英文商務信函寫作要求

　　Chapter 1 Unit 2

　　How can I begin to write well for business?

　　如何寫好商務寫作？

　　1. 了解你的讀者

　　要寫出好的功能性文件（functional document），你必須先知道：

　　1) 誰會閱讀這些文件？

　　2) 他們為什么要閱讀這些文件？

　　動筆之前，先想想：

　　你的讀者是哪些人？

　　他們是什么職位？

　　對你要提到的主題有多少了解？

　　針對這份文件，他們會想做些什么？

　　在本章〈Unit 8〉還會再詳細說明如何分析你的讀者。

　　2. 預想讀者會提出什么問題

　　想一想：你的讀者在閱讀這份文件時，會提出什么問題？好的功能性文件，會預想讀者有哪些問題，并給予答案。記住這一點：這些問題通常都會跟讀者就此文件要做的事直接相關，所以要考慮到所有他們可能會提出的問題。相關的問題可能有：

　　為什么我在讀這份文件？

　　在開會時、研討會上或是活動舉辦過程當中，發生了什么事？

　　3. 回答讀者的問題

　　想象讀者的各種問題并回答問題。這是組織功能性文件內容很好的方式：想好讀者可能會提出哪些問題后，在文件中一開始就清楚回答這些問題，而且重要的問題要一開始就提出回答。〈Unit 8〉還會再詳細說明如何預期和回答讀者的問題。

　　4. 能讓讀者很快在文件中找到信息

　　忙碌的商務讀者沒有時間仔細閱讀文件內容，所以務必把重要的信息以醒目的格式突顯出來，方便讀者找到信息。方式如下：

　　1) 把彼此相關的信息組織成清楚的段落，并在前面設定醒目的粗體標題。

　　2) 以編號或字號顯示文件內容的層次，也就是顯示不同的段落彼此存在何種上下關系，哪些信息又是最重要的。

　　3) 如果列表中的內容是有前后關系的，那就用數字編號（numbered list）。

　　4) 在段落中，以項目符號（bulleted list）列表標出重要的信息。

　　5. 內容要清楚直接

　　句子要簡單明了，讓讀者一看就懂。不要用太過正式的語言，想象你正直接跟讀者說話，用這樣簡單的語言就可以了。通常我們都用主動句，少用被動句，例如：

　　√ We received your order. 我們收到了您的訂單。

　　X Your order was received.

　　√ We decided . . . 我們決定……

　　X The decision was made . . .

　　DISCUSS & EXERCRISE 1

　　1. What is a functional document?

　　2. How do people read functional documents?

　　3. Why is it important to make key information stand out visually?

　　4. How can you show readers the structure of your document?

　　5. When should you use a numbered list rather than a bulleted list?

　　商務寫作的讀者會利用它去完成某件事。商務寫作通常用來作決定，比如說雇用新員工、改變某個企劃小組的成員、與另外一家公司解除合作關系或是購買產品或服務。商務寫作的讀者可能會用它在演講或會議中與他人交換信息。

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