物業公司合同管理制度范本
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物業公司合同管理制度范本
合同管理是物業管理企業管理的一項重要內容,搞好合同管理,對于公司經濟活動的開展和經濟利益的取得,都有積極的意義。各級管理人員及其他有關人員,都必須嚴格遵守、切實執行本制度。各有關部門必須互相配合,共同努力,搞好公司以"重合同、守信譽"為核心的合同管理工作。
1.目的:為規范公司合同的管理,防范與控制合同風險,有效維護公司的合法權益,根據《合同法》及其它有關法規的規定,結合公司的實際情況,制訂本制度。
2.適用范圍:公司對外簽訂的各類合同、協議、約定、等合同類文書均適用本制度。補充協議、補充約定、合同附件等原合同的補充類文書是原合同的必要組成部分,從屬于原合同,同樣適用本制度。
3.職責
3.1董事長負責標的3萬以上合同的審批簽署;
3.2公司總經理受董事長委托負責標的3萬以下合同的審批簽署;
3.3公司總經辦負責公司各類合同的管理工作,具體職責是:
3.3.1負責在有需要情況下介入各類合同的談判工作。
3.3.2負責制定銷售、采購合同統一文本;
3.3.3負責對合同專用章、合同統一文本、法人授權委托書的發放和管理;
3.3.4負責各職能部門/項目提交的各類合同的合法性、可行性、有利性審查;
3.3.5負責合同糾紛的處理;
3.3.6負責合同的檔案日常管理;
3.3.7負責本制度的監督執行。
3.4 職能部門/項目負責各類相關業務的合同談判。
4.合同的簽訂
4.1所有合同必須由公司簽訂,任何職能部門、項目、分公司等不得擅自簽訂合同。
4.2簽訂合同前須審查的資料:
4.2.1必須審查對方當事人的主體資格,如營業執照、法人機構代碼證、身份證明文件等。
4.2.2資信能力、履約能力,如資產證明、信譽紀錄、企業規模和狀況、相關的資質證明等。
4.3合同的審批
公司簽訂的合同,必須經公司總經理審批。
4.3.1具體權限如下:
4.3.1.1一般情況下合同由董事長授權總經理審批。
4.3.1.2 標的超過3萬元的由董事長審批。
4.3.1.3標的超過公司資產1/3以上的合同由董事會審批。
4.3.2合同原則上由經辦部門/項目負責人具體經辦,擬訂初稿后必須經相關職責部門、品質督導部、總辦、總經理(董事長)審閱后按合同審批權限簽署。
合同審查的要點是:
4.4.1.1合同的合法性。包括:當事人有無簽訂、履行該合同的權利能力和行為能力;合同內容是否符合國家法律、政策和本制度規定。
4.3.2.2合同的嚴密性。包括:合同應具備的條款是否齊全;當事人雙方的權利、義務是否具體、明確;文字表述是否確切無誤。
4.3.2.3合同的可行性。包括:當事人雙方特別是對方是否具備履行合同的能力、條件;預計取得的經濟效益和可能承擔的風險;合同非正常履行時可能受到的經濟損失。
4.3.3根據法律規定或實際需要,合同還應當視情況是否呈報上級主管機關鑒證、批準,或報工商行政管理部門鑒證,或請公證處公證。
4.4不得與沒有獨立承擔民事責任的組織簽訂合同,也不得簽訂與法人履約能力明顯不相符的經濟合同。
4.5公司出具授權委托書委托員工簽訂合同的,該員工為公司委托人。公司委托人,可以在公司授權范圍內代表公司簽約。公司委托人必須對本企業公司負責。若公司委托人超出委托權限簽約,造成公司損失的,公司將按照有關本制度有關規定處理。
4.6簽訂合同必須貫徹"平等互利、協商一致、等價有償"的原則和"價廉物美、擇優簽約"的原則。任何人對外簽訂合同,都必須以維護本公司合法權益和提高經濟效益為宗旨,決不允許在簽訂合同時假公濟私、損公肥私、謀取私利,違者依本制度有關規定嚴懲。
4.7合同的形式:除即時結算付清款項的合同外,一律采用書面合同,并必須采用統一合同文本。
4.8合同的內容應符合以下要求:
4.8.1當事人的情況:記載清楚合同當事人的名稱(個人的要寫姓名和身份證號)、地址、聯系方式,合同抬頭、落款、公章以及對方當事人提供的資信情況載明的當事人的名稱、住所應保持一致。
4.8.2合同標的:合同標的應具有唯一性、準確性,買賣合同應詳細約定規格、型號、商標、產地、等級等內容;服務合同應約定詳細的服務內容及要求;對合同標的無法以文字描述的應將說明材料如圖紙等作為合同的附件。
4.8.3數量:合同應采用國家標準的計量單位,約定標的物數量,無法約定確切數量的應約定數量的.確定方式(如電報、傳真、送貨單、發票等)。
4.8.4質量:有國家標準,部門行業標準或企業標準的,應約定所采用標準的代號;化工產品等可以用指標描述的產品應約定主要指標要求(標準已涵蓋的除外);憑樣品支付的應約定樣品的產生方式及樣品存放地點。
4.8.5價款或報酬:價款或者報酬應在合同中明確,采用折扣形式的應約定合同的實際價款;價款的支付方式如轉帳支票、匯票(電匯、票匯、信匯)、托收、信用證、現金等應予以明確;價款或報酬的支付期限應約定確切日期或約定在一定條件成就后多少日內支付。
4.8.6履行期限、地點和方式
履行期限應具體明確定,無法約定具體時間的,應在合同中約定履行期間的方式;
合同履行地點應力爭作對本方有利的約定,如買賣合同一般約定交貨地點為本公司倉庫或本公司的住所地;約定具體地名的應明確至市轄區或縣一級;
買賣合同在合同中應約定交付的手續,即合同履行的標志,如托運單、倉庫保管員簽單等。
4.8.7合同的擔保
合同中對方事人要求提供擔保或本方要求對方當事人提供擔保的,應結合具體情況根據《擔保法》的要求辦理相關手續。
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