內衛生整潔，檔案分類排放、排列整齊。

　　3、切實做好防盜、防火、防潮、防塵、防高溫、防強光等工作，室內禁止存放易燃易爆等危險物品。

　　4、檔案管理人員要熟悉庫藏情況，對庫藏檔案和資料的保管情況定期進行檢查核對，做到帳物相符。

　　5、未經批準，任何人不準將檔案帶出庫房，更不準私自摘抄、外傳。

　　(三)檔案利用制度

　　1、檔案管理人員應熟悉所藏檔案的情況，完善檔案檢索工具，及時準確地提供檔案利用服務。

　　2、市水利局本單位工作人員因工作需要，可查閱本部門形成的檔案。查（借）閱局會議記錄，必須經局辦公室主任批準后方可查閱。查（借）閱局黨務資料，須經局黨總支書記或局機關支部書記批準后方可查閱。

　　3、查閱檔案須填寫《檔案借閱登記表》，未履行登記手續，檔案管理員可拒絕查閱。

　　4、外單位查閱本機關檔案，必須持有單位介紹信，并經分管辦公室的局領導批準后方可借閱。

　　5、查閱檔案時，嚴禁涂改、圈劃、抽換、批點、污損、拆卷或增刪檔案內容，不得吸煙。

　　6、歸還檔案時，檔案管理員要認真檢查清點檔案的完好狀況，及時記載檔案的利用情況。

　　(四)立卷歸檔制度

　　1、凡是水利局機關從事各項業務工作，所形成的具有參考利用價值的.各種內容、形式和載體的文書材料，均屬立卷歸檔范圍。任何科室和個人都無權扣壓和銷毀必須歸檔的文件材料。

　　2、歸檔時間。文書檔案一般在每年年底全部收集完整，次年三月底前完成全部整理、立卷歸檔工作。會計檔案一般在會計年度終了一年后移交給財務管理站保管。工程技術檔案一般在工程項目竣工驗收后，由水利科負責收集、整理后移交檔案室，集中管理。各科室聲像檔案要注意隨時歸檔備份，每年12月提供局檔案室存檔。

　　3、立卷歸檔的要求。歸檔的文件材料要保持它們之間的歷史聯系，區分保存價值，分類整理立卷，案卷標題簡明扼要，目錄頁號編制準確，便于保管和利用。凡局機關形成的各類文件材料，歸檔應為原件，且要求做到完整、準確、系統，存檔時由檔案管理人員審查核定。

　　4、各業務科室向局檔案室移交的文檔要有清單，歸檔時，必須履行交接手續，交接雙方及監交負責人應分別在清單上簽字，以備查考。

　　企業檔案的管理制度 10

　　一、文書檔案歸檔制度

　　1、各部門在各項活動中構成的具有價值的文件、材料均屬歸檔范圍，交行政部統一管理。

　　2、各部門構成的文件、材料由兼職檔案員(各部門內勤)收集、審定、整理、立卷。

　　3、歸檔的文件材料應齊全、完整、準確可靠(文件的正文與附件、印件與底稿、請示與批復)無缺頁、破損現象。

　　4、下發文件不僅僅要在硬盤、軟盤中保存留檔，還應留有書面材料存檔。

　　5、凡歸檔的文件務必留原件存檔，書寫整齊，用毛筆、藍黑色鋼筆、碳素筆抄寫，如有不貼合要求的檔案員有權退回原部門重新書寫。

　　6、重要文件如部門需用可進行復印，但原件務必歸檔。

　　7、機關工作人員外出學習、考察、參加會議帶回的文件、一律交辦公室統一登記、立卷、歸檔管理。

　　二、專職檔案工作人員崗位職責制

　　1、認真學習專業知識，貫徹執行<檔案法>、<檔案法實施辦法>，熱愛本職工作，忠于職守，維護黨和國家利益，工作盡職盡責，自覺遵守檔案工作各項規章制度。

　　2、負責公司各種檔案資料的收集、分類、整理、編目、排列、上架、保管、借閱、鑒定、銷毀、移交等工作。檔案質量和工作質量貼合“規范”要求。

　　3、負責公司有關部門檔案工作監督指導、業務培訓工作。

　　4、負責檔案庫房各項制度的落實。

　　5、用心帶給檔案的利用，充分發揮檔案利用效果，認真總結經驗，為領導決策和機關各項工作帶給優質服務。

　　三、兼職檔案工作人員崗位職責制

　　1、各部門配備一名兼職檔案員，負責本部門文件、材料的收集、整理、歸檔立卷工作。

　　2、兼職檔案人員要熱愛檔案工作，熟悉業務，工作認真負責，把好案卷質量關，按時完成兼管檔案的任務。

　　3、兼職檔案員應于次年2月底前，將整理好的檔案向檔案室移交。

　　4、嚴格執行各項檔案管理制度。

　　5、理解本公司專職檔案員的監督指導。努力學習檔案業務知識，不斷提高業務水平。

　　四、部門立卷制度

　　1、凡本部門在各項活動中構成的'文件、具有保存價值的資料均屬本部門立卷歸檔范圍。

　　2、各部門兼職檔案員，負責對本部門的文件資料進行收集、審定、整理、立卷。

　　3、兼職檔案員要嚴格遵守相關的規章制度及各項檔案管理制度，按綜合檔案室提出的各項要求立卷，保證立卷質量。

　　五、檔案保管制度

　　1、各門類檔案由綜合檔案室集中統一管理，配備檔案員負責檔案的保管工作。

　　2、按照檔案管理有關規定，對各類檔案應做到存放合理，排列有序，查找方便。

　　3、檔案員對室藏檔案材料要經常進行檢查，對已到借閱期限尚未歸還的檔案材料，要及時跟蹤追還，防止丟失。

　　4、庫房要持續清潔衛生，溫度要經常持續在14—24℃，相對濕度要持續在45—60%，防止危害檔案的現象發生。

　　5、檔案庫房內做到“八防”即防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲，定期檢查。

　　6、庫房內嚴禁吸煙，嚴禁存放易燃、易爆危險品，停電時，一律用手電照明，不得使用易燃器具。

　　7、與檔案庫房無關人員一律不得進入，隨時關好庫房門窗，確保安全。

　　六、檔案保密規則

　　1、檔案工作人員要提高警惕性，遵守保密紀律，堅持原則，認真執行各項制度。

　　2、凡到綜合檔案室查閱檔案者，都要認真遵守安全保密制度，嚴格履行檔案查閱手續，檔案原則上不準帶出檔案室，確需帶出時須經主管領導批準并在指定時光內歸還檔案室。

　　3、查閱檔案時，不得翻閱與查閱資料無關的文件材料、無關人員不準進入檔案室。

　　4、本公司工作人員不準將文件、材料帶進公共場所和其他場所，不準帶回家中，要及時交給檔案管理部門。

　　5、對于違反保密規定，泄露國家公司機密或造成必須后果者要依據<保密法>的規定，嚴肅處理并追究其職責。

　　七、檔案借閱制度

　　1、借閱檔案要嚴格遵守檔案管理制度，凡借閱者，應自覺履行借閱手續。

　　2、凡借閱檔案，需經主管領導批準。外單位人員借閱檔案，應持單位介紹信，經主管領導同意后，方可辦理借閱手續，并在借閱期限內按時歸還。

　　3、借閱人員對檔案材料妥善保管，注意保密，不得以任何理由轉借他人。

　　4、借閱人員未經領導批準，不得復印、抄寫檔案資料。

　　5、檔案管理人員對歸還的借閱材料要認真進行檢查，確認檔案材料完好無損時，方可辦理歸檔手續。對摘抄、復制的檔案材料，經認真核對，正確無誤時，方能簽字蓋章。

　　6、一旦發現檔案材料在借閱過程中被拆、涂抹或缺失等毀損現象，要及時向主管領導匯報，并追究有關人員的職責。

　　八、其他

　　解釋權歸公司行政人事部。

　　企業檔案的管理制度 11

　　一、查閱利用本館開放檔案、資料者，須持身份證（或工作證、學歷證書）等有效證件，同時填寫查閱登記表；受他人委托者，還須出具他人上述任一證件(含復印、傳真件)及委托查閱申請書。

　　二、查閱重要的或密級檔案，按《檔案保密制度》辦理；查閱本職范圍外的重要檔案，須經辦公室負責人批準；查閱珍貴檔案時，以復印件代替原件利用。

　　三、檔案、資料一般不外借。確因工作需要外借的`，除出具所在單位證明外，須經辦公室負責人或學校分管領導批準，并辦理外借手續（限5天內歸還）；若續借，需辦續借手續。

　　四、帶給利用檔案時，按學校有關規定收費。

　　五、外國組織和人員利用開放檔案、資料，按國家有關規定辦理。

　　六、查閱利用檔案時不得隨意涂改、拆卷或損毀。本室工作人員對違規者，有權給予勸告、責令賠償或其它處置，直至追究法律職責。

　　七、未經主管校領導批準或辦公室授權，任何單位、個人無權公布檔案資料。

　　企業檔案的管理制度 12

　　一、必須設有專門庫房或專柜對各類檔案進行保管。

　　二、檔案庫房是機要重地，除管理人員外，其他人員不得隨意進入檔案庫房。三、庫房要保持清潔和相對溫濕度，以利檔案保管。同時做好“八防”（防火、防盜、防光、防蟲、防灰塵、防潮、防高溫、防有害氣體等）工作。

　　四、庫房內除密集架、檔案裝具和調卷所必須的用具外，不得擺放任何與檔案庫房無關的物品，檔案裝具排放，應做到整齊劃一，符合通風、防塵要求。

　　五、根據檔案庫房情況需要，可配備換氣扇、滅火器等專用設備，并定期保養，使庫房環境處于良好狀態。溫度基本保持在14—24℃，相對濕度40%—60%之間的規定要求。

　　六、檔案室要防止陽光直射，庫房照明光源應用白熾燈；檔案室不應靠近易燃易爆和散發有污染腐蝕氣體的`場所。

　　七、檔案管理人員必須每季度對庫房內的檔案進行核對，做到帳物相符。

　　八、檔案庫房及檔案柜箱鑰匙必須由辦公室專人負責保管，不得丟失。

　　企業檔案的管理制度 13

　　1、檔案的銷毀，是指對沒有保存價值的不歸檔文件和保管期限已滿無須繼續保存的檔案進行銷毀處理。

　　2、檔案銷毀，必須按照國家規定檔案銷毀的標準，嚴格進行鑒定。

　　3、經過鑒定確需銷毀的檔案，必須寫出銷毀檔案內容分析報告，列出檔案銷毀清冊。

　　4、檔案銷毀，必須嚴格執行審批制度，履行批準手續。

　　5、批準銷毀的.檔案，應及時送造紙廠化為紙漿或焚毀，且要有兩人鑒銷；銷毀完畢，鑒銷人要在銷毀清冊上寫明某曰已銷毀并簽名蓋章。

　　6、檔案的銷毀，必須在相應的《案卷目錄》、《檔案總登記簿》和《案卷目錄登記簿》上注明"已銷毀"。

　　企業檔案的管理制度 14

　　第一條設立專門的檔案庫房或檔案柜對檔案進行存放、保管，并指派專人負責，做到“專人專柜”的管理。檔案管理人員應嚴格保守檔案機密，任何人不得擅自進入檔案室，以保證維護檔案的完整性和安全性。

　　第二條檔案室配備檔案柜或密集架，檔案上架排列應科學合理，便于查找。在排列上架時，應按照類別和保管單位的次序，自左向右，自上而下的排列，以便于管理和查找。

　　第三條對照片、光盤、U盤等特殊載體的檔案須配置密封盒和專門的.案卷盒，按編號盒存放在防磁柜。

　　第四條檔案室要做好防火、防盜、防光、防高溫、防潮、防有害氣體、防塵、防蟲等“八防”工作。

　　第五條檔案室在接收同級別人事檔案托管機構或企業移交的檔案后，應對移交檔案進行嚴格檢查，確保后續托管業務能順利開展。

　　第六條確定接收的移交檔案要辦理托管協議，做好編目工作，并及時入庫并及時完成檔案匯總統計、登記電子檔工作。

　　第七條各類外借檔案必須嚴格執行檔案借閱制度，在歸還時要核對是否有遺漏或損害，及時放回原處。

　　第八條定期對庫房檔案進行清理、核對工作，做到帳物相符。對破損、載體變質的檔案要及時進行修補或復制。

　　企業檔案的管理制度 15

　　1、分局所有檔案由綜合檔案是集中管理，不得分散和私人保存。

　　2、各科室應按要求向檔案室移交清潔、全面、完整的檔案。

　　3、文檔人員必須確保檔案的.安全、完整。要定期清點整理檔案資料，對殘缺或變質的檔案及時補充確保完整。要保持檔案室的清潔美觀，搞好檔案室衛生工作。

　　4、檔案室內嚴禁吸煙、大聲喧嘩，不準進行與查閱檔案無關的活動。

　　5、非文檔人員不得自行翻閱檔案。

　　6、參觀人員必須經領導批準，在檔案員的陪同下方可參觀。

　　企業檔案的管理制度 16

　　為了加強我處的檔案管理，理順檔案管理工作程序，明確工作職責，杜絕資料流失，特制定本檔案管理制度。

　　1、辦公室是管理處檔案的歸口管理部門，負責檔案管理制度的貫徹及在各部門的執行檢查，加強對檔案室的業務領導和工作實務指導。

　　2、各股室所負責的部門內部檔案資料，應有專人兼管。

　　3、檔案室是管理處檔案的專管機構，在行辦公室的'領導下，做好檔案管理的相關工作。

　　4、各部門應做好資料的分類立卷，至次年元月底整理歸檔

　　5、各類外來文件、資料由辦公室負責立卷留存；內部文件原則上各部門傳閱后，即由辦公室回收立卷留存。

　　6、員工要注意隨時收集各種信息資料，并及時匯總到各部門歸檔案保管，員工因公外出參觀學習考察和參加個各種會議回到公司后，應將相關資料全部移交辦公室歸案保管或交本股室歸案保管。

　　7、歸檔的文件資料必須完整、真實、準確，印本和底稿、正文和附件必須歸在一起。

　　8、檔案管理員要保證原始資料齊全完整、安全保密和使用方便。

　　9、員工借閱檔案由股室負責人向辦公室領導核批，借閱者要愛護檔案，保持整潔，嚴禁涂改。

　　10、本處以外單位或個人需要調取檔案必須持有證明到辦公室核批才能提檔。

　　企業檔案的管理制度 17

　　為確保統計資料的完整及連續性，加強統計資料的保密管理和有效利用，統計資料實行檔案化管理。

　　一、定期整理統計資料，加強統計資料管理。各種統計資料保存連續完整，及時按照歸檔要求整理、裝訂、編號、管理、移交；及時備份同期計算機統計資料、統計軟件，并保證與紙介質資料一致，積極推行檔案存儲光盤化；能夠將年度統計資料整理成冊。

　　二、設立專門的`檔案櫥，確保檔案資料完好無損。

　　三、各種統計報表和分析資料、原始記錄及有關統計工作的文件、材料做到及時整理，分類入樓，并對歷史統計資料搞好搜集和整理。

　　四、統計人員調動或調整時，要分類別、按時間先后順序搞好交接。交接的資料、材料要列出清單，并由交接雙方簽字。

　　五、各種統計資料要妥善保管，嚴格遵守《統計法》和《保密法》中有關統計資料保密工作的規定，不得亂翻閱，嚴格借閱手續，杜絕統計資料丟失現象的發生。

　　六、按照文書檔案管理標準，及時向綜合檔案室移交，并辦理移交手續。

　　1、綜合檔案室負責全院檔案（不含人事檔案）的管理工作，有關部門按規定立卷后向綜合檔案室移交。

　　2、實行科學管理，檔案庫房內櫥具、設備放置整齊合理。檔案排列整齊美觀、條理系統，編號科學規范、查找方便。

　　3、定期對檔案進行檢查、修復、整理，保持整潔完好。

　　4、檔案的接收和移出都必須手續完備，室藏檔案必須賬物相符。

　　企業檔案的管理制度 18

　　一、檔案室工作人員應認真履行崗位職責，提高警惕，注意防范，自覺維護室內安全；

　　二、建立完善的防火消防安全管理，把各項消防安全措施落到實處；

　　三、認真做好室內消防器材的管理、檢查與使用；

　　四、嚴禁在庫房內吸煙、點火、使用電爐、電水壺、電熱杯、酒精爐；嚴禁將易燃、易爆、劇毒、放射性等物品帶入庫內；

　　五、嚴禁非工作人員進入庫內，凡來檔案室查檔者必須持有合法證件(單位證明、身份證、工作證)；

　　六、每日下班前做好關窗、鎖門、切斷電源等工作，定期檢查消防安全設施情況，發現問題及時果斷地處理解決；

　　七、堅持節假日和非常時期的`值班制度，建立突擊隊伍，隨時準備緊急情況下檔案的搶救與轉移。

　　企業檔案的管理制度 19

　　第一條 為加強公司行政事務管理，理順公司內部關系，使各項管理標準化、制度化，提高辦事效率，特制定本規定。

　　第二條 公文承辦部門或承辦人員應保證經辦文件的系統完整。結案后及時交專職文書人員歸檔。工作變動或因故離職時應將經辦的文件材料向接辦人員交接清楚，不得擅自帶走或銷毀。

　　第三條 凡本公司繕印發出的公文一律由辦公室統一收集管理。

　　第四條 檔案管理要指定專人負責，明確責任，保證原始資料及單據齊全完整，密級檔案必須保證安全。

　　第五條 歸檔范圍：

　　1、公司的規劃、年度計劃、統計資料、科學技術、財務審計、勞動工資、經營情況、人事檔案、會議記錄、決定、委任書、協議、合同、項目方案等具有參考價值的文件材料。

　　2、本公司的請示與上級機關的批復以及對外的正式發文與有關單位來往的文書。

　　3、本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等。

　　第六條 檔案的.借閱與索取：

　　1、借閱檔案要認真填寫《借閱檔案登記薄》。

　　2、借閱檔案必須愛護，保持整潔，嚴禁涂改，注意安全和保密，嚴禁擅自翻印、抄錄、轉借、遺失，如確屬工作需要摘錄和復制，凡屬密級檔案，必須由總經理批準方可摘錄和復制，一般內部檔原因總經理辦公室主任批準方可摘錄和復制。

　　3、歸還檔案時，檔案管理人員要嚴格檢查，如發現遺失、污損、或隨意涂改情況的，要追究借閱者責任，并及時報告公司主管領導。

　　第七條 檔案的銷毀：

　　1、任何組織或個人非經允許無權隨意銷毀公司檔案材料。

　　2、若按規定需要銷毀時，必須編制《檔案銷毀清冊》，屬密級檔案須經總經理批準后方可銷毀，一般內部檔案，須經公司辦公室主任批準核對清楚后方可銷毀。

　　3、經批準銷毀的公司檔案。檔案人員要認真填寫、編制銷毀清單，由專人監督銷毀。

　　企業檔案的管理制度 20

　　為了加強物業檔案科學化、規范化、標準化的管理，充分發揮物業檔案在物業管理活動中的作用，更好地為物業管理服務，根據《中華人民共和國檔案法》以及有關法律、法規、規章特指定檔案管理制度。

　　1、公司應加強對所轄物業檔案管理工作的領導，把物業檔案管理工作列入物業管理工作的重要內容。

　　2、設立相應的`檔案管理部門，配備專職人員和必要的專用庫房、裝具設備等，對物業檔案實行集中統一管理。

　　3、按規定整理、保管本單位本部門形成的物業檔案及有關資料，并做好提供利用。

　　4、凡是歸檔的文件材料需保持文件材料的有機聯系，并做到完整、準確、系統。

　　5、歸檔的文件材料應以原件為主，復制的文件必須注明來源單位及時間，字跡工整，圖表圖像清晰。

　　6、形成物業檔案的部門負責整理，經檢查合格后，雙方在移交清單上簽字，雙方各保留一份。

　　7、物業檔案管理人員，應建立各類檔案總目錄、分類目錄和微機查詢目錄等檢索工具。

　　8、物業檔案管理部門要進行物業檔案的整理、利用、鑒定、銷毀等情況的統計。

　　9、凡需銷毀的檔案，必須經過物業檔案所有權人，物業檔案管理人員的鑒定，編制銷毀清冊，提出銷毀報告，經相關部門批準，在指定地點銷毀。

　　10、物業管理的保管要有專用庫房，符合防火、防盜、防塵、防有害生物、防潮濕、防高溫等保管要求，并定期檢查檔案的保管情況，對破損和褪變的檔案要及時修復，確保物業檔案的完整與安全。

　　11、任何部門或個人不得私自藏匿、隱瞞物業檔案，不得私自涂改、偽造、銷毀物業檔案。

　　12、借閱檔案須經領導批準并填寫借還檔案清單，用完后及時歸還入檔。

　　企業檔案的管理制度 21

　　一、目的

　　為規范公司檔案資料管理，增強公司檔案資料的實用性和有效性，特制定本制度。

　　二、歸檔范圍

　　公司的規劃、年度計劃、統計資料、財務審計、會計檔案、勞動工資、經營情況、人事檔案、會議記錄、決定、委托書、協議、合同(包括勞動合同)、工程資料、業主/客戶資料、項目方案、通知等具有參考價值的文件資料。

　　三、檔案資料管理員

　　公司的檔案資料管理由總經理/副總經理指定檔案資料管理員負責，各部門資料如各部門負責人指定檔案資料管理員負責。

　　四、檔案管理員的職責

　　1、根據有關規定及公司實際情況，確定檔案保管期限，每年年終據此進行整理、剔除。

　　2、經確定需銷毀的檔案，由檔案管理員編造銷毀清冊，經公司領導及有關人員會審批準后銷毀。銷毀的檔案清單由檔案員永久保存。

　　3、嚴格遵守檔案安全保密制度，做好檔案流失的防護工作。

　　4、凡公司工作人員調離崗位前必須做好資料移交工作，方可辦理調動手續。

　　5、保證公司及各部門的原始資料及單據齊全完整、安全保密和使用方便。

　　五、資料的收集與整理

　　1、公司的歸檔資料實行“及時歸檔”及“年度歸檔”制度，即：日常工作時間公司來往文件/業主資料的歸檔及每年二月份為公司檔案資料歸檔。

　　2、各主管部門負責人應積極配合與支持檔案管理員各主管部門收集應該歸檔的原始資料。

　　3、凡應該及時歸檔的資料，由檔案管理員負責及時歸檔。

　　4、各部門專用的收、發文件資料，按文件的密級確定是否歸檔。凡機密以上級的文件必須把原件放入檔案室。

　　5、檔案管理員根據公司實際情況及檔案資料的實際使用性實施檔案歸檔整理。

　　六、資料的分類與歸檔

　　1.公司檔案資料的分類根據公司的實際情況及檔案資料的查找實用性歸檔。

　　2.公司檔案資料的歸檔每年一次，屬于平時立卷歸檔的不在此規定范圍內。

　　七、檔案資料的'保存期限

　　文件保存期限除政府有關法令或本企業其他規章特定者外，依下列規定辦理：

　　1、永久保存：

　　(1)公司章程；

　　(2)股東名簿；

　　(3)組織規程及辦事細則；

　　(4)董事會及股東會紀錄；

　　(5)財務報表；

　　(6)政府機關核準文件；

　　(7)不動產所有權狀及其他債權憑證；

　　(8)工程設計圖；

　　(9)工程資料及業主資料檔案；

　　(10)其他經核定須永久保存的文書。

　　2、10年保存：

　　(1)預算、決算書類；

　　(2)會計憑證；

　　(3)事業計劃資料；

　　(4)其他經核定須保存10年的文書。

　　3、5年保存：

　　(1)期滿或解除之合約；

　　(2)其他經核定保存5年的文書。

　　4、1年保存：結案后無長期保存必要者。

　　5、規章由規章管理部門永久保存，使用部門視其有效期間予以保存。

　　七、檔案的借閱

　　1、檔案屬于公司機密，未經許可不得外借、外傳。外單位人員未經公司領導批準不得借閱。

　　2、借閱部門保管的檔案材料，須經檔案所屬部門負責人批準。借閱檔案材料，屬借閱部門經辦的，由部門負責人批準；借閱非本部門經辦的檔案材料，須經借閱的檔案資料的部門負責人及公司總經理/副總經理批準；借閱詳細的業主資料檔案必須由部門負責人報公司副總經理/總經理批準后借閱。閱檔必須在辦公室指定的地方，不得攜帶外出。需要借出檔案的，須經公司總經理/副總經理批準。

　　3、借閱檔案，必須履行登記、簽收手續。

　　4、借出檔案材料的時間不得超過一周，必要時可以續借。過期由檔案管理員催還。需要長期借出的，須經公司總經理/副總經理批準。

　　5、借閱檔案者必須妥善保管檔案，不得任意轉借或復印、不得拆卸、損污文件，歸還時保證檔案材料完整無損。否則，追究當事人責任。

　　6、借出檔案材料，因保管不慎丟失時，要及時追查，并報告主管部門及時處理。

　　7、會計檔案由財務部自行保管。會計檔案一律不準外借。內部調閱應經財務負責人同意。外單位因特殊需要，查閱有關會計檔案時，應持正式公文，并經公司領導同意。查閱會計檔案時不得將檔案帶出公司；如需摘抄、復印，應經財務負責人同意方可辦理。

　　八、檔案的銷毀

　　1、公司任何個人或部門非經允許不得銷毀公司檔案資料。

　　2、當某些檔案到了銷毀期時，由檔案管理員填寫《公司檔案資料銷毀審批表》交副總經理審核經總經理批準后執行。

　　3、凡屬于密級的檔案資料必須由總經理批準方可銷毀；一般的檔案資料，由副總經理批準后方可銷毀。

　　4、經批準銷毀的公司檔案，檔案管理員須認真核對，將批準的《公司檔案資料銷毀審批表》和將要銷毀的檔案資料做好登記并歸檔。登記表永久保存。

　　5、在銷毀公司檔案資料時，必須由總經理或分管副總經理或總經理/副總經理指定專人監督銷毀。

　　九、罰則

　　1、無故延期或不交應歸檔的文件材料的，一經發現，限期上交，經催交仍拖延不交的，除責令其文件負責人和單位領導寫出書面檢查外，各罰款100元～500元，并予以通報批評。

　　2、公司各部門員工凡泄露公司檔案資料，經核實情況屬實，并無其他正當理由的，公司將按情節的輕重進行處理。嚴重者將給予辭退處理。對涂改、拆散或未經公司領導批準轉借、復印或攜帶檔案外出的；視具體情況，對其部門領導和當事人各罰款500元～1000元，并予以通報批評。

　　3、公司各部門員工不按借閱期限歸還檔案資料的，限期歸還并責令其當事人寫出書面檢查。

　　4、公司各部門員工遺失檔案的，應立即報告。因遺失檔案，泄露秘密的，經核實情況屬實，并無其他正當理由的，公司將按情節的輕重進行處理。嚴重者將給予辭退處理。

　　十、本管理規定自公布之日起實施。

　　企業檔案的管理制度 22

　　一、查閱利用本館開放檔案、資料者，須持身份證（或工作證、學歷證書）等有效證件，同時填寫查閱登記表；受他人委托者，還須出具他人上述任一證件(含復印、傳真件)及委托查閱申請書。

　　二、查閱重要的或密級檔案，按《檔案保密制度》辦理；查閱本職范圍外的重要檔案，須經辦公室負責人批準；查閱珍貴檔案時，以復印件代替原件利用。

　　三、檔案、資料一般不外借。確因工作需要外借的.，除出具所在單位證明外，須經辦公室負責人或學校分管領導批準，并辦理外借手續（限5天內歸還）；若續借，需辦續借手續。

　　四、帶給利用檔案時，按學校有關規定收費。

　　五、外國組織和人員利用開放檔案、資料，按國家有關規定辦理。

　　六、查閱利用檔案時不得隨意涂改、拆卷或損毀。本室工作人員對違規者，有權給予勸告、責令賠償或其它處置，直至追究法律職責。

　　七、未經主管校領導批準或辦公室授權，任何單位、個人無權公布檔案資料。

　　企業檔案的管理制度 23

　　檔案管理機構及其職責

　　1、公司檔案工作實行二級管理。其中：一級管理是指公司綜合處的統籌管理;二級管理是指各處及各部門的檔案資料管理工作。

　　2、公司檔案業務歸屬綜合處，由綜合處指定人員兼職負責。各處、各部門指定人員兼職檔案資料管理工作。

　　3、公司檔案管理員按照國家有關規定，以及公司檔案工作制度、條例統一管理公司的檔案;各處、各部門的檔案管理人員應參照公司的有關管理規定做好工作，負責收集、整理、保管本部門或本單位的檔案資料。

　　4、檔案管理人員要嚴格執行公司檔案管理規定，認真細致地做好檔案保管以及利用工作，充分發揮檔案資料的作用。

　　5、公司檔案管理人員有責任對二級檔案管理工作進行監督和指導。每年對二級檔案管理進行一次檢查驗收。

　　歸檔制度

　　1、凡是反映公司企業開發、生產經營、企業管理及工程建設等活動，具有查考利用價值的文件資料均屬歸檔范圍。

　　2、凡屬歸檔范圍的文件資料，均由公司集中統一管理，任何個人不得擅自留存。

　　3、歸檔的文件資料，原則上必須是原件，原件用于報批不能歸檔或相關企業須保留的，綜合處保存復印件。

　　4、凡公司業務活動中收到的`文件、函件承辦后均要及時歸檔;以公司名義發出的文件、函件要留底稿及正文備查。

　　5、業務活動中的有關請示報告及上級領導批復，屬付款性質的，由財務處保存原件;屬人事問題的，由勞資員保存原件;屬工程項目的，由工程處保存原件。其他重要報告，在企業資料歸檔范圍內的，連同有關資料由經辦人整理后移交檔案室。歸檔范圍外的請示報告由各部門自行保管。

　　6、由公司對外簽訂的經濟合同，應保留三份原件，主管經理保存一份，財務處及業務處室各保存一份。特殊情況只有一份原件時，由財務處保存原件。

　　7、公司級的收文、發文等文書資料均由綜合處歸檔。

　　8、其它體系認證要求保存的記錄、文件均按規定保存。

　　檔案保管制度

　　1、公司辦公室應有存放檔案的專門庫房，各處、部門應根據保存檔案數量，設置存放檔案的箱柜，并具備防火、防潮、防蟲等安全條件。

　　2、歸檔資料要進行登記，編制歸檔目錄。

　　3、科學地編制分類法，根據分類法，編制分類目錄;根據需要編制專題目錄，完善檢索工具，以便提供利用。

　　4、檔案要分類，分卷裝訂成冊，保管要有條理，主次分明，存放科學。

　　5、庫存檔案必須圖物相符，帳物相符。

　　6、檔案管理人員要熟悉所負責的檔案資料，了解利用者的需求，掌握利用規律。

　　7、根據有關規定及公司實際情況，確定檔案保管期限，每年年終據此進行整理、剔除。

　　8、經確定需銷毀的檔案，由檔案管理員編造銷毀清冊，經公司領導及有關人員會審批準后銷毀。銷毀的檔案清單由檔案員永久保存。

　　9、嚴格遵守檔案安全保密制度，做好檔案流失的防護工作。

　　10、凡公司工作人員調離崗位前必須做好資料移交工作，方可辦理調動手續。

　　檔案借閱制度

　　1、檔案屬于公司機密，未經許可不得外借、外傳。外單位人員未經公司領導批準不得借閱。

　　2、借閱部門保管的檔案材料，須經檔案所屬部門負責人批準。借閱檔案材料，屬借閱部門經辦的，由部門負責人批準;借閱非本部門經辦的檔案材料，須經綜合處處長批準。閱檔必須在辦公室指定的地方，不得攜帶外出。需要借出檔案的，須經綜合處處長批準。

　　3、借閱檔案，必須履行登記、簽收手續。

　　4、借出檔案材料的時間不得超過一周，必要時可以續借。過期由檔案管理員催還。需要長期借出的，須經綜合處長報經理批準。

　　5、借出檔案時，應在借出的檔案位置上，放一代替卡，標明卷號、借閱時間、借閱單位或借閱人，以便查閱和催還。

　　6、借閱檔案者必須妥善保管檔案，不得任意轉借或復印、不得拆卸、損污文件，歸還時保證檔案材料完整無損。否則，追究當事人責任。

　　7、借出檔案材料，因保管不慎丟失時，要及時追查，并報告主管部門及時處理。

　　企業檔案的管理制度 24

　　第一章總則

　　第一條為規范企業境外檔案管理，維護國家利益和企業合法杈益，滿足境外資產監管需要，根據《中華人民共和國檔案法》和有關法律法規，制定本辦法。

　　第二條本辦法適用于中華人民共和國境內企業作為投資主體或母公司在境外設立的全資企業、控股企業、項目部、辦事機構等(以下統稱境外單位)的檔案工作。

　　第三條本辦法所稱的境外檔案是指境外單位在研發、生產、經營、管理或項目合作等活動中形成的，具有保存價值的各種形式的文件材料。

　　第四條境外檔案工作應當在遵循所在國家或地區法律法規的基礎上，本著有利于維護國家利益和企業合法權益、有利于工作、有利于保密、有利于應對突發事件的原則，以企業資產關系為紐帶，實行統一領導、統一管理，確保境外檔案完整、準確、有效、系統和安全。

　　第五條投資主體或母公司在設立境外單位時應當在公司章程或協議中明確檔案歸屬、流向、使用、移交等事項，確保中方權益。

　　第二章管理職責與人員

　　第六條各級檔案行政管理部門根據職責負責境外檔案工作的監督、指導;外交部和我駐外使領館按照工作職責，結合實際情況，為境外檔案的應急管理提供必要協助;國家商務主管部門、發展改革部門、國有資產監督管理部門應當將境外檔案工作納入境外投資、資產、合作項目管理內容;海關為境外檔案出入境提供通關便利，境外檔案出入境制度由國家檔案局會同海關總署共同制定并實施。

　　第七條投資主體或母公司負責本企業境外單位檔案工作監督、指導。

　　第八條境外檔案工作應當有明確的分管領導、歸口管理部門、專職檔案人員。

　　第九條境外檔案工作主要內容：

　　(一)編制檔案工作發展規劃和年度工作計劃;

　　(二)制定文件材料歸檔和檔案管理制度;

　　(三)指導文件材料形成、積累、整理和歸檔工作;

　　(四)負責檔案收集、整理、保管、鑒定、統計、利用和信息化等工作;

　　(五)組織檔案宣傳、培訓、研究和業務交流工作;

　　(六)負責境外檔案移交工作。

　　第十條境外檔案管理人員應當具備相應的檔案專業知識和技能，定期接受檔案業務培訓;一般選用中方員工。

　　第十一條境外單位工作人員有保護境外檔案的責任和義務。崗位變動時，應當及時辦理文件材料移交手續，并清退借閱未還的'檔案。

　　第三章文件材料的形成與歸檔

　　第十二條境外單位文件材料形成、積累、整理和移交工作應當納入業務工作流程，納入業務工作或項目計劃，納入業務部門職責范圍和業務人員崗位責任制，納入考核體系和獎懲制度。

　　第十三條境外文件材料歸檔范圍和保管期限表依據所在國家、地區及中華人民共和國法律法規，結合境外業務實際制定，并報投資主體或母公司審批。資本結構或主營業務發生較大變化的，應當及時修訂完善。

　　第十四條境外文件材料應當按照歸檔范圍及時收集整理，按規定期限向檔案部門移交進行集中管理。任何個人不得將應歸檔的文件材料據為己有或拒絕歸檔。

　　第十五條歸檔文件材料應當符合如下要求：

　　(一)歸檔文件材料形成符合有關技術標準，完整、準確、系統，使用耐久、可靠的記錄載體和記錄方式

　　(二)歸檔文件材料為原件;因故無原件的，將具有憑證作用的復制件歸檔并作出說明。

　　(三)電子文件與其元數據一并歸檔，文件格式符合電子文件歸檔和電子檔案管理有關要求。

　　(四)非紙質文件與其文字說明一并歸檔;外文文件材料若有中文譯文的，應當一并歸檔;沒有中文譯文的，譯出標題和目錄后歸檔。

　　(五)歸檔文件材料一般一式一份;重要的、利用頻繁的和有專門需要的可適當增加份數。

　　第十六條管理、建設項目、設備儀器、科研開發、產品及業務、會計、人事等各類文件材料，參照國內同類文件材料的歸檔時間并結合境外業務實際定期歸擋。

　　歸檔文件目錄在歸檔完成后1個月內報投資主體或母公司備案。

　　第十七條境外單位業務信息系統應當具備電子文件歸檔管理功能，符合電子檔案管理要求。

　　企業檔案的管理制度 25

　　一、總則

　　為保證公司文件的完整，便于查找利用，做好收集、立卷、保管、借閱、統計等工作，特制定本制度。

　　二、文件材料的收集

　　第一條收集范圍

　　凡是公司在工作中形成或使用的、辦理完畢、具有查考利用價值的文件、各種記錄、出版物以及各種圖表薄冊、照片等都要齊全完整地收集起來。其中應以公司產生的具有長遠或重要參考價值的文件材料作為保存的重點，具體包括以下各項：

　　（一）上級來文

　　1、上級機關召開的需要貫徹執行的會議文件材料及上級機關頒發的要求公司執行的文件；

　　2、上級領導視察、檢查公司工作時的重要指示、講話、題詞、照片和有特殊保存價值的錄音、錄像等材料。

　　（二）公司文件材料

　　1、會議文件，包括本公司重要會議形成的文件和領導的講話稿等；

　　2、公司頒發（包括轉發）的各種正式文件的簽發搞、印制稿、重要

　　文件的修改稿；

　　3、經濟活動中的重要往來函件、談判記錄、會議記錄、協議等文件；

　　4、公司與各級行政部門往來公文，下級單位的請示與公司的批復文件；

　　5、公司各職能部門在工作中形成的工作計劃、總結、報告；

　　6、反映公司經濟業務活動和科學技術管理的專業文件材料；

　　7、公司檢查下級單位工作，調查研究形成的重要文件材料；

　　8、公司的統計報表、統計分析材料（包括計算機盤片等）、財務報表、憑證、賬薄、審計等文件材料；

　　9、公司黨委、團委、工會和內部組織機構在工作中形成的重要文件材料；

　　10、公司領導人在公務活動中形成的重要信件、電話記錄；從外單位帶回的與公司有關的未經文書處理登記的文件材料；

　　11、公司基本建設工程施工竣工、圖紙文件、購置大中型設備的文件材料，公司直接管理的科研、產品開發、生產、建設項目的科技文件材料；

　　12、公司成立、合并、撤銷、更改、注冊登記資料、人員編制等文件材料；

　　13、公司制訂的工作條例、章程、制度等文件材料；

　　14、公司的歷史沿革、大事紀、年鑒，反映公司重要活動的剪報、聲像材料、榮譽獎勵證書、有紀念意義和憑證性的實物和展覽照片、錄音、錄像等文件材料；

　　15、公司干部任免（包括備案）、調配、培訓、專業技術職務評定、聘任、黨員、干部、工人名冊以及職工的錄用轉正、定級、調資、調動等工作及干部獎懲等文件材料；

　　16、公司員工調動、行政、黨、團、工會組織介紹信及存根；

　　17、公司財產、物資、檔案等的交接憑證、清冊；

　　18、公司訴訟的各類證據、記錄、協議、判決等文件。

　　19、公司編印刊物的定稿和印本、編輯出版物的定稿樣本；

　　20、公司外事活動中形成的請示、報告、計劃、考查總結、重要簡報、會議紀要、記錄聲像材料、有參考價值的資料、互贈禮品清單、工作來往文件等；

　　21、各種普查工作中形成的文件材料；

　　22、公司訴訟的各類證據、記錄、協議、裁決等文件。

　　第二條收集應注意的問題

　　（一）文件正文和附件要同時收集。

　　（二）一般文件只存印本和完稿，其他底稿不必存檔，但特別重要的文件例外。

　　（三）作者、時間、數字模糊不清和簽發手續不全、張頁殘缺的文件，一經發現要補充完整后再立卷歸檔。

　　（四）有領導重要批示意見的.文件處理單，應隨文件一起存檔。

　　（五）有請示無批復或有批復無請示的文件，應當查明原因，采取補救措施補齊，沒有書面文件的，應注明情況，并加蓋公章。

　　（六）用鉛筆、圓珠筆或復寫的文件底稿，應退回文件撰稿單位復制。

　　（七）經多方查找，證明確實已丟失的文件，應用公用信箋寫上文件名稱，注明丟失原因，加蓋公章，替代所丟文件歸檔。

　　三、立卷歸檔

　　公文立卷應根據其相互聯系、保存價值分類整理立卷，保證檔案的齊全、完整，能反映公司的主要情況，以便于保管和利用。

　　第三條文件材料的分類

　　應先按文件材料的重要性，在收藏時間上分為永久、長期、短期三種，然后依據事先編好的立卷類目，從文件材料的聯系中采取相應的措施進行分門別類。

　　第四條立卷分工

　　（一）各單位形成的文件，自行立卷；

　　（二）上級黨委文件，由黨委辦公室立卷；

　　（三）下級單位報來的重要的、批辦了的文件，由承辦部門立卷；

　　（四）上級單位頒發的專業性文件，由承辦部門立卷；非專業性文件，由辦公室立卷；

　　第五條歸檔

　　（一）各單位于4月底前將上年度文件材料立卷完畢，整理存檔，特別重要的檔案材料等，交檔案室統一存檔（人事檔案、財務檔案、科技檔案等有特殊要求的，由其職能部門負責管理）。

　　（二）各種文件、資料，按性質和內容進行分類整理，必須層次分明、編寫頁碼、填寫卷內文件目錄。

　　（三）具有不同價值、不同性質的文件資料應當區別管理，單獨立卷注明。

　　（四）案卷必須整齊排序，底圖一律按要求存放，以便保管、查閱。

　　四、檔案保管

　　第六條檔案必須入框上架，科學排列，便于查找，避免暴露或捆扎堆放。

　　第七條膠片、照片、磁帶要專柜密封保管，膠片和照片、母片的拷貝要分別存放，必要時采用專用廚具進行保存。

　　第八條底圖入庫要認真檢查，平放或卷放。

　　第九條庫藏檔案要定期核對，做到賬物相符。發現破損變質及時修補或復制。

　　五、檔案借閱

　　第十條借閱檔案必須當面查點清楚，并辦理借閱手續。借閱的案卷要注意愛護，不得丟失、損壞、涂改，要如期歸還。

　　第十一條借出的檔案要注意保密，不得將檔案帶入宿舍或公共場所，不得讓無關人員翻閱。

　　第十二條借閱時間最長不得超過一個月，確因工作需要不能到期歸還者，要說明情況，辦理續借手續。

　　第十三條歸還檔案時，由檔案管理人員當面清點清楚，并在借閱登記薄上及時注銷。

　　第十四條凡需借閱、抄錄絕密級重要數據資料，必須經公司領導批準，否則一律不準借閱、抄錄、復印。

　　第十五條底圖一般不予外借。

　　六、檔案銷毀

　　第十六條對已過期并失去保存價值的文件材料，經公司領導批準，派專人進行銷毀。

　　七、檔案統計

　　第十七條銷毀秘密公文，應進行登記，有2人監督，保證不丟失、不漏銷。

　　第十八條要及時對檔案數量、鑒定情況、利用情況進行統計。第十九條除按上級主管部門的要求及時填報統計資料外，還應做好檔案統計的基礎工作。

　　第二十條統計數字要準確真實。

　　第二十一條對永久、長期、短期保存的文件資料分別進行統計，以便反映檔案的不同價值和庫存發展趨勢。

　　八、檔案保密

　　第二十二條檔案工作人員要嚴守機密，檔案存放要單獨設鎖，無關人員不準接觸。

　　第二十三條不得傳播、議論有關機密問題。第二十四條檔案資料不準帶到公共場所。

　　企業檔案的管理制度 26

　　第一章 總 則

　　第一條 為進一步加強礦山（采掘施工）企業安全生產基礎管理工作，規范企業安全生產臺帳與檔案管理，切實推進礦山(采掘施工)企業安全標準化，根據有關法律法規、規范和標準的規定，結合我市礦山（采掘施工）企業的安全生產的實際狀況，制定本制度。

　　第二條 本指南適用于本市境內非金屬露天礦山企業、小型露天采石場企業和礦山采掘施工企業（以下統稱為礦山企業）。

　　第三條 本指南所稱企業安全生產檔案是指礦山企業在安全生產管理活動中直接形成的，對國家、社會及企業安全生產具有保存與利用價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。本指南所稱安全臺帳是指礦山企業執行安全生產法律法規，標準、規章和落實企業安全生產制度過程中所形成的直接記錄材料。

　　第四條 礦山企業安全生產檔案與臺帳建設是礦山安全管理的基礎性工作，是維護企業安全生產、經濟利益、合法權益的重要依據。企業對本單位安全生產檔案具有依法管理、保護、使用的義務和權利。

　　第二章 管理與職責

　　第五條 礦山企業應加強安全生產檔案工作的領導，明確一位負責人主管安全生產檔案與臺帳建設工作。

　　第六條 礦山企業應設置專用安全生產資料室或檔案室（柜），配備具有安全生產及檔案常識的專(兼)職人員，集中統一管理本企業安全生產檔案，并對下屬各部門、班組、項目部的安全生產臺帳工作進行監督與指導。

　　第七條 礦山企業應建立健全本企業安全生產檔案與臺帳管理制度。

　　第八條 安全生產檔案管理職責：

　　（一） 凡是在礦山生產活動中形成的有保存價值的與安全關聯性文件材料都應按規定收集齊全，整理歸檔；

　　（二） 礦山企業安全管理專職機構（部門）或企業專（兼）職安全管理人員負責本企業安全生產檔案管理工作，各生產班組（項目部）專（兼）職安全管理人員負責本班組的安全生產檔案管理工作；

　　（三） 礦山企業安全生產專職管理人員負責收集企業領導在安全生產管理和參加重大安全生產活動中形成的材料；

　　（四） 安全生產檔案管理責任人員應忠于職守，認真執行有關法律、法規和標準，協助本礦山各部門（班組、項目部）對收集的安全關聯歸檔材料的完整程度、準確性以及保存價值進行審核。

　　第三章 檔案的范圍、收集與移交

　　第九條 安全生產檔案范圍一般包括但不限于以下內容：

　　（一）企業安全組織方面的內容。

　　1、 安全生產許可證、營業執照（營業執照許可的經營項目必須與實際相符）、采礦證；

　　2、企業主要負責人的任命文件和安全資格證書；

　　3、分管安全工作的負責人的任命文件及其資格證書；

　　4、企業安全管理人員的任命文件和安全資格證證書；

　　5、企業安全管理機構及其負責人任命文件；

　　6、企業安全管理網絡體系；

　　7、企業職工基本情況登記；

　　8、特種作業人員目錄及其資格證書復印件；

　　9、其他與安全組織方面有關的內容。

　　（二） 企業安全管理制度及相關文件、計劃、總結方面的內容。

　　1、 企業主要負責人、分管負責人、企業各部門、各級、各崗位人員安全生產責任制；

　　2、 安全檢查制度（含邊坡檢查制度）；

　　3、安全教育培訓制度；

　　4、隱患排查整改制度；

　　5、安全教育培訓制度；

　　6、安全生產獎懲制度；

　　7、生產安全事故報告及管理制度；

　　8、設備安全管理制度；

　　9、安全生產檔案管理制度；

　　10、 職業危害預防與勞動防護用品管理制度；

　　11、應急救援預案；

　　12、安全技術措施專項費用管理制度；

　　13、民用爆炸物品領用與退庫制度；

　　14、各工種、崗位或設備安全操作規程；

　　15、各類安全責任制、安全管理制度及操作規程實施、修訂及作廢的文件；

　　16、上級部門有關安全生產方面的文件、通知及執行情況匯報、記錄；

　　17、企業上報的.各種安全生產方面的計劃、總結、報告等材料；

　　18、其他安全相關的法律法規材料及有關規章制度。

　　（三） 接受安全監督執法檢查方面的內容。

　　1、接受各級政府及行業主管部門監督檢查所發的安全監察指令書、停產整頓通知書等各類執法文書；

　　2、企業落實執行各類文書所采取的措施及落實情況及其上報上級主管部門的報告及記錄；

　　3、接受安全監督執法方面的其他文件、文書和記錄。

　　（四） 安全檢查方面的內容。

　　1、具有安全生產檢查職責的崗位和人員登記；

　　2、日常檢查，隱患排查檢查記錄及整改處理情況記錄；

　　3、月度、季度及年度檢查記錄及處理情況記錄，各類隱患排查整治報表記錄；

　　4、安全檢查存在問題整改通知書及整改情況記錄；

　　5、各專項安全檢查的計劃安排、檢查記錄及處理情況；

　　6、各項檢查的總結匯報材料及其他與安全檢查相關的材料。

　　（五） 安全教育培訓方面的內容。

　　1、企業安全培訓計劃；

　　2、企業主要負責人、中層管理人員、安全管理人員及班組長安全培訓的記錄；

　　3、員工三級安全教育記錄；

　　4、特種作業人員和特種設備作業人員資格證書及教育培訓記錄；

　　5、換崗教育培訓記錄；

　　6、日常安全宣傳、教育培訓記錄及總結；

　　7、應急救援預案演練記錄及總結。

　　（六） 安全投入方面的內容。

　　1、全年安全投入的計劃及專項安全投入計劃；

　　2、安全、宣傳、教育培訓投入的情況記錄；

　　3、隱患整改方面的投入記錄；

　　4、防護用品方面的投入記錄；

　　5、安全防護設備、設施方面的投入記錄；

　　6、安全評價、職業安全健康管理體系建設、制度建設及安全生產管理代理方面的投入；

　　7、其他與安全有關的投入。

　　（七） 工傷保險方面的內容。

　　1、參加工傷保險員工的名單；

　　2、企業為員工繳納保險費的憑證或單據；

　　3、發生工傷的員工獲得工傷保險理賠的憑證或單據；

　　4、其他與工傷保險相關的文件、憑證或單據。

　　（八） 職業病防治及勞動防護用品方面的內容。

　　1、企業內產生職業病危害的崗位情況及可能產生的職業病種類；

　　2、產生職業病危害的崗位的預防措施情況；

　　3、接觸產生職業病危害的崗位的員工及其身體檢查情況；

　　4、企業內確診為職業病的員工情況及其身體檢查、治療記錄；

　　5、其他與職業病防治相關的文件、材料。

　　6、勞動防護用品管理制度及其落實執行情況的記錄；

　　7、各類勞動防護用品發放記錄；

　　8、員工使用和佩戴勞動防護用品的記錄；

　　9、其他與勞動防護用品有關的文件、材料。

　　（九） “三同時”管理方面的內容。

　　1、有關安全設施

　　“三同時”項目的文件、材料；

　　2、“三同時”項目的設計圖紙及相關資料；

　　3、“三同時”項目的竣工驗收報告及相關資料；

　　4、其他與“三同時”項目相關的文件、資料。

　　（十） 特種設備及安全防護設備設施方面的內容。

　　1、特種設備的設計文件、制造單位、產品質量合格證明、使用維護說明等文件以及安裝技術文件和資料；

　　2、特種設備、設施的定期檢驗和定期自行檢查的記錄；

　　3、特種設備設施的日常使用狀況記錄；

　　4、特種設備設施及其安全附件、安全保護裝置、測量調控裝置及有關附屬儀器儀表的日常維護保養記錄；

　　5、特種設備設施運行故障和事故記錄。

　　6、各類安全防護設備設施的種類及型號等基本情況資料；

　　7、各類安全防護設備設施管理部門及設備運行情況記錄；

　　8、各類安全防護設備設施運行維護保養情況記錄；

　　9、應急救援設備的種類、數量和型號及管理部門、狀況等記錄；

　　10、其他與安全防護設備設施相關的文件、資料和記錄。

　　（十一） 危險作業及危險作業場所管理方面內容。

　　1、企業在宕面、爆破、鏟裝、車輛運輸、用電、機械維修等危險作業或危險作業場所安全管理制度及作業檢查情況記錄；

　　2、民用爆炸物品的領、退和使用管理記錄；

　　3、爆破施工方案及批復批準材料；

　　4、配備電設備設施維護與運行狀況記錄。

　　（十二） 事故處理方面的內容。

　　1、發生事故的報告材料，事故情況經過介紹材料；

　　2、有關事故分析會記錄；

　　3、關于事故的原因分析、防護措施的相關材料；

　　4、按“四不放過”原則對事故進行處理的文件材料，包括：對事故責任人員進行處理的決定文件，事故后“舉一反三”進行教育培訓的記錄，事故防范措施的整改方案，整改落實情況記錄等；

　　5、其他與事故相關的文件、材料；

　　（十三） 其他與安全生產相關的專項活動或專項管理內容

　　第十條 收集與移交的基本要求。

　　（一） 歸檔材料須是企業在生產過程中形成的與安全生產有關的各種文件、規章制度、技術資料、原始記錄、圖片、圖紙等資料；

　　（二） 歸檔材料應確保完整、準確、系統，反映企業安全生產各項活動的真實內容和歷史過程；

　　（三） 歸檔材料應按照上級有關部門的規定、標準和要求，進行整理、編目；

　　（四） 用紙、用筆標準(不用鉛筆、圓珠筆)，字跡清晰；

　　（五） 具有重要保存價值的電子文件，應與內容相同的紙質文件同時歸檔。

　　第十一條 歸檔時間。

　　（一） 基礎建設、設備購置與處理、產品生產等活動中形成的與安全相關聯材料，在項目結束后整理歸檔；

　　（二） 礦山及礦山下屬各部門、班級、項目部在安全管理過程中形成的臺帳等材料可以按每月、每季或年歸檔，也可按項目或活動結束后歸檔；

　　第十二條 安全生產檔案管理人員負責有關歸檔材料的審核。

　　第十三條 安全生產檔案管理人員應對各部門送交的各類安全生產檔案材料認真檢查。檢查合格后交接雙方在移交清冊(一式兩份)和檢查記錄上簽字，正式履行交接手續。

　　第四章 臺帳與檔案的管理

　　第十四條 企業安全生產檔案整理應根據自身實際情況設立類目。安全生產檔案類目設置要層次分明，概念明確，案卷排列應反映本企業安全生產檔案的分類體系，便于科學管理與利用。

　　礦山企業安全生產檔案按檔案的范圍建議設置以下類別：

　　（一） 安全組織；

　　（二） 安全規章制度；

　　（三） 監督執法檢查；

　　（四） 安全檢查及隱患排查；

　　（五） 教育培訓；

　　（六） 安全投入；

　　（七） 工傷保險；

　　（八） 職業病防治及勞動防護用品；

　　（九） “三同時”管理；

　　（十） 特種設備及安全防護設備管理；

　　（十一） 危險作業管理；

　　（十二） 事故管理。

　　第十五條 礦山企業日常安全生產臺帳應按照企業安全生產管理工作的實際，執行安全規章制度，落實安全措施，應形成以下基本的臺帳：

　　（一）作業環境安全條件記錄；

　　（二）職業衛生健康記錄；

　　（三）安全生產會議記錄；

　　（四）安全技措經費提取和使用記錄；

　　（五）安全生產教育培訓記錄；

　　（六）安全生產大檢查記錄；

　　（七）當日安全生產管理記錄。

　　第十六條 礦山應配置保存安全生產檔案的專用柜屜和保護設備，采取防火、防潮、防蟲、防盜等措施，確保安全生產檔案安全。對破損或載體變質的安全生產檔案要及時進行修補和復制。

　　第十七條 安全生產檔案保管期限不得少于3年。

　　第十八條 礦山企業安全生產檔案管理人員調動工作時，必須辦理好安全生產檔案移交手續后方可離崗。

　　企業檔案的管理制度 27

　　（一）總則

　　一、本管理制度旨在確保公司文件收發的完整、及時、準確，促進部門內部及部門和上級部門的信息溝通，提高各部門組織管理工作的效率。

　　二、本制度涉及的文件是指以部門名義發布的各類公文包括請示、報告、決定、通知、意見及規定等等，上級主管部門下達的各類公文，以及各部門上報的各類文件資料。

　　三、文件收發要做到仔細、認真、及時、完整。

　　（二）收文制度：

　　1、接收文件應在文件登記表上的作好登記，填寫應仔細、如實、及時，并由辦公室人員簽字確認。登記表須保持清潔、保存完整以備歸檔之用。

　　2、聯絡員在校團委領取的文件應根據校團委的指示及文件內容的緩急，及時將文件送達部門領導或有關部門輪閱，并做好文件傳閱記錄以備查。

　　3、傳閱文件應保持文件完整無缺，并在相應的時間內歸還辦公室。

　　4、分團委各部門每月月初和月末應按時上交當月的工作計劃及總結。如要舉辦活動，應上交相應的計劃和總結，未在規定時間內上交將按考核制度上的有關規定扣分。

　　5、各部門上交的計劃和總結包含打印稿和電子稿，打印稿應存放在各部門文件夾中，電子稿應存放在辦公室電腦各部門的文件夾下。

　　6、上交上來的打印搞應及時、認真、如實的.做好各項登記，查看是否有圖片并做好備注，上交電子稿時辦公室接收人應確保其能打開并含有相關內容，做好相應的登記。

　　7、分團委所屬各部門可根據需要在辦公室查閱文件，但不得善自改動文件內容，查閱時應經過辦公室有關人員的批準。

　　（三）發文制度：

　　1、部門各類文件指在公司內部統一意見、發布通知、決定和溝通信息；向上級部門請示、報告重要事項等。

　　2、欲發放文件應先起草文件草稿，起草完畢后交有關人員審定，審定合格后方可發放。

　　3、根據文件內容填制統一格式的文件簽發單，并將文件按部門統一規定編號在發文登記表上分門別類地做好文件的具體信息的登記，部門任何發送文件都得做好登記，該登記表作為歸檔資料應妥善保存，不得遺失。

　　4、文件發送之前應加蓋部門相應的公章。

　　5、對每一號文件辦公室都須將文件原稿及文件發放記錄按照文件編號順序完整保存并存放在辦公室文件夾下。

　　企業檔案的管理制度 28

　　一、目的

　　加強檔案管理，規范公司檔案的收集、歸檔程序和方法，確保公司檔案的完整性、準確性和系統性。提供符合公司需求和保證管理體系有效運行的證據。

　　二、適用范圍

　　1、公司內部經營形成的各種資料。

　　2、外部政府機關、行業部門形成的與公司經營或行業有關的公文、通知、批復等資料。

　　三、術語和定義

　　1、檔案：指公司過去和現在各級部門及員工從事業務、經營、企業管理、宣傳等活動中所直接形成的對企業有保存價值的各種文字、圖表、賬冊、憑證、報表、電腦盤片、聲像、膠卷、榮譽實物、證件等不同形式的歷史記錄。

　　2、檔案管理：就是指檔案的收集、整理、鑒定、保管、統計、提供利用等活動。

　　四、職責

　　1、行政部：

　　1）負責公司檔案的集中管理和制度執行及檢查工作，并負責督促指導部門檔案管理；

　　2）建立健全公司檔案管理制度，指導、監督和檢查執行情況；

　　3）收集、整理、分類、鑒定、統計、保管公司的檔案和其他資料；

　　4）負責公司檔案的利用和銷毀管理，監控檔案利用和銷毀的全過程，確保公司檔案的安全；指導公司的檔案管理工作；

　　5）提高檔案信息的利用效率，促進信息傳遞和溝通；

　　6）負責組織學習和培訓檔案管理辦法、使用知識。

　　2、其他各部門相關人員：

　　1）負責在工作變動時，做好或協助移交工作，并及時通知行政部；

　　2）向行政部移交合同或文件資料原件或復印件；

　　3）負責本部門文件資料或合同復印件的日常收集、標識、貯存、保管、利用、歸檔；

　　4）財務管理部負責按國家財政制度規定獨立建檔保管財務檔案資料；

　　3、各部門檔案主管人員

　　1）負責部門檔案的管理。

　　4、各部門負責人

　　1）批準對自己部門資料或合同復印件的處置；

　　2）負責對本部門檔案管理的監督檢查。

　　5、各公司總監/副總

　　1）負責對檔案管理監督檢查報告的審批。

　　五、工作程序

　　1、檔案資料的收集

　　1）各部門相關人員負責對本部門日常工作中形成的合同及文件資料進行收集，并編制部門《文件（合同）管理記錄目錄》。

　　2）各部門文件、合同等資料原件需要保存的，各部門分別進行整理，并編制《移交目錄》，每季度向行政部移交。

　　a)歸檔范圍及移交時間：每季度結束后次月10日前。

　　b)檔案資料的標識行政部及各部門對各自保管的檔案資料編號，編號規則見《公司檔案管理規定》。

　　c)檔案資料的日常管理：

　　⑴電子類合同或其他需要保管的電子文件，應當及時存放于檔案室指定電腦硬盤內或制作專門光盤進行編號保存；

　　⑵文件、合同資料要登記詳細信息，并編制《文件（合同）管理記錄目錄》，以便檢索利用；

　　⑶文件資料、合同要科學排列，按編號順序存放于文件盒內，并加以標識，整齊排放在文件／檔案柜中。

　　d)檔案借閱

　　⑴借閱檔案要履行借閱手續，填寫《借閱審批單》。借閱檔案原件只限在公司內，不能帶出；確因工作需要將檔案帶出公司的必須經部門主管、副總經理和行政部批準，且只帶復印機，不帶原件；

　　⑵檔案外借一般只借復印件，需借原件者須經總經理批準，借閱的檔案交還時，必須當面點交清楚，如發現遺失或損壞，應立即報告直接上級；

　　⑶借閱檔案用完后，應及時送還，如超過借閱時間，須重新辦理手續；

　　⑷借檔人必須愛護檔案，嚴禁擅自涂改、污損、勾畫、剪裁、抽取、拆卸、調換、摘抄、翻印、復印、攝影，不得轉借或損壞行為，如發現一次罰款200-2000不等的罰款元。情節嚴重者，按《檔案法》和《保密法》給予行政處分，構成犯罪的，依法追究刑事責任。

　　⑸非本公司職工或單位需查閱檔案時，必須持單位介紹信或本人身份證復印件，經本公司高管領導批準后，方能在閱覽室閱覽，不可將檔案帶出檔案室。

　　e)檔案銷毀

　　⑴對已失去利用價值的檔案，銷毀時，必須寫申請銷毀報告，編制銷毀目錄，報部門經理和部門分管副總鑒定，最后報總經理的批準，方可銷毀。

　　⑵執行銷毀任務時，必須由行政部人員監銷，監銷人不得少于二人，并在銷毀目錄上簽字。最后，把銷毀目錄和部門經理、部門分管和總經理的批準手續文件，一并存檔永久保存。

　　2、檔案管理細則

　　1）檔案資料的歸檔范圍

　　⑴公司對外發出的公文，如給政府的請示報告類公文等；

　　⑵公司收到的公文，如政府職能部門發來的與本公司有關的條例、規定、命令、決定、決議、指示、計劃、核準文件、證書等文件；

　　⑶本公司與其他單位來往的文書及權益文書等；

　　⑷公司領導的批示、指示等；

　　⑸重要的會議材料，包括會議的通知、決議、總結、領導人講話、典型發言、會議簡報、會議記錄等；

　　⑹反映公司主要職能活動的報告、總結、工作日記、工作備忘等；

　　⑺公司的各種工作計劃、計劃考核/總結、報告、統計報表及簡報；

　　⑻本公司與有關單位、個人簽訂的合同、協議書等文件正本及過程材料；

　　⑼本公司干部任免的文件材料、員工獎勵、處分、考核的文件材料、本公司員工勞動、工資、福利方面的文件材料等人事檔案資料；

　　⑽本公司發布的各類廣告、宣傳材料；

　　⑾本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等；

　　⑿外出公務活動（如學習、考察、調查研究、參加會議等）所獲得或形成的檔案資料；

　　⒀財務檔案資料；

　　⒁各種實物檔案；

　　⒂其他具有利用和保存價值的文件資料。

　　3、檔案資料的'歸檔要求

　　⑴歸檔的文件資料必須完整、真實、準確，如請示和批復、復印本和正式稿和附件等必須齊全。

　　⑵一般資料按一份原件歸檔，重要文件和高使用率文件可以根據需要，按二份原件存檔。經辦部門根據實際需要留存復印件或影印本。如因業務處理需要，原稿須由經辦部門保管，應經總經理批準后妥善保存，行政部以影印本歸檔。

　　⑶聲像檔案攝錄必須詳細記錄事由、時間、地點、主要人物、背景、攝錄者，歸檔聲像資料必須是原版，在清晰、完整的特殊情況下可歸檔拷貝件。

　　⑷電子文件應有相應的紙質文件、資料一并歸檔保存，并做好電子文件存儲設備信息的備份工作。

　　⑸各種實物檔案（獎品、獎杯、錦旗、獎章、證書、牌匾、饋贈品等）必須原件歸檔，并保持其完好無損。

　　4、檔案資料的歸檔時間

　　⑴即時歸檔下列文件（含電子、聲像資料等）應在傳閱、辦理結束或取得后即時歸檔：

　　a)公司規定的密級文件；

　　b)重要文件，如政府批文、核準文件、證照等；

　　c)合同、協議書等正本及過程資料；

　　d)公司干部任免的文件材料以及關于職工獎勵、處分、考核的文件材料；

　　e)其他認為需要即時歸檔的資料。

　　⑵定期歸檔

　　a)部門應在每月底前整理歸檔當月文件，編制檔案清單交行政部；

　　b)部門每年3月底前歸檔上年度文件與資料，并移交公司行政部；

　　⑶電子聲像檔案的歸檔

　　a)重要電子聲像檔案應實時進行、隨辦隨歸。

　　b)一般電子聲像檔案歸檔應定期完成，一般每三個月一次制成光盤脫機保管。

　　c)每年3月底前必須向行政部移交上一年度的所有歸檔電子文件數據集，行政部核實后刻錄成光盤等載體脫機保管。

　　5、檔案交接

　　⑴部門內檔案交接部門檔案管理人員（兼）工作變動或離職的，要填寫《檔案移交清單》，由部門負責人指定的接收人核實無誤后簽字，行政部見證。

　　6、檔案移交公司的流程

　　a)移交前，應對破損、字跡擴散或紙張太小的文件進行修裱、復制或加邊，對大小不一、長短不齊的文件折疊理齊。

　　b)采用碳素墨水鋼筆或簽字筆，不得使用圓珠筆或鉛筆填寫，要求字跡工整、清楚、準確。

　　c)結合文書材料的形成時間、彼此聯系進行排列。批復在前，請示在后；

　　正件在前，附件在后；

　　正本在前，定稿在后；

　　結論在前，依據在后。

　　d)經辦部門檢查文件或檔案，編制移交清單；

　　e)行政部根據移交清單，查收案卷與文件，并與部門每月提交的檔案清單核對；

　　f)檔案完整、齊全且符合公司要求，移交紙質移交清單及電子檔移交清單，確認無疑后雙方在移交清單上（一式兩份）簽字，雙方各保存一份；

　　7、檔案保管

　　⑴檔案編號

　　a)檔案按類別應賦予統一名稱，其名稱應簡明扼要，以充分表示檔案內容性質為原則，并且要有一定范疇，不能籠統含糊。

　　b)檔案分類各級名稱經確定后，應參照《檔案分類編號表》，將所有分類各級名稱及其代表數字編號，用一定順序依次排列，以便查閱。

　　c)檔案分類編號內應預留若干空檔，以備將來組織擴大或業務增多時，隨時增補之用。

　　d)檔案分類及編號的增補、修訂等由行政部結合工作和部門要求，組織實施修訂。任何部門和個人不得隨意修改。

　　e)建立《檔案目錄》存于案卷盒內，便于查閱。

　　8、附則：本辦法由公司行政部制定并負責解釋。

　　企業檔案的管理制度 29

　　1、總則

　　1.1公司檔案是公司生產經營活動中形成的歷史真實記錄，它能反映公司整個活動的歷史面貌。它不僅是對公司工作的總結，而且對今后發展也是很有價值的文獻寶庫。

　　1.2檔案工作的基本原則是集中管理與分級管理相結合，以集中管理為主；界定的部分檔案，由有關業務部門管理，以便于利用。

　　1.3凡屬檔案工作，都必須維護檔案的完整與安全。

　　2、檔案機構的主要職責

　　2.1制定檔案工作的規章制度。

　　2.2對文秘部門和其他業務部門文件材料的歸檔工作，進行指導和監督。

　　2.3負責收集、整理、立卷和保管公司歸檔范圍的各類檔案，確保檔案質量。

　　2.4積極開展檔案的提供利用工作。

　　3、公司檔案的構成與分類

　　3.1公司檔案是指公司在各項活動中形成的全部檔案的總和，其構成包括黨政、經營、技術、產品、設備(儀器)、基建、會計、人事和聲像、榮譽等。

　　3.2檔案分類

　　3.2.1 黨政文書檔案

　　主要指公司黨、工、團組織和行政機構長期工作中形成的文書，經立卷歸檔后形成的。它是公司對方針政策貫徹的基本思想和基本措施，企業工作的指導原則。

　　3.2.1.1上級機關頒發的需公司執行的方針、政策、指示、決議、紀要等文件的全部，以及內公司發布的自制文件的全部和各種規章制度。

　　3.2.1.2公司的重大決議，包括黨委會、職工代表大會、股東大會、董事會、公司總部行政會議等形成的文件。

　　3.2.1.3計劃和總結性文件。

　　3.2.1.4統計年報表，包括黨員年報及名冊，干部年報及名冊、團員年報及名冊等。

　　3.2.1.5 黨政工作中的其它文件，包括公司結構調整，組織機構圖、廠慶活動資料、工業普查資料等。

　　3.2.2經營文書檔案

　　主要指公司在生產經營活動中所形成的各種統計報表、合同協議、憑證記錄、市場信息等文件材料。

　　3.2.2.1計劃類文件。指公司生產計劃、營銷計劃、財務計劃和其它專項業務性計劃。

　　3.2.2.2指導類文件。指計劃指標、技術指標、質量指標、市場銷售指標等。

　　3.2.2.3價格類文件。指產品出公司價格、公司內部勞務價格、原材料計劃價格等。

　　3.2.2.4憑證類文書材料。指在經營活動中形成的原始記錄和憑證，如財務狀況、能源消耗、產品銷售等的原始記錄。

　　3.2.2.5有關經營管理的文件、各類管理制度和工作指令等。

　　3.2.3技術檔案

　　主要指公司在科學研究、產品開發、引進技術和設備等有關科技活動中形成的檔案。它是重要的技術活動和重要的技術資料，是與公司的生產和科技密切相關的資料。

　　3.2.3.1技術研究檔案。它是科學研究過程中形成的關于科技成果、科研數據、工作狀況指標等材料。

　　3.2.3.2產品檔案。它包括產品設計、產品工藝、產品技術標準等方面的材料。

　　3.2.3.3設備(儀器)檔案。它是設備、儀器生產、使用、維修、改造過程中形成的材料。

　　3.2.3.4基建檔案。它包括工程設計、工程施工、維修、交工驗收等方面的材料。

　　3.2.3.5引進資料檔案。它包括引進產品交往的文件、考定資料、產品蘭圖、底圖等。

　　3.2.4會計檔案

　　主要指公司在會計工作中所作的記錄，以及一些重要的原始憑證，在會計活動結束后經立卷歸檔后形成的。它將為公司進行計劃工作和財務管理工作提供重要的.資料，有利于公司進行計劃管理和經營決策。主要包括：

　　3.2.4.1會計報表檔案。它指全面總括反映公司在生產經營過程中的財務狀況，成本水平和財務成果的數據報告歸檔后形成的資料。

　　3.2.4.2會計帳冊檔案。它是會計所作的一定時期的連續的經濟活動簿籍，包括總帳、日記帳、月細帳等。

　　3.2.4.3會計憑證檔案。它包括原始會計憑證(發票、車票、材料單等)和記帳憑證(會計記錄)。

　　3.2.5聲像檔案：它是指將公司一些重要的實況，用照片、錄像、錄音等形式真實地記錄下來的各種資料所形成的檔案。包括黨和國家領導人來公司視察、題詞、合影，以及公司重大政治經濟活動和文體活動等。

　　3.2.6人事檔案：它包括干部檔案、員工檔案、黨員檔案等。

　　3.2.7榮譽檔案：它主要指中央、省、市和有關上級機關授予公司的各種榮譽證書、獎狀、獎牌、獎杯、獎旗等。

　　具體歸檔文件材料范圍詳見《文件材料歸檔及保管期限的規定》

　　4、文件材料歸檔時間要求

　　4.1產品圖和工藝底圖歸檔，在設計完成整理、經樣機簽定圖樣全部修改后歸檔。

　　4.2科技文件材料在試驗成果鑒定后歸檔。

　　4.3新購設備儀器，包括引進設備或技術，在開箱驗收時接收歸檔。

　　4.4基建工程項目竣工驗收時接收歸檔。

　　4.5各項管理工作形成的文件材料，在次年由各職能部門負責人審定歸檔。

　　4.6財會檔案文件材料在年度終了后暫由財會部門保存三年，期滿后指定專人移交歸擋。

　　4.7聲像檔案在各項活動結束經整理隨時歸檔。

　　4.8榮譽檔案在上級授獎單位頒發后隨時歸檔。

　　4.9人事檔案歸檔按人事管理制度辦理。

　　5、立卷要求

　　5.1立卷的文件材料，應按以自然形成、保持歷史聯系的原則和立卷要求、特征及文件內容進行立卷。

　　5.2在一個卷內要按問題成文件形成的時間系統排列。

　　5.3案卷標題要簡明準確，整理好的案卷應即確定案卷的保管期限，原則上分為永久、長期(十五年以上)、短期(十五年以下)三種。

　　5.4按歸檔要求進行裝訂、編號，填寫卷首目錄備考表。

　　5.5案卷組成后，應對案卷統一排列，編寫全檔號，然后逐一登記，填寫案卷目錄。

　　6、檔案保管

　　6.1檔案保管是指克服和限制損毀檔案的各種因素以延長檔案的壽命，保護檔案的完整和安全。

　　6.2建立檔案管理人員崗位責任制。

　　6.3檔案接收按各類檔案交接手續辦理。

　　6.4以防為主，防治結合，重點在于防止人為的和自然的因素對檔案損毀。檔案庫房應做到“七防”，即防盜、防火、防光、防潮、防塵、防有害生物、防污染。

　　6.5對受損和紙張老化，字跡消退的檔案，要及時修復和抄錄(復印)。

　　6.6按公司保密制度做好檔案保密工作。秘密檔案超過規定期限應履行解密手續。

　　6.7檔案庫房管理要規范化，框架應編號，編寫檔案存放地點索引。

　　6.8按規定方式、方法和手續，做好檔案提供利用工作。

　　企業檔案的管理制度 30

　　第一章總則

　　第一條為了加強財務檔案的科學管理，建立財務檔案的立卷、歸檔保管、調閱和銷毀等管理制度，保證財務檔案妥善保管、有序存放、方便查閱，嚴防毀損、散失和泄密，使其規范化、系統化，特制定本制度。

　　第二條財務部門是財務檔案的具體負責部門，財務檔案管理工作分為六大類，包括會計檔案管理、年度報告及審計資料管理、資金檔案管理、預算檔案管理、日常往來文件、決議檔案管理、合同檔案管理。其中每部分需依據具體情況進行詳細分類。

　　第二章會計檔案管理

　　第三條會計檔案管理包括會計憑證、會計賬簿和財務報告等會計核算的專業資料，是記錄和反映公司經濟業務的重要史料。

　　具體包括：

　　1.會計憑證類：原始憑證、記賬憑證、匯總憑證、其它會計憑證。

　　2.會計賬簿類：總賬、明細賬、日記賬、固定資產卡片、輔助賬簿、其他會計賬簿。

　　3.財務報告類：月度、季度、年度財務報告，包括會計報表及附表、附注和文字說明，其它財務報告。

　　4.其它類：會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊、銀行余額調節表、其它應保存的會計核算專業資料。

　　第四條每月形成的會計檔案，應由專人按照歸檔要求，負責整理立卷、裝訂成冊、編制會計檔案保管清冊，檔案依據分類，分別保存，憑證按月整理保存，次年初將本年賬簿存檔。

　　第五條應指定專人負責會計檔案的保管工作，檔案柜由專人負責分類整理，檔案柜鑰匙由專人負責保管。

　　第六條保存的會計檔案不得外借。如有特殊需要，按公司借閱審批流程，經批準后，可以提供查閱或者復制，并辦理登記手續。查閱或者復制會計檔案的人員，不得在會計憑證上涂畫，不得拆封、抽換會計檔案。

　　第七條財務部門負責設置會計檔案查閱登記清冊，及時登記查閱人或者復制人的姓名、部門、日期、查閱內容、歸還日期等。

　　第八條會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限分為3年、5年、15年、25年、永久5類。

　　第九條會計檔案的保管期限，從年度終了后的第一天算起。

　　第十條對會計檔案保管期限有特殊要求的，可以報董事會批準。

　　第十一條保管期滿的會計檔案，可以按照以下程序銷毀：

　　1.編制會計檔案銷毀清冊，列明銷毀的會計檔案名稱、冊數、起止年度和檔案編號、應保管期限、已保管期限、銷毀時間等內容。

　　2.集團總裁、財務總監在會計檔案銷毀冊上簽署意見。

　　3.集團財務管理部負責銷毀會計檔案，財務總監與董事長辦公室人員共同監銷。

　　4.監銷人在銷毀會計檔案前，應當按照會計檔案銷毀清冊所列內容清點核對所要銷毀的會計檔案;銷毀后，應在會計檔案銷毀清冊上簽字蓋章，并將監銷情況報告公司總裁。

　　第十二條保管期滿但未結清債權債務的原始憑證，不得銷毀。應獨立抽出立卷，保管到結清債權債務為止。

　　第十三條計算機電子財務文檔，原則上應當打印出書面會計檔案進行保存，同時刻錄成光盤進行備份保管。

　　第十四條公司分立，會計檔案由分立后的一方統一保管，另一方可查閱、復制與其業務有關的會計檔案。對其中未結清的會計事項所涉及的原始憑證，應當單獨抽出，移交業務相關方保存，并按規定辦法交接手續。

　　第十五條公司合并，原單位形成的會計檔案應當由合并后的'單位統一保管。

　　第十六條公司之間交接會計檔案的，交接雙方應當辦理會計檔案交接手續。

　　第十七條交接會計檔案時，交接雙方應當按照會計檔案移交清冊所列內容逐項交接，并由交接雙方的財務負責人負責監交。交接完畢后，交接雙方經辦人和監交人應當在會計檔案移交清冊上簽名或蓋章。

　　第三章年度會計報告及審計資料管理

　　第十八條年度資料包括年度報表、審計報告、驗資報告等，這些報表及資料應依據時間、類別分別由專人保管。

　　第十九條年終報告、審計、驗資報告應長期保存，分別裝訂，注明名稱、日期等。如公司內部單位或股東等需要查閱或復制，

　　第二十條年度報告及審計資料原則上不予外借。需經公司借閱審批流程批準，資料保管人需記錄發放或借出時間、姓名、部門、數量等，并由接收人簽字或蓋章。

　　第四章資金類檔案管理

　　第二十一條資金類檔案包括資金日報、資金周報、資金計劃，資金計劃執行情況分析報告、資金臺賬、融資臺賬、員工薪酬信息等方面。

　　第二十二條資金類檔案按月度、季度、年度進行分類保管。

　　第二十三條融資臺賬信息記錄須完整，因融資業務而簽定的合同及協議必須將原件整理歸檔。

　　第二十四條資金類檔案的管理應執行公司保密制度。

　　第五章預算檔案管理

　　第二十五條預算檔案包含月度、季度、年度預算與年度預算方案，預算調整方案，預算執行情況等，涉及收入、成本、費用及資本性支出等方面。

　　第二十六條預算檔案按年度分類保管。年度預算應永久保存。

　　第六章日常往來財務文件、決議檔案管理

　　第二十七條日常往來財務文件分為內部往來財務文件及外部財務文件兩大類。其中內部往來財務文件包括各子公司、各部門之間以及部門內部發放的文件，包括“內部請示報告”、“內部通知”“股東會決議”“董事會決議”等;外部文件包括公司同外單位之間的所有國、、內外往來文件。

　　第二十八條日常往來財務文件應依據內容進行分類保存，如內部規章制度，審計往來文件等等;外部往來財務文件應依據往來單位進行分類存檔。

　　第二十九條公司內部往來財務文件或外部財務文件亦需依據時間順序存檔，以年度為限，以前年度檔案需另行存放。

　　第七章合同檔案管理

　　第三十條依據集團合同管理規定建立合同臺賬，進行合同檔案管理。

　　第三十一條按合同性質進行分類保存，編制合同清單，每季度清理一次，如有遺失、毀損，要查明原因，及時處理。

　　第三十二條合同原件無特殊情況不得外借。可在財務部門查閱合同文檔，確因工作需要借出查閱，須按公司借閱審批流程，經批準后，可以提供查閱或者復制，并辦理登記手續，以影印件借出。

　　第三十三條合同文檔須指派專人負責。

　　第八章附則

　　第三十四條本辦法由集團財務管理部負責解釋、修訂。

　　第三十五條本辦法經董事長辦公室批準后生效，自生效之日起開始實施。

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