檔案流程管理制度
在我們平凡的日常里，制度使用的情況越來越多，制度是維護(hù)公平、公正的有效手段，是我們做事的底線要求。制度到底怎么擬定才合適呢？以下是小編整理的檔案流程管理制度，希望對大家有所幫助。
檔案流程管理制度1
一、工程技術(shù)資料:
1、項(xiàng)目取得資料(批文等);
2、各類建筑許可證;
3、各類圖紙;
4、開竣工、綜合驗(yàn)收等報告、通知、會議紀(jì)要;
5、物業(yè)接管驗(yàn)收記錄;
6、其他合同、資料。
二、客戶資料:
1、前期服務(wù)協(xié)議;
2、交房清單;
3、業(yè)主(客戶)入住驗(yàn)房表;
4、裝修資料(包括申請、許可證、檢查記錄、[改建、增設(shè)]申請、人員出入登記、裝修違規(guī)記錄);
5、家庭情況登記;
6、租戶資料。
三、維修資料:
1、任務(wù)單;
2、報修、約修記錄。
四、安全維護(hù)管理資料:
1、值勤記錄;
2、交接班記錄;
3、物品出入登記;
4、外來人員出入登記
5、車輛管理資料(包括情況、出入登記)。
五、設(shè)施、設(shè)備管理資料(包括消防):
1、購銷合同;
2、安裝圖紙;
3、說明書;
4、養(yǎng)護(hù)計劃;
5、運(yùn)行、維修、養(yǎng)護(hù)、巡查記錄。
六、綠化管理資料:
1、圖紙;
2、承包合同;
3、養(yǎng)護(hù)工作計劃
;4、檢查記錄。
七、環(huán)境衛(wèi)生管理資料:
1、工作計劃;
2、檢查記錄。
八、社區(qū)文化資料:
1、活動計劃;
2、活動通知;
3、活動圖片。
九、業(yè)主反饋資料:
回訪記錄、投訴記錄、維修回訪記錄。
十、行政文件資料:
1、規(guī)章制度;
2、總結(jié)、通知、通報、決定等相關(guān)文件資料。
十一、業(yè)主委員會資料:
1、籌備、成立等文件資料;
2、會議紀(jì)要、決議等。
十二、財務(wù)管理資料:
各種收費(fèi)資料(包括綜合服務(wù)費(fèi)、日常維修費(fèi)、車輛管理費(fèi)等報表、單)。
●資料整理、歸檔:
按照市、省、全國住宅轄區(qū)物業(yè)管理綜合考核的.規(guī)定與物業(yè)管理檔案歸檔要求進(jìn)行整理,然后歸檔立卷。
●檔案借閱:
文檔查閱須經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。
●檔案的銷毀:
根據(jù)文檔的保存期限,定期對過期和作廢的文檔進(jìn)行清理,防止文檔資料堆積和混淆。對已過期的檔案,經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)核實(shí)報公司領(lǐng)導(dǎo)審批后予以銷毀,同時建立銷毀的文檔清單備查。
檔案流程管理制度2
物業(yè)項(xiàng)目業(yè)戶檔案管理流程
1、職責(zé)
(1)客服部負(fù)責(zé)業(yè)戶身份資料相關(guān)信息管理。
(2)工程部做好業(yè)戶裝修資料、各種圖紙管理。
(3)保安部做好業(yè)戶物品出入申請、車輛等相關(guān)資料管理。
2、工作程序
(1)管理要求
①.業(yè)戶情況發(fā)生變更時,應(yīng)及時修訂檔案。
②.業(yè)戶文件資料屬秘密級文件,原則上不得外借,如部門之間借閱,需得到部門主管的同意,填寫相關(guān)借閱記錄。
③.文件、資料要進(jìn)行合理歸檔,分類整理。
④.檔案要經(jīng)常進(jìn)行清理,以免資料堆積混亂,對過期的文件資料要及時清理。
⑤.部門須指定專人負(fù)責(zé),做到業(yè)戶檔案資料既服務(wù)于工作,又不向無關(guān)人員泄露。
⑥.業(yè)戶的檔案資料必須保持完整性及完好性,杜絕丟失情況。
3、檔案管理
(1)當(dāng)業(yè)戶的第一份資料(含內(nèi)部流轉(zhuǎn)有關(guān)業(yè)戶的信息及業(yè)戶本身填報信息)轉(zhuǎn)到項(xiàng)目管理中心相關(guān)部門后,按一戶一檔的原則,立即建立相應(yīng)業(yè)戶檔案。
(2)為便于管理,每一份業(yè)戶檔案資料需同時建立目錄篇(視工作需要,若資料很少,可以不做目錄),檔案的相關(guān)信息增減時,需同時修改目錄。
(3)主管部門可依據(jù)本部門所存檔案資料的特點(diǎn)及性質(zhì),選擇適用于本部門的業(yè)戶檔案管理存放方式:
①.客服部可采用掛牢分類存放等方式,便于日常頻繁的查閱。
②.工程部裝修圖紙采用檔案袋封存的方式。
③.保安部可視每戶信息量的多少及使用頻率,選擇適合本部門工作的管理方式。
④.各部門需依據(jù)要求,于當(dāng)日完成歸檔工作,將檔案的增減登記《業(yè)戶檔案一覽表》中,交部門主管查閱。
(4)業(yè)戶發(fā)生變更后,原業(yè)戶的相關(guān)資料單獨(dú)存放,確認(rèn)保管年限。超過保管年限后,經(jīng)部門主管查閱后審批后銷毀,并做好相關(guān)銷毀記錄。
(5)客服部主管每周一對照《業(yè)戶檔案一覽表》,對本部門上周建立的檔案進(jìn)行全面檢查或抽查,發(fā)理問題及時予以指導(dǎo),簽署相應(yīng)評語。
(6)客服部每月5日前,將本部門上月各種檔案建立及管理情況,匯總成書面報告,由部門主管批閱后,上報項(xiàng)目經(jīng)理。
(7)項(xiàng)目經(jīng)理組織每半年對下屬部門進(jìn)行一次全面的檔案檢查,分別安排在每年的三月份及九月份。
(8)相關(guān)部門借閱檔案時,需經(jīng)部門主管同意,辦理相關(guān)手續(xù)。
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