書信禮儀：公文的格式

　　導(dǎo)讀：公文一般一般由秘密等級、緊急程度、發(fā)文單位標識、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標題、主送單位、正文、附件說明、印章、成文時間、附注、附件、主題詞、抄送單位、擬文部門、印發(fā)單位和印發(fā)時間等部分組成。函可省略主題詞、擬文部門、印發(fā)單位和印發(fā)時間等部分

　　1.涉及國家、企業(yè)秘密的公文應(yīng)當標明密級和保密期限，其中“絕密”、“機密”級公文應(yīng)當標明份數(shù)序號

　　2.緊急公文應(yīng)當標明“特急”、“急件”。特急件的確認，應(yīng)以公司領(lǐng)導(dǎo)簽字為準。

　　3.公司文件、函的發(fā)文單位標識，分別為套紅的“中國電信集團北方電信有限公司濰坊市分公司文件”、“中國電信集團北方電信有限公司濰坊市分公司函”。

　　4.發(fā)文字號，包括單位代字、年份、序號。發(fā)文字號中的序號不編虛位。a.公司文件發(fā)文字號為“濰坊電信[xxxx]xxxx號，其中“濰坊電信”為發(fā)文代字，“[xxxx]”為年份，“xxxx”為序號。（以下類推）。b.濰坊電信函發(fā)文字號為“濰坊電信函[xxxx]xxxx號”，其中“濰坊電信函”為發(fā)文代字。

　　5.上行文應(yīng)當注明簽發(fā)人、會簽人姓名。其中，“請示”應(yīng)當在附注處注明聯(lián)系人的部門、姓名和電話。

　　6.公文標題應(yīng)當準確簡要地概括公文的主要內(nèi)容并標明公文文種。公文標題中除法規(guī)、規(guī)章名稱和被印發(fā)、轉(zhuǎn)發(fā)、批轉(zhuǎn)的文件可加書名號外，一般不用標點符號。轉(zhuǎn)發(fā)、批轉(zhuǎn)文件，公文標題應(yīng)避免重復(fù)用語和相同文種。主送單位指公文的主要受理單位，應(yīng)當使用全稱或規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。兩個以上的主送單位，可區(qū)別情況，按國家行政區(qū)劃、行政機關(guān)的`排序排列，或按先大后小、先外后內(nèi)的原則排列。正文每自然段左空2字，回行頂格。數(shù)字、年份不能回行。

　　結(jié)構(gòu)層次序數(shù)，第一層為“一”，第二層為“（一）”，第三層為“1”，第四層為“⑴”。公文中的數(shù)字，除成文日期、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和在詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，其余應(yīng)當使用阿拉伯數(shù)字。 公文如有附件，應(yīng)在正文之后、成文日期之前注明附件順序和名稱。附件通常與正件一起裝訂，位置自成文日期及附注之后另一頁開始，在主題詞前結(jié)束。如附件與正件分別裝訂，應(yīng)在附件左上角標注“xx文件附件”字樣。印發(fā)、轉(zhuǎn)發(fā)、批轉(zhuǎn)文件時，被印發(fā)、轉(zhuǎn)發(fā)、批轉(zhuǎn)的文件即是正件，不能稱附件。通用公文均應(yīng)當加蓋印章。印章上不壓正文、下壓成文日期。成文日期以負責(zé)人簽發(fā)的日期為準。

　　公文如有附注（需要說明的其他事項），應(yīng)當加圓括號標注。主題詞應(yīng)當根據(jù)公文的內(nèi)容標注，標引順序為類別詞、類屬詞、公文文種，最多不超過5個。抄送單位指除主送單位外需要執(zhí)行或知曉公文的其他單位，排列順序與主送單位的排列順序相同。如需抄送公司內(nèi)部時，表述為：公司內(nèi)部：各部門”。擬文部門名稱使用規(guī)范簡稱。印發(fā)日期為打印完成的日期。文字從左至右橫寫、橫排。

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